VERTRAGS - UND AUSSCHREIBUNGSDOKUMENTE
Beschäftigen wir uns zunächst mit der Frage: Sind Vertragsdokumente und Ausschreibungsdokumente automatisch das Gleiche? Die Antwort darauf ist eindeutig: Nein!
Ausschreibungsdokumente sind nur ein Teil der Vertragsdokumente. Vertragsdokumente umfassen viel mehr. Es kommen alle Absprachen während des Ausschreibungsverfahrens und der Vertragsverhandlung hinzu, z. B. Q&A-Listen, Ausschlusslisten des Anbieters u. v. m. Aber auch ausgehandelte Vertragsänderungen, sogenannte Contract Changes, während des Vertragsverlaufs, werden zu Vertragsdokumenten.
AUFBAU VON AUSSCHREIBUNGSDOKUMENTEN
Beginnen wir mit den Ausschreibungsdokumenten. Grundsätzlich müssen in Ausschreibungsdokumenten mindestens folgende Aspekte betrachtet werden:
übergeordnete Parameter (Vertragslaufzeit, Abrechnung, …)
Leistungsbeschreibung
Themen/ Objekte
Prozesse/ Tätigkeiten
Service Level (Qualität)
Preismodell
Organisation (Meetings, Skills, Personal, Berichte, Tools,…)
BAUSTEINE EINER AUSSCHREIBUNG
Der Aufbau einer Ausschreibung ist variabel und abhängig von Thema, Umfang und Volumen der Ausschreibung.
An erster Stelle steht hierbei der „Rahmenvertrag“ des Kunden. Dieser sollte alle juristischen Aspekte beinhalten, wie z. B. AGBs. Ziel ist es, fachliches und juristisches zu trennen.
Das Herzstück der Ausschreibung ist die „Leistungsbeschreibung“, die an zweiter Stelle steht. Hier wird, wie der Name schon sagt, die zu erbringende Leistung beschrieben. Die Leistungsbeschreibung lässt sich grob in vier Bausteine gliedern:
Im ersten Baustein „Themen/ Objekte“ wird definiert, an welchen Systemen und Objekten eine Leistung zu tätigen ist oder ganz allgemein, welche Themen zu betreuen sind. Dies können im Kontext von IT-Serviceausschreibungen z. B. Applikationen, Betriebssysteme, Hardwareprodukte oder sonstige technischen Gewerke sein. Es sollte dort auch hervorgehen, um welchen Mengenumfang es sich handelt und ob Besonderheiten zu beachten sind. Wie die Leistung durchzuführen ist, ist allerdings nicht der Fokus dieses Kapitels.
Im zweiten Baustein „Prozesse/ Tätigkeiten“ wird festgelegt, welche Tätigkeiten zu erbringen sind, z. B. Wartung eines vorher beschriebenen Systems oder Neuentwicklung einer Applikation. Zudem wird an dieser Stelle definiert, wie der dafür vorgesehene Ablauf/Prozess beim Auftraggeber vonstattengeht und welche Prozesse relevant sind. Bei der Formulierung dieses Bausteins muss genauestens überlegt werden, ob festgelegt werden soll, mit welchen Mitteln die Tätigkeit zu erledigen ist oder ob lediglich die Tätigkeit funktional beschrieben werden soll.
Der erste Fall schränkt den Auftragnehmer stärker in seiner Ausführung ein, entbindet ihn aber ein Stück weit von Verantwortung. Die Tätigkeit ist konkreter beschrieben, allerdings trägt der Auftraggeber dadurch auch die Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit. Der zweite Fall lässt dem Auftragnehmer einen größeren Gestaltungsspielraum, überträgt ihm aber mehr Verantwortung. Wie die Entscheidung ausfällt, hängt z. B. von der Unternehmenspolitik oder gesetzlichen Vorgaben ab.
Sowohl „Themen/Objekte“ als auch „Tätigkeiten/Prozesse“ können für verschiedene Services im Umfang stark variieren. Dabei sollte stets das Augenmerk auf eine vollumfängliche Beschreibung der geforderten Leistung liegen. Denn ungenaue Formulierungen und Darstellungen führen zu unterschiedlichen Auslegungen zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer und bergen bereits hier hohes Konfliktpotenzial für den Vertragszeitraum.
Im dritten Baustein „Service Level“ wird die Qualität der Leistungen, in Form von verschiedenen Kennzahlen, definiert. Service Levels stufen zum Beispiel ein, wann (24x7-Modell, innerhalb Büro- oder Betriebszeit, einmalig, …) oder in welcher Ausprägung die Leistung (Rufbereitschaft, technische Verfügbarkeit, personelle Verfügbarkeit,…) zu erbringen ist. Sogenannte KPIs (Key Performance Indikators) definieren hierbei u. a. die Messverfahren, den Messrhythmus oder die Messtools.
Die Werte der KPI-Messung liefern daher den aktuellen Status zur Beurteilung der Service Level-Vorgaben. Im Service Level Agreement wird festgeschrieben, welche Einstufungen (Service Levels) für die beauftragte Leistung gelten.
