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Wartungspläne richtig dimensionieren. Oder warum es mit Excel nicht funktionieren kann.

Autor: Heiko Rössel


Wartungspläne sind das Herzstück der gut organisierten Wartung. Sie umfassen üblicherweise alle geplanten Tätigkeiten in der Instandhaltung. Damit ein Wartungsplan richtig funktioniert, müssen viele Dimensionen und Bezüge zusammen passen


Lernen Sie die sechs Dimensionen von Wartungsplänen und deren Bezüge kennen und erfahren Sie, was Prozesse mit dem Wartungsplan zu tun haben.


Wartungspläne sind oft mit Hilfe von Excel abgebildet, aber keine dieser Tabellen sind perfekt. Erfahren Sie warum Excel nicht die Lösung für Wartungspläne sein kann und lernen Sie eine Alternative kennen.

DEFINITION WARTUNGSPLAN


Den einen Wartungsplan gibt es also nicht. Betrachten wir daher zunächst die Dinge, die unter einem Wartungsplan verstanden werden könnten:

  • Ein Wartungsplan kann der Bezug zwischen den zu wartenden Objekten und den Intervallen der Wartung sein. Das Objekt ist beispielsweise eine Maschine - der Intervall gibt an, dass halbjährlich eine Wartung durchzuführen ist.

  • Der Wartungsplan kann aber auch eine Relation zwischen Objekten und dazugehörenden Aufgaben sein. Wenn das Objekt die Maschine ist, dann ist beschrieben, was an welcher Maschine zu tun ist.

  • Ein Wartungsplan kann aber auch der Bezug zwischen den Aufgaben und den Personen sein, die diese Aufgaben durchführen.

  • Eine andere Variante des Wartungsplans ist eine Aufstellung der Personen, die grundsätzlich Wartungen durchführen können und den notwendigen und / oder vorhandenen Skills, Fertigkeiten und Fähigkeiten, Zertifikaten und Zulassungen, die benötigt werden.

Diese Aufstellung ließe sich fortsetzen. Jede Menge Begriffsrelationen und dazu passende Tabellen werden im Internet gefunden, wenn nach „Wartungsplan“ gesucht wird.


Bereits an dieser Stelle wird deutlich, dass all diese Dinge miteinander zu tun haben. Wartungspläne benötigen mehr als zwei Dimensionen. Kommt eine dritte, vierte oder fünfte Dimension hinzu, stößt aber die Vorstellungskraft des Einzelnen und auch Excel als oft eingesetztes „Tool“ an seine Grenzen. In Excel werden dann Subzeilen und Subspalten,

Makros und andere kunstvolle Konstrukte gebildet, um die Problematik der Komplexität noch zu lösen. Dennoch übersteigt dies bald die Möglichkeit einer Tabellenkalkulation und die komplexen Funktionen kann kaum noch jemand bedienen.


Um dieses Problem zu lösen, ist eine systematische Betrachtung von Wartungsplänen mit allen Dimensionen erforderlich. Wir haben eine Analyse dazu durchgeführt und als Ergebnis folgende Dimensionen herausgearbeitet:

  • Objekte

  • Aufgaben

  • Mittel

  • Zeit

  • Personen

  • Wissen


OBJEKTE


Die Objekte im Wartungsplan sind die Anlagen, Systeme und Komponenten, die einer Wartung bedürfen. Die Aufstellung dieser Objekte hat bereits eine eigene Komplexität und ist meistens keine „einfache Liste“. Oftmals sind die Objekte gruppiert. Unter der Überschrift

Maschinen finden sich beispielsweise Dreh-, Schleif- und Fräsmaschinen. Die einzelne Maschine ist dann wiederum diesen Überschriften zugeordnet. So ergeben sich oft komplexe Gruppierungsstrukturen, die aber im jeweiligen Fall für die Wartung sinnvoll und notwendig sind.


