MAN KANN ÄPFEL NICHT MIT BIRNEN VERGLEICHEN
Wir Deutschen lieben Redewendungen: "Man kann Äpfel nicht mit Birnen vergleichen"
hat sicher jeder schon gehört und auch selbst schon verwendet, um jemandem mitzuteilen, dass nur Gleiches mit Gleichem vergleichbar ist.
Wie mit den Äpfeln und Birnen verhält es sich auch mit den Angeboten unterschiedlicher Bieter, die geprüft und bewertet werden sollen. Nicht jedes Bieterunternehmen hat dieselben Ansprüche an sein Angebot bezüglich Form und Inhalt. Welche Möglichkeiten gibt es also, um sicherzustellen, Angebote verschiedener Unternehmen innerhalb der Bewertung gegenüber stellen zu können?
AUF DEN INHALT KOMMT ES AN
Schon bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen muss mitdefiniert werden, welche Anforderungen es an den Inhalt und an die Form des zu erstellenden Angebotes gibt. Dadurch erhält man im Nachgang größtmögliche transparente und präzise Angebote:
1. Was wollen wir vom Bieter wissen?
Bspw. Unternehmensauskünfte, Referenzen, Liefertreue (Redundanzen)
2. Wie soll das Angebot aussehen?
Bspw. Form- und Strukturvorgaben, Umfang, kostenlose Erstellung, Gültigkeit
3. Was ist in das Angebot aufzunehmen?
Bspw. detaillierte Leistungsbeschreibung, Konzepte, Pläne, Visualisierungen
4. Welche Unterlagen sind grundsätzlich mit dem Angebot einzureichen?
Bspw. Management Summary, Zertifizierungen
Über vordefinierte Standards, welche den Bietern vorgegeben werden, wird eine einheitliche Basis zur Gegenüberstellung der Angebote ermöglicht.
Eines darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden: Nicht nur auf den Inhalt der Angebote kommt es an. Nur wenn der zu erbringende Leistungsinhalt in den Ausschreibungsdokumenten ganz genau und unmissverständlich beschrieben ist, hat der Bieter die Möglichkeit, ein qualifiziertes Angebot zu erstellen.
Sind die Leistungsinhalte schwammig beschrieben, wird der Bieter kein fähiges Angebot mit seriösen Preisabgaben erstellen können und man hält lediglich Hochglanz-Marketing-Mittel in den Händen. Diese sehen zwar meistens großartig aus, aber das war es dann auch schon.
ES IST NICHT ALLES GOLD WAS GLÄNZT
Mogelpackungen findet man zur Genüge in Supermärkten: Es wird suggeriert, ein vermeintlich günstigeres Produkt in den Händen zu halten, bis man dann feststellt, dass die Nachbarpackung zwar etwas mehr kostet, aber dafür auch mehr Inhalt im Einkaufswagen landet.
Die Lösung für den Angebotsvergleich: Ausschlüsse zur Ausschreibung.
Sollten Anforderungen nicht gewährleistet sein und seitens des Bieters teilweise oder sogar ganz ausgeschlossen werden, hat er dazu in der standardisierten Ausschlussliste, die sich in der Anlage zu den Ausschreibungsdokumenten wiederfindet, schriftlich und eindeutig erkennbar darauf hinzuweisen. Ziel vor dem Preisvergleich ist es, gravierenden Ausschlüssen zu den Leistungsinhalten zu widersprechen und ggf. dadurch bereits Bieter vom weiteren Ausschreibungsverfahren auszuschließen. Ebenso besteht die Möglichkeit, Leistungsminderungen, die akzeptabel sind, auch an andere Bieter zu kommunizieren, um ein einheitliches Leistungsniveau zu erlangen.
Ausschlüsse, die nicht in dieser Anlage, sondern textuell im Angebot eingereicht werden, haben keine Gültigkeit – in diesem Fall wird die vollumfängliche Erfüllung der geforderten Leistungsinhalte unterstellt.
Was wir alle nicht haben - ist Zeit. Zeit, um sich durch unüberschaubare Angebote zu quälen, um sich am Ende dann erst zu fragen, worum es sich eigentlich genau bei dem angebotenen Leistungsumfang handelt.
IM EINKAUF LIEGT DER GEWINN
Die vorzitierte Weisheit wird auch Sie als Einkäufer im täglichen Business begleiten. Um auch die zu erwartenden Preisabgaben der Bieter im späteren Verlauf gegenüberstellen zu können, ist mit der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen gleichzeitig ein dazu passendes Preismodell mit einem Preisblatt zu definieren.
Im Preismodell werden folgende Parameter festgelegt:
welche Leistungen werden über welche Preispositionen vergütet
wie lauten die generellen Zahlungskonditionen
Abrechnung nach Stück, Zeit oder pauschal
Preisstaffellungen
Möglichkeit weiterer Leistungsangebote
Die Darstellung des Preismodells erfolgt in einem vordefinierten Preisblatt, in welches der Bieter seine Angebotspreise strukturiert eintragen kann.
So werden willkürliche Preisabgaben vermieden, bei denen der Bieter selbst entscheiden kann, wie er die angebotenen Leistungen bepreisen will. Denn wie der Volksmund bereits weiß: "Man kann Äpfel nicht mit Birnen vergleichen".
ZUR AUTORIN
Lisa Dolderer ist geprüfte Wirtschaftsfachwirtin und seit mehreren Jahren Consultant bei der RÖWAPLAN AG.
Sie ist in der Beratung sowie im Projektgeschäft tätig und hat schon viele Ausschreibungsverfahren erfolgreich begleitet.
