UNSERE LEISTUNGEN
Prozesslandschaft - Analyse
Prozess - Ist-Aufnahme, Prozessanalyse, Soll-Visualisierung, Maßnahmenerstellung, Prozesshandbuch, Operationalisierung
die Leistungsphasen unseres Produktes PROZESS BERATUNG
In unserer Herangehensweise bieten wir ein stufiges Konzept, welches allerdings nicht chronologisch abgearbeitet werden muss. Vielmehr selektieren wir je Aufgabenstellung die richtigen Pakete und Herangehensweisen, um damit schnell und effizient zum Ziel zu kommen. Wir unterscheiden bei der Herangehensweise grundsätzlich, ob es sich um die Optimierung eines Prozesses oder um die Betrachtung einer Prozesslandschaft handelt.
Prozesslandschaft
ANALYSE
Steht Organisation bzw. Teilorganisation im Fokus der Beratung, beginnen wir mit der Analyse Ihrer Prozesslandschaft. In dieser Phase werden die gesamten Prozesse innerhalb der definierten Organisation betrachtet. Hierbei werden die Prozesse sichtbar gemacht und definiert, sodass diese zu einer Gesamt-Prozesslandschaft „zusammengesetzt werden können“.
Prozess
IST-AUFNAHME
In der Ist-Aufnahme wird der zu betrachtende Prozess im Kontext der Organisation beurteilt. Es geht beispielsweise um die Fragen:
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Welchen Nutzen und welches Ziel hat der Prozess;
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welcher In- und Output ist notwendig bzw. wird generiert;
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welche Schnittstellen zu anderen Prozessen sind relevant und
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inwieweit sind beispielsweise die Ressourcen, das Wissen und die Infrastrukturen vorhanden und gegeben.
Prozess
PROZESS-ANALYSE
Die Prozessanalyse beinhaltet die Erfassung von Optimierungs- und Verbesserungspotenzial bzw. die Klärung möglicher Digitalisierungsansätze zur Ganz- oder Teilautomatisierung des Prozesses.
Hierzu werden mit den relevanten Verantwortlichen und Betroffenen Interviews und Gespräche durchgeführt, in welchen die jeweiligen Erkenntnisse erfasst und dokumentiert werden.
Prozess
SOLL-
VISUALISIERUNG
Auf Basis des visualisierten Ist-Prozesses und der Prozessanalyse wird nun Ihr Soll-Prozess visualisiert und dargestellt. Hierbei wird der Ist-Prozess mit den Erkenntnissen der Analyse verändert. Die entsprechenden Eintragungen erfolgen direkt im BPMN-Prozessplan. Ergänzungen, Notizen und Anmerkungen werden direkt im Prozessplan eingefügt, sodass eine vollständige Dokumentation des Soll-Prozesses vorliegt.
Prozess
MASSNAHMEN-
ERSTELLUNG
Liegen der Ist- und Soll-Prozessplan vor, lassen sich die Unterschiede und Veränderungen in beiden Plänen leicht erkennen. Dadurch besteht die Möglichkeit Maßnahmen zu definieren, die erforderlich sind, um vom Ist zum gewünschten Soll zu kommen.
Diese Maßnahmen können direkt mit den Abläufen zu tun haben (Prozessveränderungen), können aber auch in den Softwareanwendungen (Prozessdigitalisierung), in der Einbindung von Ressourcen, im Managen des Wissens, in Veränderungen der Infrastruktur oder durch Optimierungen im Management und Steuerung durchgeführt werden.
Prozess
PROZESS-
HANDBUCH
Der visualisierte Soll-Prozess, auch mit all seinen Anmerkungen, wird nicht im Handumdrehen zum wirklichen Arbeitsablauf in Ihrer Organisation. Vielmehr sind viele Vorgänge erforderlich, um diesen Prozess in Ihrer Organisation zu etablieren und zu stabilisieren. Hierzu ist es sinnvoll und notwendig zu definieren, wie der Prozess nach seiner Operationalisierung im Detail „funktionieren soll“. An dieser Stelle kommt das Prozesshandbuch RÖWAPLANs zum Einsatz. Es trägt dazu bei, dass Operationalisierungen gut gelingen und die in der Theorie entwickelten Ideen auch praktisch wirksam werden.
Prozess
OPERATIONAL-ISIERUNG
Ziel der Operationalisierung ist es, den definierten Soll-Prozess auf Basis des Ist-Prozesses zu erreichen. Hierzu sind die in der Maßnahmenerstellung definierten Maßnahmen umzusetzen und die im Prozesshandbuch beschriebenen Abläufe zu operationalisieren, d.h. einzuführen. Um das zu erreichen, ist ein gut durchdachtes Projektmanagement und eine optimale Kommunikation erforderlich.
ISABEL
WIEDEMANN
Produktexperte
Prozess Beratung
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E-Mail: i.wiedemann@roewaplan.de
