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Blogserie:"So halten Sie Ihre Instandhaltung instand!" - Teil 3: Ressourcen - Externe Partner

Aktualisiert: 18. Nov 2020

Autor: Heiko Rössel


Der Tagesablauf eines Instandhalters ist nicht immer leicht. Oft steht man vor Herausforderungen, die man schnell und zur Zufriedenheit aller Beteiligten meistern

muss. „Feuerwehr spielen“ schränkt aber die Möglichkeiten der eigenen Gestaltung

ein. Wenn es „brennt“, muss „gelöscht“ werden. Da bleibt kaum Zeit für systematische

Weiterentwicklung. Wie ein typischer Tagesablauf aussieht und wie man aus „typisch“ „neu und besser“ macht, ist Inhalt der nächsten Blogserien-Teile.


Nachdem wir mit den Prozessen in Teil 2 der Blogserie gestartet sind, schauen wir uns nun den weiteren Tag eines Instandhalters an. Wir betrachten zuerst die Gegenwart und blicken dann in die Zukunft und auf unsere Empfehlung, wie Sie von dem Ist-Zustand auf einen Soll-Zustand gelangen.

EXTERNE VERTRÄGE, EINE WICHTIGE RESSOURCE

Die Arbeit mit externen Partnern - oder wie sich Probleme in Luft auflösen können.

Die Arbeit mit externen Partnern kann so einfach sein. Aber nur wenn alles geregelt und fixiert wurde. Ausschlaggebend hierfür sind klar definierte Verträge mit einer fest-

gelegten Leistungsbeschreibung. Die besten Verträge werden dann im Verlauf ihrer Nutzung nicht mehr benötigt und können „im Schrank“ bleiben.

DIE INSTANDHALTUNG VON HEUTE


Im Termin um 9:00 Uhr geht es um einen Ihrer externen Partner, der eine von Ihnen gekürzte Rechnung reklamiert. Sie haben bei der Prüfung festgestellt, dass die zu erbringenden Leistungen mangelhaft waren und auch die Dokumentation nicht, wie vereinbart, durchgeführt wurde.


Trotz Mängeln sollen Sie die Rechnung voll bezahlen? Kostenfaktor "unklare Verträge und Leistungsbeschreibungen"

Leider haben Sie nicht genau festgelegt, welche Leistungen nun wirklich im Vertrag beinhaltet sind und welche nicht.


Der Vertrag regelt zwar viele juristische Details, aber die Definition der Leistungen fehlt fast komplett. Der „Leistungsschein“ ist zu knapp! Im Zweifel ist nicht dokumentiert, was für eine Leistung wie genau zu erbringen ist. Auch die Zeiten, die für Arbeiten gebraucht werden dürfen und die Zeiträume der Tätigkeit, sind nur sehr rudimentär geregelt.

Diese bieten immer Spielräume für Interpretationen. Damit ist auch nicht klar, für was letztendlich wie viel zu bezahlen ist.


Sie kennen den Serviceleiter der externen Firma genau und wissen jetzt schon, dass dies ein schwieriges Gespräch wird. Er wird, wie immer, auf seiner Meinung beharren. Sie verlassen sich auf Kulanz und gesunden Menschenverstand, was jedoch nicht immer klappt. Es wird ein sehr unkomfortabler Termin, welcher jedoch notwendig ist.


Sie konnten sich leider nicht durchsetzen und haben schlussendlich einen Kompromiss geschlossen. Dieser ist leider für beide Seiten unbefriedigend.