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Blogserie:"So halten Sie Ihre Instandhaltung instand!" - Teil 1: Einleitung

Aktualisiert: Aug 21

Autor: Heiko Rössel


Sie starten heute mit unserer Blogserie "So halten Sie Ihre Instandhaltung Instand". Dies ist eine Anleitung, wie Sie Ihre Instandhaltung instand halten können, denn auch Ihre Prozesse, Strukturen und Verfahren brauchen eine regelmäßige Betrachtung, Analyse und Verbesserung. Nur so werden Sie den Anforderungen der Zukunft genügen, denn neben den üblichen Herausforderungen kommen derzeit viele neue hinzu.


In dieser Serie lernen Sie, wie Sie mit einer strukturierten Methode Transparenz in das komplexe und facettenreiche Thema „Instandhaltung“ bringen. Transparenz ist die Basis jeder richtigen Entscheidung.


Dann begeben wir uns in einen typischen Tagesablauf eines Instandhalters. Wir betrachten, wie es heute läuft, wie es zukünftig aussehen könnte und empfehlen Ihnen was zu tun ist, um vom Heute ins Morgen zu kommen.


Kleine und große Veränderungen beginnen immer mit dem ersten Schritt, mit der ersten Beobachtung, mit der ersten Idee. Vielleicht kann Ihnen unser Blogserie Anregung geben, Ihre Instandhaltung an der einen oder anderen Stelle zu analysieren und zu optimieren.

DIE VIELEN FACETTEN EINER INSTANDHALTUNG

Warum Ihnen diese Blogserie weiterhelfen wird


Facettenreich in der Instandhaltung sind die Gewerke und technischen Systeme, die instand zu halten sind. Sie sind an sich schon komplex, ändern sich aber zudem durch Projekte, werden aufgebaut, verändert und abgebaut. All dies muss der Instandhalter im Griff haben.

Dazu kommen dann noch die Prozesse der Instandhaltung, d. h. die Wartung, die Inspektion, die Instandsetzung und zahlreiche Hilfsprozesse, welche insgesamt die Instandhaltung ausmachen. Auch Fragen des Sourcings, des Wissensmanagements, der Dokumentation, der Steuerung und Kennzahlen, der Softwaretools, der Vertragsgestaltung, des Vertragsmanagements usw. sind zu klären.

Um die komplexe Thematik zu optimieren, benötigt es einer strukturierten Methode.

Diese Methode möchten wir Ihnen mit dieser Blogserie liefern.


Sie lernen

  1. welches Grundprinzip zur Vereinfachung angewendet werden kann, um einen klaren Überblick und um eine Transparenz zu bekommen und

  2. welche Bausteine notwendig sind und beachtet werden müssen, um einen ganzheitlichen Instandhaltungsservice zu entwickeln bzw. zu optimieren.

Beide Aspekte dienen der Vereinfachung einer komplexen Aufgabenstellung und deren Lösung.

Die folgenden Blogserien sind für all jene gedacht, die einen Instandhaltungsservice aufbauen, weiterentwickeln oder optimieren möchten oder dabei mitwirken.

Dieser Beitrag basiert dabei auf einer strukturierten Methode. Er soll Ihnen als Werkzeug dienen, um Ihre Aufgabenstellungen transparent und strukturiert angehen zu können.

DIE VIELEN WEGE DER INSTANDHALTUNG ...

... und was uns Konfuzius dazu sagen möchte

Konfuzius hat im Laufe seines Lebens viele schlaue Zitate hinterlassen, eines davon lautet:


„Der Mensch hat dreierlei Wege, klug zu handeln: durch Nachdenken, das ist der edelste, durch Nachahmen, das ist der einfachste, durch Erfahrung, das ist der bitterste“.

Haben Sie, als Instandhalter, auch schon bittere Erfahrungen gemacht und sind erst aus Schaden klüger geworden? Dann möchten wir Ihnen helfen, dies zukünftig zu vermeiden.


