Ergänzend mit der folgenden zweiten Geschichte zu "Portfolio für Telekommunikationssysteme" können Sie den Wirkungsgrad unseres Produktes „Serviceportfolio Planung, Einführung und Betrieb“ erkennen.
In einem Konzernunternehmen wurden täglich hunderte IT-Clients bestellt, verändert und abgemeldet. Das Management der Prozesse in der Verwaltung dieser Clients stellte daher eine große Herausforderung dar.
Hierbei ging es nicht nur um das Gerät und dessen Bestellvorgang, sondern auch um die Software, das Zubehör, die Ergänzungsteile und die Einbindung in das Netzwerk, mit Einbeziehung der im Gerät implementierten MAC-Adresse, der zu vergebenden IP-Adresse, inklusive des Namens, der Gerätebezeichnung und deren Identifikation sowie die Beschriftung des Gerätes.
Dieser Prozess hatte eine besondere Komplexität, da die MAC-Adresse in der Regel erst bekannt war, wenn das Gerät physisch vorhanden ist. Geschwindigkeit und Exaktheit waren daher unabdingbar, um einen reibungslosen Auslieferungsprozess zu garantieren. Die im Zuge dieser Konfiguration vergebenen Parameter und Attribute mussten nicht nur im Gerät, sondern auch im Netzwerk Backend (DHCP-Server) konfiguriert werden, sodass Geräte- und Backend-Konfiguration zusammenpassen. Dies war die Voraussetzung, dass das Gerät optimal funktionierte und den Security Policies entsprach. Zusammenfassend bestand die Aufgabe darin, einen komplizierten, zeitkritischen und massenhaft durchzuführenden Prozess zu optimieren und zu automatisieren. Alle Um- und Randsysteme, die im Zuge dieses Prozesses zu berücksichtigen und zu bedienen waren, mussten miteinbezogen werden. Thema dieses Projektes war die Digitalisierung eines Geschäftsprozesses für die Erstellung, das IT-Client-Management und dessen Integration.
Um die Komplexität des Prozesses und auch die Vielfalt der beteiligten Rollen und Abteilungen über die Standorte hinweg zu erfassen, wurde zunächst der Prozess visualisiert. Hierzu wurden unterschiedliche Interviews mit allen Beteiligten geführt. Es wurden die Prozessschritte, deren Inhalte sowie die involvierten Tools mit deren Bezügen untereinander festgestellt. Die Dokumentation dieser Prozesse erfolgte im Format BPMN in einem zusätzlich mitgeführten Datenmodell. Es entstand ein Gesamtverständnis für den Ablauf, dessen Komplexität und die Einbeziehung der zu berücksichtigten Tools sowie deren Schnittstellen.
Danach wurde das Profil des Service, die Netzwerkintegration eines Standard-Clients, von der Bestellung des Anwenders beim Client bis zur vollständigen Integration in die Netzwerkinfrastrukturen, optimiert. Der optimierte Prozess wurde daraufhin visualisiert. Alle Anforderungen an die beteiligten Tools und Systeme sowie deren Schnittstellen, wurden in einem Lastenheft zusammengefasst. Dadurch entstand ein Gesamtlastenheft für die Prozess- und Tool-Anpassung.
Das entstandene Lastenheft wurde mit den beteiligten Prozessverantwortlichen und Toolbetreuern diskutiert und in Pflichtenheften weiter konkretisiert. Daraufhin wurden weitere Ergänzungen, Veränderungen und Schnittstellen der Software entwickelt und eingebaut. Parallel hierzu wurde das notwendige Projektmanagement durchgeführt.
Im Anschluss erfolgte eine Einweisung der beteiligten Rollen und eine Implementierung des neuen Prozesses in die Bestell- und Abrechnungsprozesse. Danach wurde dieser Prozess im gesamten Konzern eingesetzt. Er führt bis heute dazu, dass bei einem neu bestellten Client-System, die Vergabe der IP-Adresse und des Netzwerknamens sowie die Gerätekennung vollautomatisch erfolgt und den Security Policies des Unternehmens entspricht.
Durch die Automatisierung des Netzwerkintegrationsprozesses von Clients wurde das Portfolio Item „Netzwerkintegration von Standard-Clients“, vollständig automatisiert. Hierzu wurde das entsprechende Portfolio Item definiert und spezifiziert. Alle damit einhergehenden Prozesse wurden an diesem Portfolio Item ausgerichtet. Das Ergebnis war ein vollautomatisierter und auf den speziellen Service fokussierter Prozess. Durch entsprechende Monitoring- und Analysetools lässt sich der automatische Prozess beobachten und steuern.
Durch die Implementierung dieses Prozesses wurde der Ablauf deutlich beschleunigt und die Fehlerquote minimiert. Die Integration von Standard-Clients ins Netzwerk erfolgt in einer erheblich kürzeren Zeit. Durch die vollständige Automatisierung sind keine personellen Ressourcen mehr erforderlich. Es wurde Geld gespart und extern eingekaufte Services konnten gekündigt werden. Die Sicherheit des Netzwerkes steigt, da durch die automatisierten Prozesse die Policy des Unternehmens vollständig eingehalten wird.