MEIN TEAM BEISPIEL
Planverwaltung
Die Qualität und Aktualität von Gebäude-Plänen ist von entscheidender Bedeutung bei Baumaßnahmen an Bestandsgebäuden. Daher ist es wichtig, bei sämtlichen Veränderungen auch immer die Pläne nachzuarbeiten, wie auch in unserem nachfolgenden Kundenbeispiel ersichtlich.
Unserem Kunden fehlte stets der Überblick über die Aktualität seiner Pläne. Wie an so vielen Stellen, wird die Dokumentation gerne mal vernachlässigt und als zweitrangig betrachtet. Fehlende Nachdokumentationen im Plan bei Umbaumaßnahmen oder Sanierungen sorgten jedoch dafür, dass teilweise mit veralteten Plänen gearbeitet werden musste. Man konnte nicht mehr davon ausgehen, dass der vorliegende Plan der Realität entsprach. Die Konsequenz: Behinderung des gesamten Bauprozesse und Verzweiflung bei unserem Kunden und allen Beteiligten.
Aus diesem Grund entschied sich unser Kunde für eine softwaregestützte Verwaltung, um die wichtige Nachdokumentation zu steuern und eine Aktualität der Pläne zu gewährleisten. Gemeinsam entstand dadurch das MEIN TEAM Projekt Planverwaltung mit folgenden Funktionen:
Seit der Einführung unsere Software, hat unser Kunde volle Transparenz über seine Bestandspläne und kann bei Veränderungen am Gebäude schnell und einfach die relevanten Pläne zur Verfügung stellen, Änderungen prüfen und abnehmen und hat schlussendlich immer den aktuellen Planstand zur Verfügung.
Damit dieser Prozess reibungslos abläuft, wurden vorab in einem gemeinsamen Workshop alle notwendigen Schritte und Rollen definiert und in einem Prozessplan nach BPMN (Business Process Model and Notation) visualisiert. Die perfekte Grundlage, um den Prozess softwaregestützt abzubilden und damit zu arbeiten. Vom Papier zur eigenen MEIN TEAM Software waren es dann nur noch wenige Schritte.
In unserem Strukturbild sehen Sie nochmals wie das Beispiel technisch aufgebaut ist:
Funktionsbeschreibungen
Funktion Pläne
Die Funktion Pläne dient zur Dokumentation sämtlicher vorhandener Pläne der Liegenschaften. Es umfasst das Anlegen, Bearbeiten und Anzeigen von wichtigen Informationen, Stammdaten, Ablageorten, Kostengruppen (Gewerken) und Standort je Plan. Durch die Verknüpfung zur Funktion Planbereitstellung, wird von nun an transparent ein Planstatus dargestellt. Man weiß zu jeder Zeit, welche Pläne sich in Bearbeitung, Prüfung oder im Status abgeschlossen befinden. In einer tabellarischen Übersicht erhält unser Kunde von nun an auf einen Blick eine Aussage über die Aktualität seiner Pläne. Eine perfekte Grundlage für zukünftige Bauprojekte an den bestehenden Gebäuden.
Funktion Planbereitstellung
Die Funktion Planbereitstellung umfasst den kompletten Prozess, um die Aktualität der Pläne zu gewährleisten. Jede Änderung der Pläne z. B. durch Umbauprojekte oder Sanierungen wird anhand dieser Funktion festgehalten. Der Prozess der Planbereitstellung wird angestoßen, sobald bekannt ist, dass es mögliche Anpassungen an Bestandsplänen gibt. Hierbei werden die relevanten Pläne zusammengestellt, welche in der Funktion Pläne dokumentiert sind und an die verantwortlichen Personen übergeben. Abschließend erfolgt eine Prüfung auf Korrektheit auf Basis der definierten CAD/Dokumentationsrichtlinien. Für unseren Kunden sind somit alle relevanten Schritte mit allen relevanten Rollen in einem Tool hinterlegt. Die komplette Kommunikation erfolgt über MEIN TEAM Planverwaltung, was eine Nachvollziehbarkeit aller Arbeitsschritte und Veränderungen gewährleistet.
Funktionsinhalte
Funktion Pläne
Pläne anlegen, anzeigen und bearbeiten
Planstatus hinterlegen
Ablageort des Plans hinterlegen und direkt darauf zugreifen
Ansprechpartner erfassen
Kostengruppen erfassen
Standort und Gebäudeposition erfassen
Planhistorie anzeigen und bearbeiten
Funktion Planbereitstellung
Planbereitstellung anlegen, anzeigen und bearbeiten
Projektstammdaten erfassen
Standort und Gebäudeposition auswählen
Bearbeitungsstand hinterlegen
Relevante Pläne zuordnen und anzeigen
Plandetails anzeigen
Pläne an Dienstleister senden und Aktionen definieren
Planbereitstellung prüfen
Notwendige Korrekturen anstoßen
Planbereitstellung abschließen
Umfassende Filter- und Sortiermöglichkeiten in sämtlichen Tabellen