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Ausschreibungsdokumente – an alle Bestandteile einer Ausschreibung denken

Aktualisiert: 12. Nov 2020

Autorin: Dr. Birgit Trukenbrod


VERTRAGS - UND AUSSCHREIBUNGSDOKUMENTE


Beschäftigen wir uns zunächst mit der Frage: Sind Vertragsdokumente und Ausschreibungsdokumente automatisch das Gleiche? Die Antwort darauf ist eindeutig: Nein!

Ausschreibungsdokumente sind nur ein Teil der Vertragsdokumente. Vertragsdokumente umfassen viel mehr. Es kommen alle Absprachen während des Ausschreibungsverfahrens und der Vertragsverhandlung hinzu, z. B. Q&A-Listen, Ausschlusslisten des Anbieters u. v. m. Aber auch ausgehandelte Vertragsänderungen, sogenannte Contract Changes, während des Vertragsverlaufs, werden zu Vertragsdokumenten.

AUFBAU VON AUSSCHREIBUNGSDOKUMENTEN


Beginnen wir mit den Ausschreibungsdokumenten. Grundsätzlich müssen in Ausschreibungsdokumenten mindestens folgende Aspekte betrachtet werden:


  • übergeordnete Parameter (Vertragslaufzeit, Abrechnung, …)

  • Leistungsbeschreibung

  • Themen/ Objekte

  • Prozesse/ Tätigkeiten

  • Service Level (Qualität)

  • Preismodell

  • Organisation (Meetings, Skills, Personal, Berichte, Tools,…)


BAUSTEINE EINER AUSSCHREIBUNG


Der Aufbau einer Ausschreibung ist variabel und abhängig von Thema, Umfang und Volumen der Ausschreibung.


An erster Stelle steht hierbei der „Rahmenvertrag“ des Kunden. Dieser sollte alle juristischen Aspekte beinhalten, wie z. B. AGBs. Ziel ist es, fachliches und juristisches zu trennen.

Das Herzstück der Ausschreibung ist die „Leistungsbeschreibung“, die an zweiter Stelle steht. Hier wird, wie der Name schon sagt, die zu erbringende Leistung beschrieben. Die Leistungsbeschreibung lässt sich grob in vier Bausteine gliedern:


Im ersten Baustein „Themen/ Objekte“ wird definiert, an welchen Systemen und Objekten eine Leistung zu tätigen ist oder ganz allgemein, welche Themen zu betreuen sind. Dies können im Kontext von IT-Serviceausschreibungen z. B. Applikationen, Betriebssysteme, Hardwareprodukte oder sonstige technischen Gewerke sein. Es sollte dort auch hervorgehen, um welchen Mengenumfang es sich handelt und ob Besonderheiten zu beachten sind. Wie die Leistung durchzuführen ist, ist allerdings nicht der Fokus dieses Kapitels.


Im zweiten Baustein „Prozesse/ Tätigkeiten“ wird festgelegt, welche Tätigkeiten zu erbringen sind, z. B. Wartung eines vorher beschriebenen Systems oder Neuentwicklung einer Applikation. Zudem wird an dieser Stelle definiert, wie der dafür vorgesehene Ablauf/Prozess beim Auftraggeber vonstattengeht und welche Prozesse relevant sind. Bei der Formulierung dieses Bausteins muss genauestens überlegt werden, ob festgelegt werden soll, mit welchen Mitteln die Tätigkeit zu erledigen ist oder ob lediglich die Tätigkeit funktional beschrieben werden soll.


Der erste Fall schränkt den Auftragnehmer stärker in seiner Ausführung ein, entbindet ihn aber ein Stück weit von Verantwortung. Die Tätigkeit ist konkreter beschrieben, allerdings trägt der Auftraggeber dadurch auch die Verantwortung für Richtigkeit und Vollständigkeit. Der zweite Fall lässt dem Auftragnehmer einen größeren Gestaltungsspielraum, überträgt ihm aber mehr Verantwortung. Wie die Entscheidung ausfällt, hängt z. B. von der Unternehmenspolitik oder gesetzlichen Vorgaben ab.


Sowohl „Themen/Objekte“ als auch „Tätigkeiten/Prozesse“ können für v