Haben Sie, als Instandhalter, noch keine bitteren Erfahrungen gemacht?

Dann möchten wir Ihnen diese auch für die Zukunft ersparen.

Als Ingenieurgesellschaft und Berater haben wir in weit über 2000 Projekten Planungen und Instandhaltungen entwickelt, disponiert und qualitätsgesichert. Wir haben in hunderten verschiedenen Unternehmen und Behörden, sowohl großen als auch kleinen, Erfahrungen

sammeln können.

Die Gewerke, die unser Unternehmen begleitet, reichen von der Elektrotechnik über die technische Gebäudeausrüstung bis hin zur Informationstechnologie.

Daher können wir Ihnen sagen:

  • Wir haben sowohl im Bereich der Gebäudeinfrastrukturen, aber auch bei Maschinen und Anlagen sowie bei IT- und Kommunikationssystemen Erfahrungen gesammelt.

  • Wir kennen uns bei den instand zu haltenden Objekten genauso aus, wie bei den Prozessen der Instandhaltung.

  • Wir haben Gutes und Schlechtes gesehen.

  • Wir haben gemeinsam mit unseren Kunden Erfahrungen gesammelt und diese systematisiert.

  • Wir haben vieles gelernt und Best Practices zusammengetragen.

  • Wir kennen uns mit Instandhaltung aus und haben unsere Erfahrungen für Sie zusammengefasst.

Sie können von unseren Erfahrungen profitieren und „nachahmen“, was andere schon gut gemacht haben.

Wir haben aber auch viel nachgedacht!

Unsere guten Erfahrungen haben wir systematisiert und dadurch den Kern dieser Erkenntnis herausgefunden. Unsere negativen Erfahrungen wurden analysiert und es wurde festgestellt, welche Gemeinsamkeiten diese haben.


Aus guten und schlechten Erfahrungen haben wir Prinzipien und Bausteine abgeleitet.

Vielleicht trifft nicht jeder Baustein und nicht jedes Prinzip auf jeden und alles zu. Sicher wird aber der eine oder andere genau den Punkt ansprechen, der Ihnen schon lang auf dem Herzen liegt. Sie können daher nicht nur von unseren Erfahrungen, sondern auch von unseren Gedanken und Überlegungen profitieren.

Bestimmt können Sie zahlreiche Ansätze aufgreifen, die Ihnen hilfreich sind, die Ihnen neue Perspektiven ermöglichen und dadurch Ihre Instandhaltungen, d. h. Ihre Wartungen, Inspektionen und Instandsetzungen verbessern, vereinfachen oder optimieren.

Halten Sie es wie Konfuzius:

Wählen Sie den einfachen Weg und nutzen Sie unsere Erkenntnisse, nutzen Sie den edlen Weg und profitieren Sie von unseren Gedanken und vor allem: ersparen Sie sich den bitteren Weg.

BEGRIFFE UND NORMEN

Damit wir vom Gleichen reden

Bevor wir mit unseren ersten Überlegungen beginnen und damit den eingangs genannten Gedanken von Konfuzius aufgreifen, noch ein paar kurze Definitionen im Vorfeld.


Wir orientieren uns bei den folgenden Beschreibungen an der DIN 31051 (Stand 2012-09) und den dort definierten Prozessen Wartung, Inspektion und Instandsetzung. Für diejenigen, die mit den Definitionen nach DIN nicht vertraut sind, hier noch einmal die kurze Zusammenfassung:


Instandhaltung

Kombination aller technischen und administrativen Maßnahmen sowie Maßnahmen des Managements während des Lebenszyklus einer Einheit, die dem Erhalt oder der Wiederherstellung ihres funktionsfähigen Zustands dient, sodass sie die geforderte Funktion erfüllen kann.

Wartung

Maßnahmen zur Verzögerung des Abbaus des vorhandenen Abnutzungsvorrats. Diese können zyklisch erfolgen oder das „System“ fordert die Wartung an (predictive maintenance).

