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Das Q&A-Verfahren für Bieterfragen - vier Schritte für die optimale Vertragsbasis

Aktualisiert: 17. Nov 2020

Autorin: Lisa Dolderer


BIETERRÜCKFRAGEN


Nach Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen beginnen die angefragten Bieter, die bereitgestellten Dokumente zu sichten. In dieser Phase stellen die Bieter erfahrungsgemäß viele Rückfragen zum Leistungsinhalt (im Folgenden „Bieterfragen“), um sich die zur Angebotserstellung erforderliche Klarheit zu den ausgeschriebenen Inhalten zu verschaffen.

Lesen Sie im Weiteren, mit welcher Herangehensweise die umfangreiche Koordination und Kommunikation der Bieterfragen vereinfacht werden kann, um mögliche Herausforderungen und Stolpersteine innerhalb dieser Phase zu meistern.


Um die Rückfragen der Bieter professionell aufzunehmen, zu beantworten und zu kommunizieren, hat es sich bewährt, auf ein standardisiertes Q&A-Verfahren zurückzugreifen. Dabei werden die folgenden Schritte durchlaufen:


1. Erfassung der Bieterfragen

2. Einreichung & Annahme der Bieterfragen

3. Beantwortung der Bieterfragen

4. Anpassung der Ausschreibungsdokumente


Diese Herangehensweise gewährleistet, dass alle Bieter, zu jeder Zeit, denselben kommunizierten Informationsstand erhalten. Zudem fließen die final beantworteten Bieterfragen in die Ausschreibungsdokumente mit ein und werden als Vertragsbestandteil mitberücksichtigt.


Wir empfehlen, das Q&A-Verfahren bereits in den Ausschreibungsdokumenten den Bietern ausführlich mit allen Vorgaben und Prämissen zu erläutern.

1. ERFASSUNG DER BIETERFRAGEN


Es hat sich bewährt, bereits mit den Ausschreibungsdokumenten, den Bietern eine entsprechende Anlage zur standardisierten Erfassung der Fragen zur Verfügung zu stellen. In dieser Anlage wird zu jeder Frage der exakte Bezug zur Ausschreibung und deren Anlagen in Form von Angaben zu:


  • Name des Unternehmens (Bieter),

  • Anlage,

  • Dokument,

  • Kapitel und Kapitelbezeichnung,

  • Seite und Zeile


hergestellt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Fragen im selben Umfang und in derselben Form eingereicht werden. Die Fragen können somit einfach und schnell konsolidiert werden und Schwerpunktthemen lassen sich leicht erkennen.

2. EINREICHUNG UND ANNAHME DER BIETERFRAGEN


Die Einreichung und Annahme der Bieterfragen erfolgen innerhalb eines von Ihnen vorgegebenen Zeitraumes. Dieser hängt stark vom Zeitplan des gesamten Ausschreibungsverfahren ab, sollte jedoch, wenn möglich, die Dauer von mindestens drei Kalenderwochen nicht unterschreiten.


Die Annahme der Bieterfragen erfolgt über einen vordefinierten Kommunikationskanal. Aus unserer Erfahrung hat sich dafür ein eigens eingerichtetes E-Mail-Postfach, mit einem für die Ausschreibung sprechenden Namen, bewährt.


Dies hat einen weiteren Vorteil: Sie können, im Vergleich zur Verwendung Ihrer eigenen E-Mail-Adresse, „anonym“ mit den Bietern kommunizieren und vermeiden somit, direkt und persönlich von den Bietern kontaktiert zu werden.