DIE BEDEUTUNG DES KICK-OFFS
Der Begriff des Kick-offs, des Anstoßes, kommt aus dem Sportbereich, speziell vom American Football. Dort beschreibt er einen besonderen Spielzug zu Beginn einer Spielhälfte, nach einem Touchdown oder einem Field Goal. Dabei wird vom Kick-off-Specialist der Ball mit einem weiten Schuss ins Spiel gebracht und in der Regel durch die andere Mannschaft in einem Return soweit wie möglich zurückgetragen. Beim Kick-off sind Besonderheiten zu beachten und es gelten teilweise besondere Strafen. Ziel ist jedoch der Beginn eines Spielzugs.
Auch im Rahmen des Projektmanagements wird ein Kick-off bzw. Kick-off-Workshop als Startschuss für die Umsetzung der Projektidee gesehen. Das Hauptaugenmerk eines Kick-off-Workshops liegt auf der Identifikation aller Beteiligten mit dem Projektziel. Der Kick-off-Specialist wird hier Projektleiter genannt, der in einem weiten Schuss das Projekt umreißt und der Mannschaft, den Projektbeteiligten, die Möglichkeit eines Returns, der Auseinandersetzung mit der Projektkonzeption und -idee, erlaubt.
HAUPTNUTZEN DES KICK-OFFS
Im Kick-off wird allen Projektbeteiligten eine grobe Orientierung zum Projekt gegeben. Das Verständnis der Projektidee und die Motivation der Beteiligten stehen dabei im Mittelpunkt. Zudem sollte der Kick-off dazu dienen, dass das gesamte Team das gemeinsam festgelegte Projektziel versteht und verfolgt.
WANN IST DAS PROJEKT BEREIT FÜR DEN KICK-OFF?
Bevor zu einem Kick-off-Workshop eingeladen wird, sollten das Projektziel und die Grundstruktur des Vorgehens definiert und mit dem Management abgeklärt sein. Nur wenn die Unterstützung des Managements und der Vorgesetzten gewährleistet ist, kann das Projekt glänzen. Jedes Projekt braucht einen klar definierten Auftraggeber oder einflussreichen Schirmherren („Pate“), der sich mit dem Projekt identifiziert. Er besorgt die finanziellen und personellen Mittel für das Projekt und steht diesem auch in schwierigen Projektphasen bei.
Ohne derartige Unterstützung ist ein Projekt meist schon vor dem Start zum Scheitern verurteilt.
Die Mitglieder des Projektteams sollten rechtzeitig vor dem Kick-off benannt, informiert und eingeladen werden. Dazu müssen die direkten Vorgesetzten und eventuell oberen Führungskräfte der Teammitglieder über die wesentlichen Eckpunkte des Projekts informiert sein, diesem zustimmen und ihre Mitarbeiter bereitstellen.
Um nachzuvollziehen, wie ein erfolgreicher Kick-off vorbereitet wird, versetzten Sie sich in die Rolle des Projektleiters.
KICK-OFF VORBEREITUNG
Schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre. Kümmern Sie sich rechtzeitig um geeignete Räumlichkeiten. Manchmal hilft es, eine Distanz zum Tagesgeschäft zu organisieren. Laden Sie die Teilnehmer frühzeitig informell und freundlich ein und bereiten Sie eine Agenda für den Termin vor.
Am eigentlichen Kick-off-Termin helfen Handouts der wichtigsten Präsentationsfolien den Teilnehmern dem Geschehen zu folgen. Überlegen Sie sich, welche zusätzlichen Medien, z. B. Flipcharts, Beamer, Moderatorenkoffer Sie gerne einsetzen möchten. Gehen Sie entkrampft und zuversichtlich die Sache an. Nervosität und Unsicherheit überträgt sich auf das gesamte Meeting.
KICK-OFF ABLAUF
Begrüßen Sie alle Teilnehmer und geben Sie ihnen Gelegenheit sich vorzustellen und ihre Erwartungen darzulegen.
Stehen Sie dem Projekt positiv gegenüber und sehen Sie es als Chance. Ein höflicher Zug ist es, sich für den Projektauftrag zu bedanken.
Unterstreichen Sie die Bedeutung des Projektes, indem Sie Ihren Auftraggeber und dessen Unterstützung darlegen. Die persönliche Teilnahme des Auftraggebers/„Paten“ steigert die Glaubhaftigkeit. Gerade bei schwierigen Projekten ist dies unerlässlich. Klären Sie dies im Vorfeld mit Ihrem Auftraggeber.
