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Die Rolle des Einkaufs in Ausschreibungsverfahren – der zentrale Partner von Fachabteilungen

Aktualisiert: 18. Nov 2020

Autor: David Rebele


DIE ROLLENVERTEILUNG


Die Zusammenarbeit zwischen dem Einkauf und den Fachabteilungen in Ausschreibungsverfahren gestaltet sich von Unternehmen zu Unternehmen höchst unterschiedlich. In einigen Unternehmen ist der Einkauf bereits sehr aktiv in die Erstellung der Ausschreibungsunterlagen eingebunden und berät die Fachabteilungen in der kompletten Phase zu der zugrundeliegenden Thematik. Diese Einbindung wäre wünschenswert und optimal für das Ausschreibungsverfahren.


Die Realität in vielen Unternehmen sieht aber anders aus. Es gibt nach wie vor viele Einkaufsabteilungen, die leider nur die fertigen Unterlagen entgegennehmen und am Markt veröffentlichen. Dies wird dem eigentlichen Potenzial, das im Einkauf schlummert, nicht gerecht. Selbst wenn Sie sich als Einkauf zwischen diesen beiden Polen befinden, gibt es gute Gründe, den Einkauf noch mehr als zentrale Instanz für den Ausschreibungsprozess und als Wissensvermittler zu etablieren.

RISIKEN OHNE EINKAUFEINBINDUNG


Die Mitarbeiter in den einzelnen Fachabteilungen kennen ihr Metier, müssen aber, wenn es beispielsweise um IT-Services geht, nur alle drei bis fünf Jahre Ausschreibungsverfahren begleiten. Im ungünstigsten Fall ist es die erste Ausschreibung, die ein Mitarbeiter zu verantworten hat und es gibt im Fachbereich nur wenige bis keine Kenntnisse darüber, wie Ausschreibungsunterlagen sinnvoll aufgebaut werden, welche Inhalte Bestandteil sein müssen oder wie man vergleichbare Angebote erhalten kann.


Dieses Wissen ist eigentlich in den Einkaufsabteilungen vorhanden, doch – und das ist für mich eine der überraschendsten Erkenntnisse aus meiner beruflichen Praxis - wird dieser Wissensschatz selbst in großen Konzernen nur selten konsequent gehoben und genutzt.

PRAXISBEZOGENES BEISPIEL


Ein Beispiel hierzu: In einem Unternehmen sollten der Betrieb und Anwendersupport für produktionskritische Applikationen ausgeschrieben werden. Der aktuelle Vertrag mit einem Dienstleister würde bald enden und sollte auch nicht verlängert werden, da dieser sich die letzten Jahre sehr unkooperativ verhalten hatte und das Qualitätsniveau, aus Sicht der Fachabteilung, nicht stimmte.


Im Vertrag wurde allerdings vergessen, die Beendigungsunterstützung durch den Bestandsdienstleister zu regeln. Dieser hatte keinerlei Verpflichtung, in diesem hochkomplexen Systemumfeld, bei einem Wissenstransfer zu einem neuen Dienstleister mitzuwirken.


Dies wurde erst im Zuge des neuen Ausschreibungsprojektes erkannt und ein Vertrags-Change initiiert, um dies im Falle einer Vergabe an einen anderen Dienstleister zu regeln. Der Bestandsdienstleister zögerte die Verhandlungen hinaus, bis klar war, dass er nicht weiter beauftragt werden würde und ließ sich die Beendigungsunterstützung teuer bezahlen.

FEHLENDES KNOW-HOW


Das oben beschriebene Beispiel resultierte aus fehlendem Wissen über die notwendigen Inhalte einer Leistungsbeschreibung und Problemen in der Qualitätssicherung. Daneben gibt es viele weitere Fallstricke im Ausschreibungsprozess, die bei fehlender Beachtung möglicherweise hohe Aufwände und Verzögerungen verursachen oder zu einem Scheitern des Ausschreibungsverfahrens führen können.


Schon allein das Wissen, dass es notwendig ist, Lieferanten strickte Vorgaben für die Struktur und den Inhalt ihrer Angebote zu machen, ist bares Geld wert. Wird dies versäumt, sind Angebote oft nur mit hohem Aufwand vergleichbar:


Preispositionen zwischen den Lieferanten enthalten unterschiedliche Leistungen, es lauern versteckte Preispositionen im Angebotstext oder Leistungsausschlüsse sind nicht erkennbar.

Ausschreibungen sind natürlich in ihren fachlichen Inhalten und Anforderungen höchst heterogen und für den Einkauf aus fachlicher Sicht in vielen Fällen nicht bewertbar. Der Ausschreibungsprozess und die grundlegenden Inhalte, die in eine Ausschreibung gehören, sind dem Einkauf aber bekannt.


Und genau hier kann und muss der Einkauf als zentraler Wissensträger für den Ausschreibungsprozess ansetzen, um unternehmensweit Kosten und Risiken zu r