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Blogserie:"So halten Sie Ihre Instandhaltung instand!" - Teil 2: Tagesablauf - Die Prozesse

Aktualisiert: vor 6 Tagen

Autor: Heiko Rössel


Der Tagesablauf eines Instandhalters ist nicht immer leicht. Oft steht man vor Herausforderungen, die man schnell und zur Zufriedenheit aller Beteiligten meistern

muss. „Feuerwehr spielen“ schränkt aber die Möglichkeiten der eigenen Gestaltung

ein. Wenn es „brennt“, muss „gelöscht“ werden. Da bleibt kaum Zeit für systematische

Weiterentwicklung. Wie ein typischer Tagesablauf aussieht und wie man aus „typisch“ „neu und besser“ macht, ist Inhalt der nächsten Blogserien.


Bevor wir mit dem Tagesablauf starten, hier noch einige Rahmenbedingungen, die den Einstieg erleichtern:

Sie verantworten in unserem Beispieltagesablauf die Instandhaltung für einen großen Gebäudekomplex, einschließlich der darin befindlichen Maschinen und Anlagen. Ein Teil Ihres Instandhaltungsservice kaufen Sie extern ein. Sie haben aber auch ein eigenes Team, welches die Instandhaltung selbst durchführt. Da sich Wartungen und Inspektionen in Ihrem

Fall nur in Nuancen unterscheiden, haben Sie dies in Ihrem Unternehmen zusammengefasst.

Die Teams für Wartung, Inspektion und Instandsetzung sind bei Ihnen thematisch gegliedert:

Es gibt ein Team für das Facility Management, welches wiederum nach den Gewerken Hochbau, d.h. Gebäudehülle, Elektrotechnik und Heizung, Klima, Lüftung, Sanitär differenziert ist. Insgesamt sind daher drei Spezialisierungsbereiche für das Gebäude vorgesehen.

Für die Maschinen und Anlagen gibt es auch eine Differenzierung nach mechanischer und elektrischer Instandhaltung. Für einige Spezialmaschinen haben sich darüber hinaus noch Spezialgruppen gebildet. Diese haben die nötigen Kenntnisse.

Starten wir nun mit einem typischen Tag eines Instandhalters! Schauen wir uns zuerst an, wie es in der Gegenwart abläuft und blicken wir dann in die Zukunft und auf unsere Empfehlung, wie Sie von dem Ist-Zustand auf einen Soll-Zustand gelangen.

PROZESSE HALTEN ALLES ZUSAMMEN

Das Fundament für eine reibungslose Instandhaltung

Prozesse gibt es immer und sie werden immer benötigt, auch wenn sie nicht

dokumentiert sind. Ohne Dokumentation kann aber kaum systematische Optimierung erfolgen. Machen Sie Ihre Prozesse transparent:


Rollen, Arbeitsschritte, Abläufe, Zusammenhänge und Schnittstellen müssen auf einen Blick ersichtlich sein!

DIE INSTANDHALTUNG VON HEUTE


Ihr Arbeitstag beginnt.

Es ist noch ruhig.

Die Produktion lief gerade an.

Der Bürobetrieb erwacht langsam.


Die Aufgaben des Tages sind den erfahrenen Kollegen natürlich klar. Ihnen müssen Sie nichts mehr erklären. Doch heute sind auch einige neue Kollegen Ihres externen Partners dabei. Sie kennen weder die Rahmenbedingungen, die Anlagen, die Lokation, noch die notwendigen Arbeitsschritte, die bei den Wartungen bzw. Inspektionen durchgeführt

werden müssen. Aus diesem Grund müssen die neuen Kollegen zunächst einmal eingewiesen werden, wie die Prozesse in Ihrem Unternehmen ablaufen.

Sie treffen sich dazu um 7:30 Uhr zu einem Termin.

Es werden viele Fragen gestellt, schließlich will der neue externe Kollege

alles genau verstehen:


  • Wer beauftragt ihn?

  • Was darf er selbstständig machen?

  • Welche Regeln sind zu beachten?