Die Verwaltung der Wartungsobjekte muss zudem häufig mit dem Asset Management, der Anlagenverwaltung des Unternehmens, synchronisiert sein. Da die Objekte häufig teure Wirtschaftsgüter sind, sind sie bereits in irgendeiner Datenbank gespeichert, um dort beispielsweise Abschreibungen und finanzielle Implikationen zu berechnen. Diese Liste kann für Wartungszwecke verwendet werden. Doppelte Datenhaltungen sind dabei zu vermeiden.


Trotz alledem muss die Gruppierung dieser Objekte auf die Aufgabenstellung der Wartung bzw. Instandhaltung passen. Oftmals sind die anlagenspezifischen Gruppierungen nicht gleich den Gruppierungen, die für die Wartung sinnvoll und notwendig sind. Die Gruppen müssen für die Wartung geändert oder ergänzt werden.


Zusätzlich sind Cluster zu bilden:

Die Objekte, d. h. die Maschinen, Anlagen, Teile und Komponenten müssen zu virtuellen Clustern zusammengefasst werden können. Oft sind für die Planung von Wartungen mehrere Cluster (z. B. Ort, Verantwortliche, Funktionen, Hersteller) nötig, die gleichzeitig für ein

Objekt zu definieren und zu pflegen sind.


Letztendlich kommen weitere Attribute dazu, welche die Objekte ergänzen und spezifizieren. Wir möchten hier keine vollständige Aufstellung der möglichen Attribute geben, mindestens gehören aber dazu:

  • der Aufstellort bzw. der Lokation der Objekte

  • das Intervall der Reinigung bzw. Wartung

  • Aufgaben und Arbeitsschritte im Zuge der Wartung

  • die geplante Dauer der Reinigung bzw. Wartung

Einige Attribute werden nicht zwingend für den Wartungsplan benötigt, werden aber in diesem erfasst, um eine gute Dokumentation der Objekte an einer Stelle zu erreichen.

AUFGABEN


Die zweite Dimension von Wartungsplänen sind Aufgaben, die im Zuge der Wartung zu erledigen sind. Aufgaben, die direkt zum Objekt gehören, werden oft fix dem Objekt zugeordnet. Das ist aber nicht unbedingt der eleganteste Weg. Besser wäre es, die Aufgaben unabhängig der Objekte zu definieren und zu pflegen. Erst dann sollten die definierten

Aufgaben den Objekten oder besser der Objektgruppen zugewiesen werden.


Wird beispielsweise erst in einer Aufgabe definiert, wie die komplette Reinigung einer Maschinen- und / oder Anlagengruppe zu erfolgen hat, kann diese Aufgabe dann auf die unterschiedlichen Objekte dieser Gruppe, d. h. den einzelnen Maschinen und Anlagen, zugeordnet werden. Alle Maschinen „erben“ dann die Aufgabe der Gruppe. Spezielle Modifi-

kationen für einzelne Maschinen können dann vorgenommen werden.


Ein solcher von den Objekten unabhängiger Aufgabenkatalog kann eine eigene Systematik haben und erst später mit den Anlagen und Systemen, d. h. mit den Objekten, verknüpft werden.


Auch die Aufgabe selbst hat neben ihrer inhaltlichen Beschreibung, weitere mögliche Attribute. Hierzu gehören beispielsweise:

  • die notwendigen Hilfsmittel ggf. Dokumentationen und Anleitungen

  • die Definition von notwendigen Fertigkeiten und Fähigkeiten zur Erledigung der Aufgabe

  • Vorgabe von Dauer und / oder Euro-Beträgen für die Erledigung

  • weitere

Auch diese Auswahl ist nur ein kurzer Überblick. Zahlreiche weitere Attribute können die Spezifikation von Aufgaben ergänzen. Auch die Aufgaben können wiederum in Gruppen sortiert werden und damit eine Struktur mit Aufgabengruppen oder Clustern erhalten.

Schon hier wird deutlich: Eine trennscharfe Abgrenzung der Dimension „Objekte“ und „Aufgaben“ ist nicht möglich. Je nach Fall werden Attribute da oder dort zugeordnet. Beides kann richtig, oder falsch sein, wichtig ist nur: Keine für die Wartung nötige Information und kein nötiges Attribut darf im Wartungsplan fehlen!


