Projektdatenbank - Konzernweit Projekte anbahnen und begleiten

Die Abteilung eines Kunden stellt konzernweit ihre Dienstleistung bei der Umsetzung von Gebäudeprojekten zur Verfügung. Dies können viele Arten von Projekten sein:

• Wenn Gebäude neu errichtet oder umgebaut werden

• Wenn innerhalb von Gebäuden Dinge baulich verändert oder erweitert werden

• Wenn Flächen umgenutzt werden

• Wenn Teeküchen oder Sanitäranlagen umgebaut werden

• Wenn neue Arbeitsplätze eingerichtet oder bestehende verändert werden

Früher wurde diese Anforderung auf Zuruf angebahnt. D.h, ein Interessent schrieb eine E-Mail an jemanden aus der Abteilung, den er entweder bereits kannte, der ihm weiterempfohlen wurde oder den er durch eine Suche im Mitarbeiterverzeichnis gefunden hatte. In dieser schilderte er nach eigenem Ermessen, was für eine Anforderung er hatte, und bat um Unterstützung.

Bei dieser Vorgehensweise gab es einige Probleme:

• Es war für die Abteilung nicht klar, welche Anforderungen es bereits gab und wie diese bearbeitet wurden

• Die Anfragen waren nicht standardisiert, d. h. es gab keine einheitliche Struktur. So fehlten z. B. wichtige Informationen (z.B. die genaue Lokalisierung des Projekts, wie es finanziert wird, welche Gremien des Konzerns bereits beteiligt sind).

• Für den Anforderer war es nicht ersichtlich, inwieweit seine Anfrage bearbeitet wurde. Dies zog dann eine weitere E-Mail nach sich.

• Oft war nicht klar, ob der direkte Vorgesetzte des Anforderers die Anfrage kennt und freigegeben hat.

Hier kam MEIN TEAM ins Spiel. Nach gemeinsamen Workshops gewannen wir einen Einblick in die Prozesse und Bedürfnisse der Abteilung. Danach konnten wir schrittweise eine Anwendung entwickeln, die es ermöglicht, Anfragen zu standardisieren und zu strukturieren.

Die Anwendung verbesserte viele Bereiche. Bei der Anfrage wurden standardisierte Felder definiert, die der Anforderer ausfüllen muss. Z.B. enthält die Anwendung alle Werke und Gebäude des Konzerns. Damit kann der Gegenstand des Projekts eindeutig lokalisierbar gemacht werden. Der Anforderer hat dann die Möglichkeit, dies mit eigenen Angaben zu präzisieren.

Um das Anliegen möglichst standardisiert zu erfassen, gibt es eine Auswahl von verschiedenen Feldern, die der Anforderer auswählen muss (z. B. ob es sich um einen Neubau oder Bestandsbau handelt, wie die Finanzierung erfolgt oder welche Gremien des Konzerns bisher beteiligt sind).

Das Anliegen durchläuft einen Workflow, der es ermöglicht, dass die Anfrage von verschiedenen Personen bearbeitet wird. Zuerst gibt der Anforderer seine Informationen ein und schickt die Anfrage zur Freigabe durch den direkten Vorgesetzten. Dieser kann die Anfrage dann freigeben oder ablehnen. Wenn er sie freigibt, wird sie an die Abteilung weitergeleitet, die das Projekt anbahnt und begleitet.

Der Workflow ist auf der Intranetseite des Kunden eingebunden. Jeder, der dort danach sucht, wird zur Startseite der Anwendung geleitet. Zur Nutzung der Anwendung ist kein Anfordern eines Benutzerkontos notwendig, da die Anwendung die vorhandenen Konzernbenutzerdaten nutzt.

Die Anwendung dient auch als Informationsquelle für alle Beteiligten. Sowohl die Abteilung, der Verantwortliche eines Projekts als auch der Anforderer oder sein direkter Vorgesetzter können die Anfragen und Projekte einsehen und den Bearbeitungsstand verfolgen.