Inspektion

Maßnahmen zur Feststellung und Beurteilung des Ist-Zustandes einer Einheit, einschließlich der Bestimmung der Ursachen, der Abnutzung und dem Ableiten der notwendigen Konsequenzen, für eine künftige Nutzung.


Instandsetzung

Physische Maßnahme, die ausgeführt wird, um die Funktion einer fehlerhaften

Einheit wiederherzustellen. Diese Maßnahme wird i.d.R. durch einen konkreten Defekt ausgelöst.





Nutzen Sie Definitionen, damit alle vom Gleichen sprechen.

TRANSPARENZ SCHAFFEN MIT DEM GRUNDPRINZIP

Ordnen durch Trennen

Trennen Sie „Verben“ von „Objekten“. Trennen Sie beispielsweise


  • Maschinenreparatur in Reparatur und Maschinen,

  • Klimafilterreinigung in Reinigung und Klimafilter,

  • Brandmeldewartung in Wartung und Brandmelder,


Durch dieses Prinzip isolieren Sie die Tätigkeiten, d.h. die „Verben“ von den „Objekten“, d.h. den Dingen, auf welche die Verben wirken. Die Tätigkeiten sind hier:

reparieren (instandsetzen), reinigen und warten.

Dieser Gedanke ist sicherlich nicht neu, letztendlich hat ja auch die DIN eine neutrale Beschreibung für Instandhaltungen geliefert, die vom Objekt unabhängig ist. Trotzdem werden „Objekte“ und „Verben“ häufig gemischt. Diese „gemischten“ bzw. „zusammenhängenden“ Wörter bilden dann oft die Basis für die Organisation und für das Organigramm, für die Verträge und Steuerung, für Tools und Qualitätssicherung. Diese „Mischung“ oder die Kopplung von „Verb“ und „Objekt“ schafft aber Komplexität und ist unübersichtlich.

Diese Mischung beginnt schon im „ganz Großen“:

Oft gibt es im Unternehmen unterschiedliche Abteilungen, die sich mit Instandhaltungen beschäftigen. So gibt es Abteilungen oder Teams für Gebäudeinstandhaltung und andere für die Instandhaltung der Maschinen und Anlagen.

Aber auch weitere Instandhaltungen werden häufig direkt mit „dem Objekt“ der Instandhaltung gekoppelt. Die ...


  • ... Instandhaltung des Fuhrparkes, die

  • ... Instandhaltung der IT-Systeme, die

  • ... Instandhaltung der Sicherheitssysteme, die

  • ... Instandhaltung der Anlagen, die beispielsweise in der Kantine verwendet werden ...

... sind nur einige Beispiele von Instandhaltungen, die sich zwar vom Objekt her unterscheiden (Gebäude, Maschine, Fahrzeuge, IT-Anlage, Brandmeldeanlagen, Küchensysteme usw.), aber dennoch immer den gleichen Prinzipien der Instandhaltung, d.h. der Wartung, der Inspektion oder der Instandsetzung folgen (sollten).

In den dargestellten Beispielen handelt es sich um Anlagen- bzw. Objektgruppen oder Gewerke. Auch innerhalb der Objektgruppen bzw. Gewerke können weitere Unterscheidungen durchgeführt werden:


Beispielsweise können Instandhaltungen von Klimaanlagen des Herstellers A anders als die Instandhaltungen von Klimaanlagen des Herstellers B betrachtet werden. Auch die Instandhaltung der Aufzüge von A werden von denen des Herstellers B differenziert.

Letztendlich kann es passieren, dass selbst für kleinste Anlagengruppen, innerhalb eines Gewerkes, die speziellen Wartungs- und Instandhaltungsprozesse des jeweiligen Herstellers unterschieden werden, ungeprüft und undiskutiert zum Einsatz kommen.

Prozesse & Methoden sind ganzheitlich zu betrachten und nicht spezifisch auf das Objekt zu beziehen!