In einer Präsentation für den Kick-off sollten die Ziele, die Motivation und der Nutzen des Projektes klar herausgearbeitet sein. Projektphasen mit groben Zeitschienen erhöhen die Transparenz und Verständlichkeit für das beabsichtigte Vorgehen. Die Definition von Teilprojekten oder Arbeitspaketen und Zwischenzielen ermöglichen eine bessere Detailplanung. Klären Sie bereits im Kick-off organisatorische Fragen, wie z. B. Kommunikation, Dokumentation, Regeltermine, Meetingregeln o. ä.
Wichtig ist das Meeting zu protokollieren und umgehend an alle Teilnehmer zur verteilen. Hier ist dann schriftlich festgehalten, falls es Abweichungen bezüglich des Ziels, der Aufgaben, des Vorgehens oder des Ablaufs gibt. Denn am Ende wird ein Projekterfolgt am zu Beginn definierten Ziel gemessen.
TIPPS UND TRICKS
Sprechen Sie die Projektmitglieder frühzeitig an und gewinnen Sie diese für das Projekt. Machen Sie Ihr Projekt zu einem Projekt aller Beteiligten.
Stellen Sie sicher, dass zum Kick-off alle Projektmitglieder anwesend sein können. Fragen Sie dazu im Vorfeld bereits Terminvorschläge ab.
Nutzen Sie die Aufbruchstimmung des Kick-offs und integrieren Sie, falls möglich, eine erste Arbeitssitzung. Planen Sie daher nicht nur ein einstündiges Kick-off-Meeting, sondern einen mehrstündigen Kick-off-Workshop. In diesem Workshop sind alle Projektbeteiligten anwesend, nutzen Sie diese Situation.
Bei sehr großen Projekten kann es sinnvoll sein, den Kick-off-Workshop zweigeteilt durchzuführen. Eine erste Runde, an der Projektleiter, Auftraggeber und Teilprojektleiter teilnehmen und eine zweite größere Runde, zusätzlich für alle Teammitglieder.
DER BEZUG ZUR SERVICE AUSSCHREIBUNG
Die Erarbeitung neuer Ausschreibungsunterlagen erfolgt in vielen Fällen im Rahmen eines Projektes.
Projektbeteiligte sind einerseits Vertreter des Fachbereichs für die Spezifikation der Anforderungen sowie dem fachlichen Input und andererseits Vertreter des Einkaufs für den organisatorischen Ausschreibungsprozess, die finanziellen Rahmenbedingungen und die anschließenden Vertragsverhandlungen.
Machen Sie sich im Vorfeld klar, ob es genügt, ein rein fachliches Projekt aufzusetzen und die fertigen Unterlagen zu übergeben. Dann organisieren Sie einen Kick-off mit den Vertretern des Fachbereichs.
Sollen in dem Projekt auch die Vertreter des Einkaufs eine aktive, gestalterische Rolle übernehmen, dann ist zum Kick-off der Einkauf entsprechend mit einzubinden. Eine wesentliche Aufgabe des Kick-offs besteht hierbei in der Schaffung eines gemeinsamen Verständnisses der Aufgaben.
Denn wie bereits im unserem Fachtipp „Kommunikation als Interessenskonflikt-Manager“ geschildert, ist das „aneinander vorbeireden“ oft zu groß.
FAZIT
Beachten Sie: Bei einem Kick-off ist es wie bei jedem Kennenlernen - der erste Eindruck zählt. Hier sind die ersten Minuten, oft auch die ersten Sekunden, entscheidend. Dort verspielte Sympathien sind nur schwer und unter größten Anstrengungen wiederzugewinnen.
Beim Kick-off werden die Eckpunkte des Projekts festgelegt. An diesen wird am Ende der Erfolg eines Projektes gemessen.
Investieren Sie Zeit in eine gründliche Vorbereitung, sichern Sie sich die Unterstützung des Auftraggebers, schaffen Sie eine angenehme Atmosphäre und freuen Sie sich auf das Vorhaben und Ihre Partner.
ZUR AUTORIN
Dr. Birgit Trukenbrod hat Mathematik studiert und im Anschluss promoviert.
Sie war mehrere Jahre als Referentin im Produktmanagement und Marketing in einem großen Versicherungsunternehmen tätig.
Zudem übte Sie die langjährige Tätigkeit als Dozentin an der Hochschule für Technik und Wirtschaft in Aalen aus.
Seit 2015 ist Dr. Birgit Trukenbrod als Consultant bei der RÖWAPLAN AG angestellt. Sie ist im Geschäftsbereich Beratung tätig und hat Erfahrung im Bereich der Ausschreibung, des Audits, der Servicebeschreibung und des Projektmanagements sowie der Projektleitung vorzuweisen.
