Unser Fachwissenblog

Themen aus Ihrem Bereich

Fachwissen von Fachleuten für Fachleute

  • RÖWAPLAN AG

Bieterangebote vergleichbar machen - vor der Ausschreibung und beim Erhalt der Angebote

Aktualisiert: 20. Nov 2020

Autorin: Lisa Dolderer


MAN KANN ÄPFEL NICHT MIT BIRNEN VERGLEICHEN


Wir Deutschen lieben Redewendungen: "Man kann Äpfel nicht mit Birnen vergleichen"

hat sicher jeder schon gehört und auch selbst schon verwendet, um jemandem mitzuteilen, dass nur Gleiches mit Gleichem vergleichbar ist.


Wie mit den Äpfeln und Birnen verhält es sich auch mit den Angeboten unterschiedlicher Bieter, die geprüft und bewertet werden sollen. Nicht jedes Bieterunternehmen hat dieselben Ansprüche an sein Angebot bezüglich Form und Inhalt. Welche Möglichkeiten gibt es also, um sicherzustellen, Angebote verschiedener Unternehmen innerhalb der Bewertung gegenüberstellen zu können?

AUF DEN INHALT KOMMT ES AN


Schon bei der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen muss mitdefiniert werden, welche Anforderungen es an den Inhalt und an die Form des zu erstellenden Angebotes gibt. Dadurch erhält man im Nachgang größtmögliche transparente und präzise Angebote:


1. Was wollen wir vom Bieter wissen?

  • Bspw. Unternehmensauskünfte, Referenzen, Liefertreue (Redundanzen)

2. Wie soll das Angebot aussehen?

  • Bspw. Form- und Strukturvorgaben, Umfang, kostenlose Erstellung, Gültigkeit

3. Was ist in das Angebot aufzunehmen?

  • Bspw. detaillierte Leistungsbeschreibung, Konzepte, Pläne, Visualisierungen

4. Welche Unterlagen sind grundsätzlich mit dem Angebot einzureichen?

  • Bspw. Management Summary, Zertifizierungen


Über vordefinierte Standards, welche den Bietern vorgegeben werden, wird eine einheitliche Basis zur Gegenüberstellung der Angebote ermöglicht.


Eines darf jedoch nicht außer Acht gelassen werden: Nicht nur auf den Inhalt der Angebote kommt es an. Nur wenn der zu erbringende Leistungsinhalt in den Ausschreibungsdokumenten ganz genau und unmissverständlich beschrieben ist, hat der Bieter die Möglichkeit, ein qualifiziertes Angebot zu erstellen.


Sind die Leistungsinhalte schwammig beschrieben, wird der Bieter kein fähiges Angebot mit seriösen Preisabgaben erstellen können und man hält lediglich Hochglanz-Marketing-Mittel in den Händen. Diese sehen zwar meistens großartig aus, aber das war es dann auch schon.

ES IST NICHT ALLES GOLD WAS GLÄNZT


Mogelpackungen findet man zur Genüge in Supermärkten: Es wird suggeriert, ein vermeintlich günstigeres Produkt in den Händen zu halten, bis man dann feststellt, dass die Nachbarpackung zwar etwas mehr kostet, aber dafür auch mehr Inhalt im Einkaufswagen landet.


Die Lösung für den Angebotsvergleich: Ausschlüsse zur Ausschreibung.


Sollten Anforderungen nicht gewährleistet sein und seitens des Bieters teilweise oder sogar ganz ausgeschlossen werden, hat er dazu in der standardisierten Ausschlussliste, die sich in der Anlage zu den Ausschreibungsdokumenten wiederfindet, schriftlich und eindeutig erkennbar darauf hinzuweisen. Ziel vor dem Preisvergleich ist es, gravierenden Ausschlüssen zu den Leistungsinhalten zu widersprechen und ggf. dadurch bereits Bieter vom weiteren Ausschreibungsverfahren auszuschließen. Ebenso besteht die Möglichkeit, Leistungsminderungen, die akzeptabel sind, auch an andere Bieter zu kommunizieren, um ein einheitliches Leistungsniveau zu erlangen.


Ausschlüsse, die nicht in dieser Anlage, sondern textuell im Angebot eingereicht werden, haben keine Gültigkeit – in diesem Fall wird die vollumfängliche Erfüllung der geforderten Leistungsinhalte unterstellt.


Was wir alle nicht haben - ist Zeit. Zeit, um sich durch unüberschaubare Angebote zu quälen, um sich am Ende dann erst zu fragen, worum es sich eigentlich genau bei dem angebotenen Leistungsumfang handelt.