Dadurch ergibt sich eine riesige Vielfalt an Wartungsprozessen und Prozeduren, die für unterschiedliche Maschinen, Anlagen, aber auch Gewerke und Gewerkegruppen, durchgeführt werden bzw. durchgeführt werden müssen.


Das kann kaum einer managen.

Da hat kaum einer den Überblick.


Die konsequente Trennung von „Objekt“ und „Verb“ vereinfacht diese Betrachtung.

Letztendlich müssen die hinter den „Verben“ liegenden Methoden nicht objektspezifisch, sondern ganzheitlich betrachtet werden.


Fassen wir diesen Punkt nochmals zusammen:

Durch die Trennung von „Verben“ und „Objekten“ erfolgt eine deutliche Vereinfachung in der Herangehensweise. Zuerst können die „Verben“ bzw. die hinter den „Verben“ liegenden Prozesse und Verfahren betrachtet und ganzheitlich optimiert werden.


Das schafft Synergien!

Dann werden die Prozesse wieder mit den Objekten verknüpft. Selbstverständlich gibt es am Ende feine Unterschiede zwischen der Instandhaltung einer Maschine oder der Instandhaltung eines Fahrzeuges im Fuhrpark. Dennoch folgen beide Instandhaltungs-prozesse den gleichen Prinzipien.


Wird der Prozess zuerst ausgeklammert und optimiert und dann wieder mit dem Objekt verknüpft und adaptiert, erleichtert dies erheblich die Betrachtung, die Strukturierung und letztendlich die Optimierung der Instandhaltung.

Ist die Transparenz geschaffen, fällt noch etwas anderes auf:

Die „Objekte“ differenzieren sich nicht. Was ist damit gemeint?

Die durch die Instandhaltung bearbeiteten „Objekte“, Gebäude, Maschinen und Anlagen wurden im Vorfeld der Instandhaltung ausgewählt, beschafft und aufgebaut. Die dazu nötigen Projekte sind üblicherweise nicht Bestandteil der Instandhaltung und werden hier nicht betrachtet. Die Instandhaltung geht von „Objekten“ aus, die vorhanden sind.


Diese vorhandenen „Objekte“ müssen „nur“ instand gehalten werden.


Demzufolge ist das „Objekt“ selbst, dessen Auswahl, dessen Qualität und dessen Wirkungsgrad kein differenzierendes Merkmal einer effizienten bzw. effektiven Instandhaltung.


Effiziente und effektive Instandhaltungen entstehen nur, wenn die „Verben“, d.h. die Prozesse der Instandhaltung, wie Wartung, Inspektion und Instandsetzung, perfekt durchgeführt werden. Für die Auswahl der „Objekte“ sind meistens Andere verantwortlich. Die instand zu haltenden Maschinen, Anlagen und Systeme haben keinen bzw. keinen wesentlichen Einfluss auf die Qualität der Instandhaltung selbst.


Wollen Sie sich optimieren, können Sie dies nur über die Verben, nicht über die Objekte. Diese sind bereits vorhanden und müssen „nur“ Instand gehalten werden. Konzentrieren Sie sich auf die Prozesse.



ZUM AUTOR

Heiko Rössel hat Elektrotechnik studiert und viele Jahre als Ingenieur für technische Anlagen gearbeitet. Er war in der Beratung und im Projektgeschäft tätig und

hat Instandhaltungen an technischen Anlagen und Systemen organisiert und konzipiert. In späteren Projekten hat er sich insbesondere mit Prozessen für technische Planungs- und Betriebsorganisationen beschäftigt.

Heiko Rössel ist seit 1995 selbstständig und von 2001- 2017 als Vorstand der RÖWAPLAN AG tätig. Seit 2018 fungiert er als Aufsichtsratsmitglied und Berater der RÖWAPLAN AG. Ebenso ist Heiko Rössel Autor zahlreicher Fachartikel und Bücher sowie Lehrbeauftragter der Hochschule für Technik und Wirtschaft Aalen.

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