  • Welche Genehmigungen müssen eingeholt werden?

  • Was, wie und wo ist zu dokumentieren?

  • Wann kann letztendlich die Leistung abgerechnet werden?

  • Und noch vieles mehr...

Viele Fragen auf einmal. Sie versuchen die Fragestellungen so gut wie möglich zu verstehen, geben Antworten, erläutern und erklären. Leider haben Sie keinen fertigen Prozess mit einem entsprechenden Handbuch, das Sie übergeben könnten. Das wäre sicherlich einfacher.

Sie haben schon ein paar mal versucht, diesen Prozess zu dokumentieren oder das Handbuch zu erstellen, aber letztendlich hat es nie so richtig funktioniert. Meist hat die Zeit gefehlt. Die speziellen Herangehensweisen für die Arbeiten an den vielen Anlagen, Maschinen und Gebäudeteilen, die Sie zu verantworten haben, waren am Ende zu

komplex.


Hätten Sie das eingangs aufgeworfene Grundprinzip genutzt, d. h. die „Objekte“ und die „Verben“ getrennt, wäre es vielleicht viel einfacher gegangen.

Die Teilnehmer im Termin haben sich die für sie relevanten Punkte notiert und sind fürs erste informiert. Der erste Meilenstein des Tages ist geschafft. Leider hat sich in der Zwischenzeit einiges gesammelt. Ihre Mailbox hat sich gefüllt und auch einige Anrufe bedürfen eines

dringenden Rückrufes.

DIE INSTANDHALTUNG VON MORGEN


Sie brechen zum Meeting auf, in welchem Sie dem neuen externen Wartungspartner die Prozesse Ihrer Spezialmaschinen verdeutlichen wollen. Sie haben dazu Ihr Prozesshandbuch mit den Prozessplänen der Wartung dabei.

Selbstverständlich liegt dies auch elektronisch, mit den dazu passenden Beschreibungen und Rollenspezifikationen, in Ihrem Firmen-Intranet ab.

Im Meeting erläutern Sie den Prozess anhand der definierten Rollen und der Arbeitsschritte, die visualisiert sind. Für jeden Arbeitsschritt gibt es ein spezielles Arbeitsblatt, in welchem

Details vermerkt sind. Nach Ihrem Vortrag wird noch die eine oder andere Verständnisfrage zu Ihren Ausführungen gestellt. Im Großen und Ganzen ist der Sachverhalt aber klar. Der neue externe Kollege kann sich das Prozesshandbuch mitnehmen und in Ruhe durcharbeiten. Viele Fragestellungen sind final geklärt.

Das Prozesshandbuch war auch Basis der Beauftragung. Daher gibt es auch keine Diskussionen darüber, was nun im Leistungsumfang beinhaltet ist und was nicht.


Die Erstellung Ihres Prozesshandbuches und die Dokumentation Ihrer Prozesse erfolgten im Rahmen Ihrer Qualitätssicherung. Sie haben die ISO 9001 Zertifizierung genutzt, um neben den üblichen Inhalten auch die Kernprozesse der Instandhaltung zu visualisieren, die Arbeitsschritte zu definieren und die Rollen festzulegen.


Nun können Sie davon profitieren. Bei weiteren Meetings mit gleichem Inhalt können Sie immer die zuvor vom Objekt ausgeklammerten und damit neutral definierten Prozesse

mitnehmen und damit die Vielzahl der Fragestellungen, die zum Ablauf in Ihrem Unternehmen gestellt werden, beantworten.


Die meisten Fragen richten sich an Prozesse und nicht an die „Objekte“.

Früher sind Sie davon ausgegangen, dass viele Fragen anlage- bzw. maschinenspezifisch gestellt werden. Sie haben aber festgestellt, dass dies oft nicht stimmt. Die meisten Fragen richten sich an den Prozess. Die „Objekte“, die zu warten sind, kennen die Spezialisten.

