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Termine & Laufzeiten bei Dienstleistungsverträgen - warum sich ein genauer Blick lohnen kann

Aktualisiert: 11. Nov 2020

Autorin: Helga Gradwohl


MOTIVATION


Bis ein Dienstleistungsvertrag "rund" ist, müssen viele Definitionen erstellt und Entscheidungen getroffen werden. Dabei kann die Festlegung der Vertragslaufzeit oft etwas untergehen.


Aber welche Bedeutung haben die Termine zur Vertragslaufzeit eigentlich? Wir haben festgestellt, dass es sich lohnt hier genauer hinzuschauen, da ein einfaches Datum an der Stelle viel bewirken kann.

BEDEUTUNG DER VERTRAGSLAUFZEIT


Bei den meisten Einkäufern erfolgt die Festlegung der Vertragslaufzeit in Abhängigkeit von nur wenigen Informationen.


Es wird ausgehend des technischen Lebenszyklus des betroffenen Gewerks, ein kurz bis mittelfristiger Endtermin gewählt, der meist nicht weiter als fünf Jahre in der Zukunft liegt.

Natürlich muss die Laufzeit fallbezogen gewählt werden, eine Faustregel gibt es hier nicht. So kann die Laufzeit bei einem Vertrag für einen Full Managed Service (Dienstleistung und Produktkauf) zu einem anderen Ergebnis führen, als bei einem reinen Dienstleistungsvertrag (Managed Service).


Bei Dienstleistungsverträgen wird meist eine kürzere Laufzeit gewählt. Dies hängt damit zusammen, dass externe Mitarbeiter gefühlt schneller und einfacher ausgetauscht werden können als zusätzlich verbaute Hardware. Dies spiegelt sich dann in der kürzeren Laufzeit wieder.


Diese Einschätzung muss jedoch nicht richtig sein, denkt man dabei z. B. an die Verfügbarkeit von qualifizierten Mitarbeitern am Markt, die auch die erforderlichen Skills und Erfahrung besitzen. Im schlimmsten Fall kann ein Mangel an Fachkräften sogar dazu führen, dass gar kein Angebot respektive Vertrag zustande kommt. Dann sind Laufzeitentscheidungen erst gar nicht möglich oder gar die Sicherung der begehrten Fachmänner durch einen langfristigen Vertrag. Zudem muss auch deren Erfahrung im Unternehmen berücksichtigt werden, wenn diese z. B. drei Jahre dort tätig waren.


Allein durch diese Erkenntnisse zeigt sich schon, dass die Vertragslaufzeit sich auf verschiedene, meist sehr unterschiedliche Faktoren stützt.


Die nach unserer Meinung wichtigsten Faktoren für die Festlegung der Vertragslaufzeit, haben wir im folgenden Beispiel zusammengetragen:

BEISPIEL


Stellen Sie sich vor, Sie haben die Aufgabe erhalten, für einen Vertrag die terminlichen Eckpunkte festzulegen. Wie gehen Sie vor? Welche Daten müssen für die Entscheidung zusammengetragen werden? Diese Fragen werden in den folgenden Abschnitten beantwortet.


Zuerst sollte der Serviceinhalt des Vertrages betrachtet werden. Dies gibt Rückschluss über die Art der Dienstleistung und das betroffene Gewerk (z. B. Betrieb einer Telekommunikationsanlage). Damit ist der erste Einflussfaktor für die Wahl der Vertragslaufzeit erkannt. Je nach Ausprägung wird eine kürzere oder längere Vertragslaufzeit gewählt, abhängig von der Bedeutung des Service. Diese Bedeutung lässt sich durch folgende Faktoren bewerten:


  • Laufzeitmodell: Dauer feste Vertragslaufzeit sowie Anzahl und Dauer von Verlängerungsoptionen.

  • Fade-in-/ Fade-out-Phase: Aufwand und Dauer der Transition-Leistungen.

  • Vision, Mission und Strategie der Organisation: Welche Ziele, mit welcher Priorität wirken auf die Vertragsinhalte?

  • Ressourcen der Organisation: Welche steuernden Instanzen sind wie lange verfügbar?