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Warum Projekte teurer werden als geplant - Erfolgsfaktoren zur Vermeidung von Kostensteigerung

Aktualisiert: 12. Nov 2020

Autorin: Dr. Birgit Trukenbrod


Projekte sind das Kerngeschäft eines jeden Unternehmens – ob öffentlich oder privatwirtschaftlich, intern oder extern. Wirtschaftliche Projekte sind maßgeblich für den Erfolg eines jeden Unternehmens oder Organisation. Man wünscht sich Projekte, die finanziell, zeitlich und ressourcentechnisch so umgesetzt werden, wie geplant. Keine weiteren Kosten, keine zeitlichen Aufschübe und keine weiteren Mitarbeiter, Dienstleister, Lieferanten etc.


Die Realität sieht aber meist anders aus: Schwindelerregende Kostensteigerung und ständig verschobene Fertigstellungstermine sind Standard vieler Projekte.

Wir zeigen Ihnen, wie sie diese „Realität“ verändern und in den Griff bekommen können. Sie lernen in 5 Minuten, welche Faktoren zu Kostensteigerungen und Verschiebung von Fertigstellungsterminen führen und welche Erfolgsfaktoren es gibt, dies zu vermeiden.


Danach werden Sie feststellen, wie wirkungsvoll es ist, Standardisierungen zu nutzen, um Projekte optimal zu planen.

KOSTEN- UND ZEITVERSCHIEBUNGEN


Wer kennt sie nicht? Großprojekte mit schwindelerregenden Kostensteigerungen und ständig verschobenen Fertigstellungsterminen: Stuttgart 21 geplant mit 4,5 zu aktuell projektierten 8,2 Milliarden Euro, Nationalpark Schwarzwald geplant in 2014 mit 22,5 und einer Kostenschätzung in 2019 auf mehr als 50 Millionen Euro, Elbphilharmonie, ganz zu schweigen vom Berliner Flughafen – ein „Fass ohne Boden“, sowohl finanziell als auch zeitlich – u.v.a.m.


Die Berliner Hochschule „Hertie School of Gouvernance“ hat 2016 in einer Studie festgestellt, dass es bei öffentlichen Großprojekten zwischen 1960 und 2016 im Durchschnitt zu einer Kostenüberschreitung von über 73 % kam. Bisher ist auch keine Besserung in Sicht.


Nicht nur öffentliche Großprojekte, sondern auch privatwirtschaftliche Projekte sind hiervon betroffen. Aber warum kommt es zu diesen ausufernden Kosten und Zeitverschiebungen? Hierzu gibt es zwei Erklärungsansätze.

KOGNITIVE VERZERRUNG


Der erste Erklärungsansatz lässt sich auf „kognitive Verzerrung“ zurückführen: Wenn man sich etwas ganz stark wünscht, werden der Nutzen zu hoch und die Kosten zu niedrig bewertet. Diese systematische fehlerhafte Neigung bei der Wahrnehmung und Beurteilung geschieht unbewusst – sowohl im beruflichen als auch im privaten Umfeld.


Auch die selektive Wahrnehmung spielt in diesem Zusammenhang eine Rolle. Die „kognitive Verzerrung“ ist eine unbewusste Falschbewertung. Dieser kann man entgegenwirken oder zumindest minimieren, durch die Entwicklung von Regeln und normativen Vorgaben, z. B. im Fall einer Ausschreibung in Form von standardisierten Unterlagen und festgelegten Abläufen. Ganz ausschalten kann man sie allerdings nicht.


Bei Abweichungen von definierten Standards sollte stets hinterfragt werden, ob eine Entscheidung in der aktuellen Situation hilfreich und nützlich ist. Die Überprüfung sollte sowohl aus fachlicher Sicht als auch aus Sicht des Einkaufs erfolgen, um die richtige Balance zwischen Fachnotwendigkeiten und Kostenaspekten zu finden.

SCHÖNRECHNEN


Der zweite Erklärungsansatz bezieht sich auf das „Schönrechnen“. Niedrigere Kosten sind meistens leichter durchsetzbar. Daher wird bewusst der Nutzen überbewertet und der Aufwand unterschätzt. Auch an dieser Stelle helfen prüfbare Regeln und normative Vorgaben. Bei Ausschreibungen umfassen diese folgende Punkte:

  • standardisierte Unterlagen

  • festgelegte Abläufe

  • neutrale Bewertung von Angeboten, auf Basis vordefinierter Kriterien

Bei deutlichen Abweichungen in Form von Kostentreibern oder auffälligen Preisdifferenzen sollte eine tiefergehende Überprüfung der Angebote erfolgen. Auch an dieser Stelle ist die fachliche Sicht und die des Einkaufs vonnöten.