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Die Bewertung von Angeboten - eine clevere Methode

Aktualisiert: 16. Nov 2020

Autorin: Lisa Dolderer


Endlich! Innerhalb der letzten Monate wurden von einer Vielzahl an Mitarbeitern viel Mühe und Zeit investiert, eine umfassende Ausschreibung zu erstellen, um diese dann am Markt zu veröffentlichen. Die ersten offenen Fragen der Bieter trudelten ein und wurden von Ihnen und Ihren Kollegen beantwortet. Im Idealfall gab es bereits einen Bieterworkshop, bei welchem die Ausschreibungsunterlagen im Detail allen Bietern vorgestellt wurden, um diesen ein einheitliches Verständnis zum Leistungsumfang und Ausschreibungsverfahren zu vermitteln. Konnten Sie soweit alles mit „Ja“ beantworten? Dann geht es weiter mit der Vorbereitung und Durchführung der Bewertung der eingehenden Angebote. Um bei der Bewertung von Angeboten strukturiert vorzugehen (und vor allem bei einer größeren Anzahl an Angeboten den Überblick nicht zu verlieren), greifen wir in unseren Projekten auf unsere bewährte und auf Herz und Nieren geprüfte Bewertungsmatrix zurück. Aber starten wir am Anfang.

DIE PRÜFER


Bei der Festlegung des Prüferkreises für die Angebote sollten Mitarbeiter der Fachabteilung, des Managements und des Einkaufes eingebunden werden, die auch schon als Inputgeber bei der Erstellung der Ausschreibungsdokumente mitwirkten. Es ist nicht immer erforderlich, dass alle Prüfer alle Kriterien (vgl. Fachtipp „Vergleichbare Angebote“) bewerten. Die Kriterien können, je nach Fachgebiet und Expertise der Prüfer, auf diese aufgeteilt werden.

Die Anzahl der Prüfer ist so festzulegen, dass nach der Auswertung der Bewertung eine repräsentative Aussage getroffen werden kann.


Grundsätzlich ist die Prüfung der Angebote objektiv durchzuführen. Sind Angebote von Bietern zu bewerten, die in Ihrem Hause bereits durch Vorprojekte bekannt sind, sollten sich dennoch alle Prüfer bemühen, die Angebote unvoreingenommen zu bewerten.

Könnte bei einem Prüfer ein Interessenkonflikt bei der Bewertung entstehen, sollte bereits vor der Prüfung eine gemeinsame Lösung gefunden werden. Dieser Punkt sollte aktiv im Prüferkreis angesprochen werden.

DIE KRITERIEN


Wir empfehlen unseren Kunden, grundsätzlich fachliche und formale Bewertungskriterien zu trennen. Die formale Bewertung dient unter anderem der Überprüfung der abgegebenen Unterlagen auf Vollständigkeit und der in den Ausschreibungsunterlagen geforderten Angaben zur anbietenden Firma.


Formale Bewertungskriterien können unter anderem sein:

  • Wurde das Angebot fristgerecht und vollständig abgegeben?

  • Enthält das Angebot Angaben zu den geforderten Anforderungen (bspw. Angebotsumfang, Gültigkeit des Angebots, Sprachregelung etc.)?

  • Wurden alle geforderten Unterlagen dem Angebot beigefügt und, wenn erforderlich, unterschrieben und akzeptiert (bspw. Geheimhaltungsverpflichtung, Akzeptanz der Rahmenbedingungen)?


Formale Kriterien sind, wenn erfüllt, mit „Ja“ und bei nicht erfüllt mit „Nein“ zu bewerten und können auch von Kollegen ohne tiefer gehendes Fachwissen geprüft werden.

Es empfiehlt sich, die formale Prüfung vor der fachlichen Prüfung durchzuführen, um im Bedarfsfall fehlende Unterlagen oder Angaben bei den Bietern nachzufordern.


Die fachliche Prüfung ist an dieser Stelle anspruchsvoller. Sie stellt neben der formalen Bewertung einen entscheidenden Meilenstein innerhalb des Ausschreibungsverlaufs dar, denn es ergibt sich Ihnen die Chance, die Fähigkeiten und Motivationen der Unternehmen, die einen im Idealfall als Partner in den nächsten Jahren begleiten, genauer zu betrachten.


Fachliche Bewertungskriterien können unter anderem sein:

  • Bewertung des beschriebenen Lösungsansatzes und der Umsetzung/der Herangehensweise des Bieters.

  • Bewertung der Erfahrung/ des technischen Know-hows des Bieters hinsichtlich der Anforderungen der Ausschreibung, z. B. zu Datenbanken, Applikationen,

  • IT-Architektur usw.

  • Bewertung der eingereichten Referenzen des Bieters, z. B. Ist die Referenz mit dem Leistungsumfang der Ausschreibung vergleichbar?