Anders als der Name „Bieterworkshop“ vermuten lässt, handelt es sich bei dieser Art Workshop um eine Veranstaltung, die im Zuge von Ausschreibungen vom Auftraggeber organisiert wird und deren Teilnehmer potenzielle Auftragnehmer (Bieter) sind.
DAS ZIEL
Der Bieterworkshop dient dazu, bei allen interessierten und angefragten Bietern ein einheitliches Verständnis zur Ausschreibung zu schaffen und Unklarheiten aufzulösen. Dazu werden die einzelnen Ausschreibungsdokumente (siehe Fachtipp „Ausschreibungsdokumente“) und der Ausschreibungsablauf erläutert.
Nach dem Bieterworkshop sollten alle Bieter in der Lage sein, ein qualifiziertes Angebot zu erstellen.
Es hat sich gezeigt, dass durch die verbale Erläuterung komplexer Ausschreibungsinhalte oft wesentliche Optimierungen am Angebot erzielt werden konnten. Auch Erläuterungen zu den auszufüllenden Dokumenten, wie beispielsweise Preislisten aus umfangreichen Preismodellen, werden von den Workshopteilnehmern meist dankend angenommen.
DIE VORBEREITUNG
Bereits während der Erstellungsphase der Ausschreibung ist der Bieterworkshop im Zeitplan der Ausschreibung zu berücksichtigen. Dabei sollte genügend Vorlaufzeit für den Anmeldezeitraum und für die Vorbereitung eingeplant werden.
In der Regel werden bei der Veranstaltung folgende Themen durch den Auftraggeber präsentiert:
Die zu beachtenden Rahmenbedingungen rund um das Ausschreibungsverfahren (z. B. die Zeitschiene)
Aufbau und Struktur der Ausschreibung (z. B. das Inhaltsverzeichnis der Leistungsbeschreibung)
ausgeschriebene Leistungsinhalte (z. B. die Servicezeiten)
Hinzu kommt die Möglichkeit, dass die Teilnehmer Fragen stellen können, die, wenn möglich, im Workshop direkt beantwortet, anschließend protokolliert und verteilt werden.
Um all diese Inhalte verständlich transportieren zu können, wird innerhalb der Vorbereitungsphase zum Workshop eine Präsentation erstellt, welche detaillierte Informationen zu den zuvor genannten Themenpunkten enthält. Des Weiteren wird festgelegt, welche Mitarbeiter die Moderation und Protokollierung des Workshops übernehmen und ob weitere Kollegen aus anderen Fachbereichen erforderlich sind, um gegebenenfalls fachspezifische Rückfragen der Bieter beantworten zu können.
Im Regelfall findet der Bieterworkshop in den Räumlichkeiten des Auftraggebers statt. Bei der Auswahl der Räumlichkeit ist die Anzahl der angemeldeten Bieter zu berücksichtigen und auf eine sinnvolle Bestuhlung zu achten. Neben ausreichenden Sitzplätzen freuen sich die Teilnehmer sicher auch über Getränke, Kaffee und einen kleinen Snack.
Eine Einladung zum Bieterworkshop wird an alle interessierten Bieter nach Veröffentlichung der Ausschreibung gesendet. Diese enthält Informationen, die wir auch sonst von Einladungen kennen:
Anlass
Titel des Ausschreibungsverfahrens
Datum und Uhrzeit
Dauer der Veranstaltung
Veranstaltungsort
Teilnehmerkreis
Anmeldungsformalitäten
Termin zur Teilnahmebestätigung
Anfahrtsweg
Parkmöglichkeiten
usw.
Ebenfalls werden weitere wichtige Informationen, wie z. B. das notwendige Anmelden an einem Empfang oder Pforte beim Eintreffen, in der Einladung mitgeteilt. Die Rückmeldung zur Anmeldung sollte durch die Bieter an eine zentrale Stelle und über einen vorher definierten Kommunikationsweg erfolgen. Möglichkeiten hierfür sind zum Beispiel:
E-Mail-Postfach oder
Telefonische Anmeldung
DIE NACHBEARBEITUNG
Im Nachgang an den Bieterworkshop erhalten alle am Ausschreibungsverfahren beteiligten Bieter, also auch Bieter, die nicht am Workshop teilnehmen konnten, ein ausführliches Protokoll zum Bieterworkshop.
Dieses Protokoll enthält alle im Workshop gestellten Fragen der Bieter und ist meist ein Teil der „Bieterfragenliste“. Mehr Informationen zur „Bieterfragenliste“ finden Sie in unserem Fachtipp „Das Q&A Verfahren“.
FAZIT
Auch wenn die Organisation und Vorbereitung eines Bieterworkshops einen gewissen Aufwand bedeutet, sollte dieser bei größerem Ausschreibungsvolumen eingeplant werden. Er kann unter anderem folgende Mehrwerte liefern:
Angebotslücken werden geschlossen
Preise und Inhalte der Angebote verschiedener Bieter gleichen sich an und werden vergleichbarer
Angefragte Leistung wird für den Bieter greifbarer und besser bepreisbar
Widersprüchliche Beschreibungen können vor Vertragsbeginn beseitigt werden
Setzen Sie von Anfang an auf einen partnerschaftlichen, offenen Umgang mit den potenziellen Dienstleistern und helfen Sie ihnen beim Verstehen Ihres Service. Es wird sich für Sie langfristig lohnen.
ZUR AUTORIN
Lisa Dolderer ist geprüfte Wirtschaftsfachwirtin und seit mehreren Jahren Consultant bei der RÖWAPLAN AG.
Sie ist in der Beratung sowie im Projektgeschäft tätig und hat schon viele Ausschreibungsverfahren erfolgreich begleitet.