IM EINKAUF LIEGT DER GEWINN


Die vorzitierte Weisheit wird auch Sie als Einkäufer im täglichen Business begleiten. Um auch die zu erwartenden Preisabgaben der Bieter im späteren Verlauf gegenüberstellen zu können, ist mit der Erstellung der Ausschreibungsunterlagen gleichzeitig ein dazu passendes Preismodell mit einem Preisblatt zu definieren.


Im Preismodell werden folgende Parameter festgelegt:

  • welche Leistungen werden über welche Preispositionen vergütet

  • wie lauten die generellen Zahlungskonditionen

  • Abrechnung nach Stück, Zeit oder pauschal

  • Preisstaffellungen

  • Möglichkeit weiterer Leistungsangebote


Die Darstellung des Preismodells erfolgt in einem vordefinierten Preisblatt, in welches der Bieter seine Angebotspreise strukturiert eintragen kann.


So werden willkürliche Preisabgaben vermieden, bei denen der Bieter selbst entscheiden kann, wie er die angebotenen Leistungen bepreisen will. Denn wie der Volksmund bereits weiß: "Man kann Äpfel nicht mit Birnen vergleichen".

BIETERRÜCKFRAGEN


Nach Veröffentlichung der Ausschreibungsunterlagen beginnen die angefragten Bieter die bereitgestellten Dokumente zu sichten. In dieser Phase stellen die Bieter erfahrungsgemäß viele Rückfragen zum Leistungsinhalt (im Folgenden „Bieterfragen“), um sich die zur Angebotserstellung erforderliche Klarheit zu den ausgeschriebenen Inhalten zu verschaffen.

Lesen Sie im Weiteren, mit welcher Herangehensweise die umfangreiche Koordination und Kommunikation der Bieterfragen vereinfacht werden kann, um mögliche Herausforderungen und Stolpersteine innerhalb dieser Phase zu meistern.


Um die Rückfragen der Bieter professionell aufzunehmen, zu beantworten und zu kommunizieren, hat es sich bewährt, auf ein standardisiertes Q&A-Verfahren zurückzugreifen. Dabei werden die folgenden Schritte durchlaufen:


1. Erfassung der Bieterfragen

2. Einreichung & Annahme der Bieterfragen

3. Beantwortung der Bieterfragen

4. Anpassung der Ausschreibungsdokumente


Diese Herangehensweise gewährleistet, dass alle Bieter, zu jeder Zeit, denselben kommunizierten Informationsstand erhalten. Zudem fließen die final beantworteten Bieterfragen in die Ausschreibungsdokumente mit ein und werden als Vertragsbestandteil mitberücksichtigt.


Wir empfehlen, das Q&A-Verfahren bereits in den Ausschreibungsdokumenten den Bietern ausführlich mit allen Vorgaben und Prämissen zu erläutern.

1. ERFASSUNG DER BIETERFRAGEN


Es hat sich bewährt, bereits mit den Ausschreibungsdokumenten, den Bietern eine entsprechende Anlage zur standardisierten Erfassung der Fragen zur Verfügung zu stellen. In dieser Anlage wird zu jeder Frage der exakte Bezug zur Ausschreibung und deren Anlagen in Form von Angaben zu:


  • Name des Unternehmens (Bieter),

  • Anlage,

  • Dokument,

  • Kapitel und Kapitelbezeichnung,

  • Seite und Zeile


hergestellt. Dadurch wird sichergestellt, dass alle Fragen im selben Umfang und in derselben Form eingereicht werden. Die Fragen können somit einfach und schnell konsolidiert werden und Schwerpunktthemen lassen sich leicht erkennen.

2. EINREICHUNG UND ANNAHME DER BIETERFRAGEN


Die Einreichung und Annahme der Bieterfragen erfolgt innerhalb eines von Ihnen vorgegebenen Zeitraumes. Dieser hängt stark vom Zeitplan des gesamten Ausschreibungsverfahrens ab, sollte jedoch, wenn möglich, die Dauer von mindestens drei Kalenderwochen nicht unterschreiten.


Die Annahme der Bieterfragen erfolgt über einen vordefinierten Kommunikationskanal. Aus unserer Erfahrung hat sich dafür ein eigens eingerichtetes E-Mail-Postfach, mit einem für die Ausschreibung sprechenden Namen, bewährt.


Dies hat einen weiteren Vorteil: Sie können, im Vergleich zur Verwendung Ihrer eigenen E-Mail-Adresse, „anonym“ mit den Bietern kommunizieren und vermeiden somit, direkt und persönlich von den Bietern kontaktiert zu werden.


Durch ein separates Postfach kann durch den zukünftigen Auftraggeber jede Kommunikation nachvollzogen werden und es finden keine unabsichtlichen Nebenabreden statt. Ein wichtiger Aspekt, um im Ausschreibungsverfahren formal exakt und nicht angreifbar zu werden (Compliance).