MITTEL


Die Dimension Mittel sind Werkzeuge, Hilfsmittel, Verbrauchsmittel, aber auch Fahrzeuge, Hebebühnen und Messgeräte, die benötigt werden, um die Aufgaben zu lösen. Zu den Mitteln gehören auch Ersatzteile und Verschleißteile, sodass eine „Mittelverwaltung“ nötig sein kann. Damit haben auch die Mittel eine eigene Struktur zur Gruppierung und Clusterung. Die Mittel sind dann den Aufgaben zugeordnet.


Aufgrund der Bedeutung und der Limitiertheit der Mittel ist oft eine separate Erfassung und Zuordnung zu den Aufgaben besser, als die Mittel direkt als Attribut der Aufgabe zu führen.

ZEIT


Eine weitere Dimension ist die Zeit. Die Zeit besteht aus Start- und Endtermin und / oder der Dauer einer Aufgabe. Ob Start-/Endtermine und / oder Dauer gesetzt werden, hängt von der jeweiligen Aufgabe und deren Definition ab. Die Dimension Zeit ist zunächst fest mit dem Objekt verbunden. Das Objekt „gibt vor“ wie oft und wie lange es gewartet werden muss. Daraus lassen sich dann Plantermine für die Aufgabe errechnen.


Die Zeit verknüpft die Aufgabe, die wiederum mit dem Objekt verbunden ist, mit der Person, die diese durchführt. Dieser Satz ist etwas kompliziert: Zunächst wurde die Aufgabe mit dem Objekt verknüpft. Im Objekt ist angegeben, wann eine Wartung durchzuführen ist und wie lange diese dauern darf. Die mit der Aufgabe verknüpften Zeitattribute des Objektes werden nun mit der Person korreliert, die die Aufgabe durchführt. Im Ergebnis entsteht eine Handlungsanweisung, die nicht nur beschreibt was zu tun ist, sondern auch, wann es zu tun ist und wie lange die Aufgabe dauern darf.

PERSON


Bei der Dimension Person ist es zunächst unrelevant, ob die „natürliche Person“ ein interner Wartungstechniker oder eine extern eingekaufte Ressource ist.


Personen sind diejenigen, die Aufgaben im Zuge von Wartungen durchführen. Die Aufgaben beziehen sich aber nicht nur auf die eigentliche Wartung, sondern auch auf Tätigkeiten die vorbereitend und im Nachgang nötig sind.


Die Personen haben mindestens das Attribut „Verfügbarkeit“. Dieses Attribut ist ein „Verbinder“ der Personen mit den Aufgaben. Aber auch ein zweiter „Verbinder“ ist nötig, das „Wissen“. Es muss geprüft werden, ob die Person, welche die Aufgabe zum entsprechenden Termin durchführen soll, zu diesem Termin Zeit hat.


Wenn diese Bedingungen gegeben sind, ist ein Aspekt für eine Zusammenführung von Person und Aufgabe gegeben.

WISSEN


Die Dimension Wissen ist ein Attribut der Aufgabe und der Person. Da sie beiden Dimensionen zugeordnet ist, kann sie ähnlich der Dimension Zeit ausgeklammert werden.


Nötiges Wissen wird bei der Aufgabe definiert und gibt an, welche Fertigkeiten und / oder Fähigkeiten (z. B. Ausbildung oder Zertifikate) nötig sind, um die Aufgabe zu erfüllen.


Wissen ist aber auch ein Attribut der Person. Die Attribute sollten denen der Aufgabe entsprechen oder an dritter Stelle definiert und zugeordnet werden. Es besteht damit die Möglichkeit, dass Personen und Aufgaben über das Attribut Wissen verbunden werden.


„Verfügbarkeit“ und „Wissen“ sind damit die beiden Verbindungsstücke zwischen Aufgabe und Personen.

PROZESSE


Im Ergebnis sind

  • die Objekte mit ihren Aufgaben

  • die Aufgaben mit ihren Zeitkalkulationen, dem Wissen und den Mitteln und

  • die Personen mit den Aufgaben verbunden.