Im abschließenden Baustein „Preismodell“ werden die Preispositionen für die vorher dargestellte Leistung aus Themen, Prozesse und Service Level festgelegt. Es können Pauschalmodelle, Stückpreise oder Preise nach Zeitaufwand zum Einsatz kommen. Ebenso sind hier evtl. zu vereinbarende Vertragsstrafen oder Rabattierungen zu platzieren. Auch das Abrechnungsverfahren, z. B. monatlicher Abschlag, Vergütung gemäß Leistungsnachweis, usw. wird an dieser Stelle formuliert.
Je aufwendiger und komplexer der Service, umso wichtiger ist die Definition der Rahmenparameter in den „Übergeordneten Kapiteln“. Diese regeln die Zusammenarbeit zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Der Baustein „Einleitung“ beschreibt hierin den Gegenstand und das Ziel der Ausschreibung.
Im Baustein „Allgemeines“ sind Themen wie Laufzeit, Ansprechpartner, Leistungsort, Sprache usw. verortet. Der Baustein „Organisation“ umfasst erforderliche Skills, Rollenbeschreibungen, Meetings, Berichte und Ähnliches.
Zusätzlich können „Sonderkapitel“ hinzukommen, die dem spezifischen Ausschreibungsgegenstand geschuldet sind. Hierbei handelt es sich beispielsweise um Kundenspezifika, neue Anforderungen, optionale Servicedienstleistungen oder Datenschutz und Sicherheit.
ON TOP
Die oben beschriebenen Bausteine bilden die Ausschreibungsdokumente. Sobald die Ausschreibung auf dem Markt ist, kommt es erfahrungsgemäß zu Rückfragen der angefragten Bieter. Es ist zu empfehlen, diese in ein vordefiniertes, standardisiertes Q&A-Verfahren zu leiten (siehe Fachtipp „Das Q&A-Verfahren für Bieterfragen“). Wird das Vorgehen bereits in den Ausschreibungsdokumenten den Bietern erläutert und ein standardisiertes Fragenformular beigefügt, wird unnötiger Klärungsbedarf vermieden. Dabei ist zu beachten, dass alle Anbieter alle gestellten Anfragen und Antworten klar strukturiert, anonymisiert und zeitgleich erhalten. Die publizierten Fragen und Antworten werden Vertragsbestandteil werden.
Der Angebotseinreichung einzelner Bieter sind evtl. Leistungsausschlüsse beigefügt. Um diese angemessen bewerten zu können, sollte auch hierfür bereits bei den Ausschreibungsdokumenten ein entsprechendes standardisiertes Formular zur Verfügung gestellt werden. Die akzeptierten Ausschlüsse schränken die zu erbringende Leistung ein und werden Vertragsbestandteil.
Kommt es während der Bieterphase zur Angebotsvorstellung einzelner Anbieter, sollte große Sorgfalt auf das Protokollieren der Aussagen aller Beteiligten gelegt werden. Alle Zusagen und Zugeständnisse werden Vertragsbestandteil. Das gilt ebenso für mündliche Verabredungen. (siehe dazu Fachtipp „Der Bieterworkshop“)
Kommt es zum Vertragsabschluss, kann es auch während der Laufzeit noch zu vertragsrelevanten Änderungen kommen. Dazu sollte ein sogenannter Contract Change-Prozess etabliert werden. Es ist zu empfehlen, diesen zu standardisieren, indem der Ablauf einheitlich gestaltet, im Vorfeld das zuständige Genehmigungsverfahren und -gremium definiert und Templates entwickelt werden, die zum Anstoß, zur Entscheidung und zur Vertragsergänzung zu verwenden sind.
ZUSAMMENFASSUNG
Vertragsdokumente sind mehr als nur die reinen Ausschreibungsdokumente. Sie umfassen:
Ausschreibungsdokumente
Rahmenvertrag – juristische Aspekte
Leistungsschein – fachliche Aspekte
Q&A-Dokumente und sonstige Absprachen
Ausschlüsse des Bieters
Protokolle
genehmigte Contract Changes
und sonstige unternehmensspezifische Unterlagen
Sind für all diese Punkte Standards etabliert, gewinnt man Zeit bei der Erstellung, der Prüfung und Bewertung der Dokumente, reduziert Konflikte während der Vertragslaufzeit und erleichtert sich die übergreifende Steuerung der zu verantwortenden Services.
ZUR AUTORIN
Dr. Birgit Trukenbrod hat Mathematik studiert und im Anschluss promoviert.
Sie war mehrere Jahre als Referentin im Produktmanagement und Marketing in einem großen Versicherungsunternehmen tätig. Zudem übte Sie die langjährige Tätigkeit als Dozentin an der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Aalen aus.
Seit 2015 ist Dr. Birgit Trukenbrod als Consultant bei der RÖWAPLAN AG angestellt.
Sie ist im Geschäftsbereich Beratung tätig und hat Erfahrung im Bereich der Ausschreibung, des Audits, der Servicebeschreibung und des Projektmanagements sowie der Projektleitung vorzuweisen.