Vorgabe für die Bieter ist es, nur Fragen innerhalb des definierten Zeitraumes zu stellen und ordnungsgemäß einzureichen, ansonsten werden die Fragen nicht akzeptiert und beantwortet.

3. BEANTWORTUNG DER BIETERFRAGEN


Die eingegangenen Fragen werden konsolidiert und durch Experten des jeweils befragten Themengebietes beantwortet. Alle Fragen werden im Anschluss anonymisiert und mit den entsprechenden Antworten allen Bietern zur Verfügung gestellt - auch denjenigen Bietern, die keine Frage(n) eingereicht haben. Damit wird ein einheitlicher Informationsstand bei allen Bietern sichergestellt. Dieser Vorgang kann sich beliebig oft, innerhalb des Q&A-Verfahrens, wiederholen.

4. ANPASSUNG DER DOKUMENTE


Durch die Bieterfragen können widersprüchliche oder unzulänglich beschriebene Leistungsinhalte aufgedeckt werden, die trotz sorgfältiger Erstellung der Ausschreibungsdokumente entstanden sein können.


Betroffene Dokumente der Ausschreibung werden daher, entsprechend der Antworten der Bieterfragen, angepasst und bilden somit später mit die Vertragsgrundlage. Unter diesem Aspekt ist auf eine genaue Einhaltung des Q&A-Verfahrens zu achten.

QUALITATIVE ANGEBOTE


Bieter, die sich aktiv am Ausschreibungsverfahren beteiligen und Rückfragen zu den Dokumenten stellen, zeigen ihre Interessen und können dadurch zielgerichtete und qualitativ hochwertige Angebote erstellen. Mögliche Defizite in den Ausschreibungsunterlagen können aufgedeckt und berichtigt werden.


Behalten Sie im Hinterkopf, dass Fragen, die innerhalb des Q&A-Verfahrens geklärt werden können, spätere Diskussionen und Konflikte nach einer Vergabe vermeiden und Sie bei Sichtung der Rückfragen bereits ein erstes Gefühl dafür bekommen, ob der Bieter die Leistungsinhalte verstanden hat.


Im Rahmen der öffentlichen Ausschreibungen kann ein fehlerhafter Umgang mit Bieterfragen sogar eine Rückversetzung des Vergabeverfahrens in den Bekanntmachungsstand nach sich ziehen und eine, im schlechtesten Fall, bereits durchgeführte Vergabe anfechtbar machen.

DER BIETERWORKSHOP

Anders als der Name „Bieterworkshop“ vermuten lässt, handelt es sich bei dieser Art Workshop um eine Veranstaltung, die im Zuge von Ausschreibungen vom Auftraggeber organisiert wird und deren Teilnehmer potenzielle Auftragnehmer (Bieter) sind.

DAS ZIEL


Der Bieterworkshop dient dazu, bei allen interessierten und angefragten Bietern ein einheitliches Verständnis zur Ausschreibung zu schaffen und Unklarheiten aufzulösen. Dazu werden die einzelnen Ausschreibungsdokumente (siehe Fachtipp „Ausschreibungsdokumente“) und der Ausschreibungsablauf erläutert.


Nach dem Bieterworkshop sollten alle Bieter in der Lage sein, ein qualifiziertes Angebot zu erstellen.


Es hat sich gezeigt, dass durch die verbale Erläuterung komplexer Ausschreibungsinhalte oft wesentliche Optimierungen am Angebot erzielt werden konnten. Auch Erläuterungen zu den auszufüllenden Dokumenten, wie beispielsweise Preislisten aus umfangreichen Preismodellen, werden von den Workshop-Teilnehmern meist dankend angenommen.

DIE VORBEREITUNG


Bereits während der Erstellungsphase der Ausschreibung ist der Bieterworkshop im Zeitplan der Ausschreibung zu berücksichtigen. Dabei sollte genügend Vorlaufzeit für den Anmeldezeitraum und für die Vorbereitung eingeplant werden.


In der Regel werden bei der Veranstaltung folgende Themen durch den Auftraggeber präsentiert:


  • Die zu beachtenden Rahmenbedingungen rund um das Ausschreibungsverfahren (z. B. die Zeitschiene)

  • Aufbau und Struktur der Ausschreibung (z. B. das Inhaltsverzeichnis der Leistungsbeschreibung)

  • ausgeschriebene Leistungsinhalte (z. B. die Servicezeiten)


Hinzu kommt die Möglichkeit, dass die Teilnehmer Fragen stellen können, die, wenn möglich, im Workshop direkt beantwortet, anschließend protokolliert und verteilt werden.


Um all diese