Wer beauftragt mich, mit welchem Tool müssen die Zeiten dokumentiert werden, wo sind typische Fehler und Lösungen abgespeichert, wer organisiert eine Einfahrtsgenehmigung für mein Fahrzeug, wer eskaliert Störungen der Maschinen, wen erreiche ich in welchem Falle wie, mit wem muss ich Wartungstätigkeiten abstimmen? Solche und viele weitere Fragen sind in Ihrer Prozessdokumentation klar geregelt und für alle Instandhaltungsprozesse identisch.

90 % der Prozessdefinition sind für die verschiedenen Gewerke gleich.

Spezifische Details der Gewerke werden dann spezifisch geregelt, diese machen aber üblicherweise nicht mehr als 10 % der Gesamtfragen aus, 90 % der Prozesse sind „Standard“.

UNSERE EMPFEHLUNG


Prozesse bestimmen das Tun und Handeln von den Personen, die Instandhaltungen durchführen. Sie sind damit der entscheidende Bausteine für eine gelungene Instandhaltung. Prozesse müssen dazu zunächst dokumentiert werden. Hierzu bieten sich standardisierte

Verfahren an. Wir haben beste Erfahrungen mit BPMN.

BPMN (Business Process Model and Notation), deutsch Geschäftsprozessmodell und -notation, ermöglicht die grafische Darstellung von Geschäftsprozessen.

In diesen Prozessplänen sind nicht nur die Arbeitsschritte, sondern auch die Rollen dargestellt. Durch die Visualisierung in „swimlanes“ (deutsch: Schwimmbahn, jeder

schwimmt in seiner Bahn) ist schnell klar, welche Rolle welche Tätigkeit durchführt.


Ihnen ist klar, dass im Zuge einer Instandhaltung zahlreiche Rollen unterschiedliche Tätigkeiten wahrnehmen. Wird eine „swimlane“ gekreuzt, ist eine Schnittstelle zwischen zwei

Rollen entstanden.


Das alles wird im Plan deutlich. Die Rollen, die Arbeitsschritte und die Schnittstellen können aus einem einfachen visualisierten BPMN-Plan entnommen werden. Natürlich gibt BPMN auch die Möglichkeit für Verzweigungen (gateways).

So muss z. B. nur genehmigt werden, was den Betrag von x EURO übersteigt.

Damit sind viele Festlegungen klar definiert. Details können direkt im Plan notiert und für alle transparent dokumentiert werden.


  • Nehmen Sie sich zuerst Ihre Prozesse vor! Dokumentieren Sie Ihre Wartungs-, Instandsetzungs- und Inspektionsprozesse, nachdem Sie diese von den Objekten Ihrer Instandhaltung, von den Gebäuden, Anlagen und Maschinen getrennt haben. Damit erreichen Sie höchste Effizienz.

  • Visualisieren Sie Ihre Prozesse in einem standardisierten Format (z. B. BPMN). Nutzen Sie am besten ein spezielles Visualisierungs-Tool, welches Ihnen auch gleich hilft, die richtigen Nomenklaturen zu verwenden.


Trennen Sie Objekte von Tätigkeiten, definieren Sie erst dann die Prozesse.

Nutzung Sie eines BPMN Tools (Freeware).

Modellieren Sie Ihre Prozesse in BPMN-Notation und trennen Sie die Rollen von Personen.



ZUM AUTOR

Heiko Rössel hat Elektrotechnik studiert und viele Jahre als Ingenieur für technische Anlagen gearbeitet. Er war in der Beratung und im Projektgeschäft tätig und

hat Instandhaltungen an technischen Anlagen und Systemen organisiert und konzipiert. In späteren Projekten hat er sich insbesondere mit Prozessen für technische Planungs- und Betriebsorganisationen beschäftigt.

Heiko Rössel ist seit 1995 selbstständig und von 2001- 2017 als Vorstand der RÖWAPLAN AG tätig. Seit 2018 fungiert er als Aufsichtsratsmitglied und Berater der RÖWAPLAN AG. Ebenso ist Heiko Rössel Autor zahlreicher Fachartikel und Bücher sowie Lehrbeauftragter der Hochschule für Technik und Wirtschaft Aalen.

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