Damit ist der Wartungsplan aber noch lange nicht funktionsfähig. Eine wesentliche Komponente wurde noch nicht berücksichtigt:


Die Veränderungsdynamik, repräsentiert durch die Prozesse.


Die Wartungen oder Reinigungen werden in Korrelation zwischen Objekt und Aufgabe irgendwann fällig. Das kann „berechnet werden“ und erfolgt automatisch. Dann müssen die Wartungsaufgaben einer Person zugewiesen und disponiert werden. Die Person erhält die Aufgabe und führt diese durch. Sie ist für die Umsetzung zuständig. Irgendwann ist die Wartungsaufgabe abgeschlossen. Sie muss geprüft, abgenommen und dokumentiert werden. Dann muss sie zum nächsten notwendigen Termin wieder neu disponiert werden. Alles beginnt von vorne.


Wartungen sind Lifecycle-Aufgaben, sie sind nie zu Ende.


Prozesse „laufen“ durch den Wartungsplan und verändern diesen täglich, vielleicht minütlich. Die Lösung dieses Problems sind mit dem Wartungsplan verknüpfte Prozesse.


Zunächst ist zu überlegen wer, wann, wie, was und wo am Wartungsplan einträgt, ausliest oder verändert. Das ist in einem Prozessplan zu visualisieren.


Bei dieser Gelegenheit wird auffallen, dass für die Prozesse unterschiedliche Rollen erforderlich sind. Wartungen sind keine „einfachen Prozesse“, sondern sie haben bereits eine gewisse Komplexität. Die Aufgabenerledigung des Einen, ist der Startpunkt der Aufgabenübernahme des Anderen.


Auch Verzweigungen im Prozessplan sind die Regel. Der Wartungsprozess ist nicht linear. Eine Wartungsaufgabe kann z. B. ohne oder mit Mängeln abgeschlossen werden, der Prozess muss diese Dynamik abbilden können. Wurde sie ohne Mängel abgeschlossen, ist die Wartungsaufgabe zu Ende, sind Mängel vorhanden, sind diese später zu beseitigen - der Prozess geht weiter.


So gibt es viele Rollen, viele Arbeitsschritte und viele Verzweigungen in einem vollständigen Prozess für die Instandhaltung, die Wartung, die Reinigung und die Inspektion. Die Prozesse müssen definiert und visualisiert werden, um sie transparent vor Augen zu haben. Lesen Sie hierzu mehr in unseren Fachbeiträgen „Typische Prozesse einer Instandhaltung“ und „Die Bedeutung von Instandhaltungsprozessen“.


Dann sind die im Prozess notwendigen Attribute des Wartungsplans mit den relevanten Prozessschritten zu verknüpfen. Es ist zu definieren welcher Prozessschritt welche Daten benötigt, verändert oder erzeugt. Genau diese Daten sind dem Prozessschritt dann zuzuordnen. Der Prozessschritt ist wie ein Filter auf das Datenmodell.


Wenn im Prozessplan z. B. die Disponierung (Zuordnung der Aufgabe mit der Person) erfolgt, sind genau die dazu nötigen Attribute aus der Datenbank anzuzeigen. Der Disponent muss wissen, welche Aufgabe wann zu erledigen ist und gleichzeitig muss er wissen, welche Person mit welchem Know-how zur Verfügung steht. Dann kann er diese beiden Dimensionen des Wartungsplans miteinander verknüpfen.


Fassen wir zusammen:

Wenn der Wartungsplan richtig funktionieren soll, sind die Prozesse, die den Wartungsplan initialisieren, verändern und manipulieren, vollständig zu berücksichtigen.


Das Datenbankmodell des vollständigen Wartungsplans, welches alle Dimensionen, die aufgeworfen wurden, berücksichtigt, ist der eine Teil. Der andere Teil sind die Prozesse, die gestartet, durchgeführt und beendet werden und letztendlich den Lifecycle der Wartung ausmachten.


Nur wenn diese beiden Kategorien Berücksichtigung finden, kann eine Wartung effizient erfolgen.

