In einem Telekommunikationsunternehmen dient ein CMS-System als fester Bestandteil der Systemlandschaft als zentrales Dokumentations-, Verwaltungs- und Planungstool für Assets, IT-, Netzwerk- und Telekommunikationsinfrastrukturen. Darüber hinaus wird mithilfe des CMS-Systems die Abbildung der Servicetopologie und der Bezug zur verwendeten IT- Infrastruktur realisiert.
Das gesamte CMS-System wurde im Laufe der Jahre im Zuge der Geschäftsprozessintegration bzw. Teilintegration mithilfe von Customizing stark verändert.
Die Veränderungen (Customizing-Inhalte) hatten sowohl Auswirkungen auf der Oberfläche als auch größere Veränderungen im Datenpool zur Folge. Viele der damals umgesetzten Customizing-Anforderungen sind bereits heute in den aktuellen Releases des eingesetzten CMS-Systems in die Standardsoftware eingeflossen.
Durch das historisch gewachsene Customizing hatten sich viele Fehlerquellen und Abhängigkeiten in dem eingesetzten CMS-System entwickelt. Behebungen oder minimale Anpassungen an vorhandenen Modulen hatten häufig Auswirkungen auf andere Customizing-Inhalte. Hinzu kam, dass die vorhandene Dokumentation des bestehenden Customizings nicht vollumfänglich vorhanden war und Lücken aufwies. Durch die historisch eingeflossenen Anforderungen wurde darüber hinaus die Dokumentation von Produkten und Diensten sehr komplex, aufwendig und demnach auch fehleranfällig.
Die Folge daraus war, dass über die Jahre der Nutzung die Tool-Akzeptanz bei den Anwendern und dadurch auch die Datenqualität sukzessive sank. Hinzu kam, dass der Betrieb des Systems für die Fehlerbehebung und die Anpassungen viel Zeit und Ressourcen in Anspruch nahm.
Vor dem Hintergrund der Unternehmensentwicklung und des weiteren Anstrebens der Professionalisierung im Bereich der IT-Infrastrukturdokumentation und der fortschreitenden Prozessintegration sowie Automatisierung, entschied sich das Telekommunikationsunternehmen, mit Unterstützung der RÖWAPLAN AG, im Zuge eines anstehenden Releasewechsels des CMS-Systems, einen harten Cut zu machen und konsequent auf alle Modifikationen (Customizing) im zukünftigen CMS-Release zu verzichten. Hierdurch sollten folgende Ziele erreicht werden:
Bessere und schnellere Integrationsmöglichkeit von weiteren CMS-Modulen.
Einfachere Dokumentation im entsprechenden CMS-System durch die Einführung und die Standardnutzung des aktuellen CMS-Releases.
Höhere Datenqualität durch die einfachere Dokumentation, die nur noch das beinhaltet, was durch den Anwender und Planer tatsächlich gefordert wird.
Partizipation an der Standardsoftware-Weiterentwicklung des CMS-Systems.
Release-Fähigkeit: Durch konsequente Verwendung von Standardfunktionalitäten.
Weniger Fehlerquellen: Durch das konsequente Vermeiden individueller Modifikation.
Die Basis für die Nutzung von Software-as-a-Service legen.
Nachdem der Startschuss für das umfassende Update-Projekt des CMS-Systems mit einhergehender Rückführung des bestehenden CMS-Systems in eine Standardanwendung gefallen war, begleiteten wir das Telekommunikationsunternehmen im Update-Projekt. Hierbei wurden folgende Projektphasen durchlaufen:
Analyse des bestehenden Customizings
Funktionalität und Datentransfer der Schnittstellen mit den aktuellen Use Cases abgleichen.
So weit möglich bestehendes, weiterhin benötigtes Customizing mit Standardfunktionalität bzw. Konfigurationsmöglichkeiten im System realisieren.
Evaluierung der Standard-Schnittstellenfunktionalitäten und Standard-Integrationsmöglichkeiten in die bestehende Systemlandschaft.
Konsequente Auslagerung von Funktionen und Schnittstellen, die zwingend notwendig sind, aber nicht durch Konfiguration im CMS-System bzw. von Standardfunktionalitäten realisiert werden können, durch Auslagerung in 3rd Party Tools.
Durch dieses strukturierte und konsequente Vorgehen hat es das Telekommunikationsunternehmen geschafft, das vorher weitreichend modifizierte CMS-System in den Standard zurückzuführen.
Darüber hinaus wurden für die Integration in die Systemlandschaft konsequent auf proprietäre Schnittstellen verzichtet und es werden heute nur noch Standard-Schnittstellenfunktionalitäten, die das CMS-System anbietet, verwendet.
Des Weiteren wurden Funktionalitäten und Geschäftsprozessintegrationen konsequent in ein extra dafür vorgesehenes Drittsystem, welches über die Standard-Schnittstellenanbindung (API) mit dem CMS-System kommuniziert, ausgelagert.
Durch dieses konsequente Handeln und die Rückführung des bestehenden CMS-Systems zum Standard konnten unter anderem folgende Mehrwerte geschaffen werden:
Versions-Upgrades und Patches sowie Hotfixes des aktuellen CMS-Systems können ohne Beeinflussung der individuellen Funktionalität durchgeführt werden.
Durch das konsequente Verzichten von Customizing werden die Implementierungszyklen von Versions-Upgrades, Patches und Hotfixes und die damit einhergehenden Testbedarfe auf ein Minimum reduziert.
Die User können schneller von Standardfunktionen und den damit einhergehenden Weiterentwicklungen partizipieren.
Die Anwender profitieren von einer stabilen Release-Planung und erfreuen sich über deutlich verkürzte Umsetzungszeiten für Feature Requests und deren Prüfung.
Die Betriebsaufwände des aktuellen CMS-Systems haben sich, im Gegensatz zur vorherigen CMS-Instanz, deutlich reduziert.
Die Abgrenzung von Funktionalitäten zu anderen Systemen in der Systemlandschaft ist heute eindeutig.