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Der Terminplan für die Service-Transition - eine Anlage, die in keinem Servicevertrag fehlen darf

Aktualisiert: 19. Nov 2020

Autorin: Helga Gradwohl


AUSGANGSSITUATION


Wir befinden uns am Ende eines Ausschreibungsverfahrens, bei der ein bestehender Service-Dienstleister durch einen neuen Service-Dienstleister abgelöst werden soll. Die Vergabe ist erfolgt, der Servicevertrag ist unterschrieben, die internen und externen Projektteams sind motiviert und stehen in den Startlöchern. Jetzt beginnt die entscheidende Phase der Service Transition, auch Fade-In-Phase genannt, in der eine Vielzahl von Aufgaben erledigt werden muss.


Wie gut, dass Sie als Einkäufer schon einen vertraglich vereinbarten Terminplan für die Service Transition aus der Tasche ziehen können. Bis zu diesem Zeitpunkt war der Terminplan eine wenig beachtete Anlage zwischen den restlichen Vertragsdokumenten. Ab jetzt ist er jedoch das zentrale Instrument in der Transition, für die gemeinsam zu bewältigende Hürde - der Serviceübernahme durch den Auftragnehmer.


Eine wesentliche Voraussetzung für einen erfolgreichen Abschluss der Service Transition ist natürlich die einvernehmliche Akzeptanz der geplanten Schritte, sowohl durch die Mitarbeiter des Auftraggebers als auch durch den neuen und ggf. aktuellen Auftragnehmer.

AUFBAU


In der folgenden Abbildung ist eine mögliche Variante der Abhängigkeit zwischen den im Servicevertrag geregelten Terminen dargestellt. Unser Fokus liegt hier auf der Fade-In-Phase.

Der Terminplan für die Fade-In-Phase bzw. der Service Transition sollte sich an der Leistungsbeschreibung des Service (Teil des Vertrags) orientieren und die grundlegenden terminrelevanten Bausteine enthalten.


Nutzt man diese Bausteine durchgängig, erhält man einen vollständigen Terminplan, in dem

  • alle beteiligten Rollen/Personen enthalten sind

  • alle Termine feststehen

  • alle Aufgaben als Tätigkeiten beschrieben sind

  • alle zu erzielenden Ergebnisse als Meilensteine definiert sind

  • alle Abhängigkeiten zwischen Ergebnissen und Tätigkeiten festgelegt sind.

MEHRWERT DES TERMINPLANS


Der Terminplan zeigt seine Stärken, indem er alle notwendigen Aufgaben rund um die Serviceübernahme berücksichtigt. Nicht nur die Vollständigkeit der Aufgaben, auch andere Funktionen sprechen für den Terminplan und machen ihn damit unentbehrlich.

Folgende Themen werden durch die Nutzung des Terminplans begünstigt:

  • Rechtzeitiges Eingreifen bei absehbarem Misslingen von Aufgaben

  • Steuerung von internen/externen Ressourcen (wer, wann, wo, was)

  • Messung des Fortschritts und Reporting zur nächsthöheren Ebene

  • Vermeidung von redundanten Tätigkeiten