DAS RICHTIGE TOOL


Nun ist die Wirkkette vom Objekt, welches einer Wartung, Inspektion oder Reinigung zu unterziehen ist, bis zur Erledigung und Dokumentation der Aufgaben vollständig.


Bestimmt werden Sie den Ausführungen zustimmen - genau diese Überlegungen sind tatsächlich bei der Planung einer Wartung, d. h. bei einer Wartungsplanung, zu berücksichtigen.


Höchstwahrscheinlich sind Sie der gleichen Meinung, dass dies in Excel nicht abgebildet werden kann. Eine Tabellenkalkulation hat nur Zeilen und Spalten. Die hier dargestellten Dimensionen gehen weit darüber hinaus. Wenn demzufolge versucht wird, mit einer Excel-Tabelle einen Wartungsplan abzubilden, müssen immer Kompromisse eingegangen werden.


Des Weiteren kann in Excel die Veränderungsdynamik (der Tabelle), der Prozess, nicht berücksichtigt werden.


Natürlich lassen sich mehrere Excel-Blätter mit Korrelationen miteinander verknüpfen, dann wird aber Excel nach und nach zu einem eigenen oft sehr komplexen „Programm“. Ob das der eigentliche Daseinszweck von Excel ist, darf dann jeder selbst beantworten. Und selbst wenn das gelingen sollte, an Excel kann technisch bedingt nur einer gleichzeitig arbeiten, den Prozess abbilden kann Excel damit nicht!


Wenn die hier dargelegte Systematik richtig ist, kann Excel demzufolge nicht das Tool zur Lösung des Wartungsplans sein. Vielmehr müssen hier datenbankgestützte und prozesssensitive Systeme zum Einsatz kommen, die in der Lage sind, die dargestellten Korrelationen zwischen den unterschiedlichen Dimensionen herstellen zu können.


Es bedarf nun einiger Überlegungen, die richtigen Dimensionen festzulegen, mit den notwendigen Attributen zu versehen, diese in eine Datenbankstruktur einzufügen und die Korrelationen, d. h. die Schlüssel zwischen den Datenbankobjekten, herzustellen. Im Prinzip kommt diese Aufgabe einer kleinen Software-Entwicklung nahe.


Viel einfacher ist es hier auf marktgängige Lösungen zurückzugreifen und diese für die eigenen Zwecke zu adaptieren. In diesem Sinne ist es wichtig, dass die verschiedenen Dimensionen und deren Korrelation gut durchdacht sind und auch angemessen flexibel den eigenen Bedürfnissen angepasst werden können.


Suchen Sie ein flexibles und trotzdem pragmatisches System, welches die Instandhaltung vollständig unterstützt und Ihre vielleicht vorhandenen Excel-Tabellen effizient ablöst? Dann schauen Sie sich unsere Anwendung MEIN INSTANDHALTER auf www.mein-instandhalter.de an.


Wünschen Sie mehr Informationen zur Instandhaltung, dann lesen Sie unseren Leitfaden „So halten Sie Ihre Instandhaltung instand“.


Wir wünschen Ihnen viel Erfolg bei der Instandhaltung Ihrer Instandhaltung!

ZUM AUTOR


Heiko Rössel hat Elektrotechnik studiert und viele Jahre als Ingenieur für technische Anlagen gearbeitet. Er war in der Beratung und im Projektgeschäft tätig und

hat Instandhaltungen an technischen Anlagen und Systemen organisiert und konzipiert. In späteren Projekten hat er sich insbesondere mit Prozessen für technische Planungs- und Betriebsorganisationen beschäftigt.


Heiko Rössel ist seit 1995 selbstständig und von 2001- 2017 als Vorstand der RÖWAPLAN AG tätig. Seit 2018 fungiert er als Aufsichtsratsmitglied und Berater der RÖWAPLAN AG. Ebenso ist Heiko Rössel Autor zahlreicher Fachartikel und Bücher sowie Lehrbeauftragter der Hochschule für Technik und Wirtschaft Aalen.







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