
MEIN TEAM BEISPIEL
Wartungsmanagement
Die wiederkehrenden Tätigkeiten, wie Wartungen, Inspektionen, aber auch Reinigungen weisen oft eine hohe Komplexität auf. Prozesse beinhalten viele Arbeitsschritte und Eventualitäten, werden aber auch oft durch unterschiedliche Rollen wahrgenommen und über Schnittstellen hinweg organisiert. Die wiederkehrenden Tätigkeiten brauchen einen systematischen Prozess, Genehmigungen, Disponierungen, aber auch Durchführungen, Dokumentationen und strukturierte Abschlüsse. So auch bei unserem nachfolgenden Kundenbeispiel.
Wie es häufig üblich ist, wurde auch hier mithilfe von Excel die Wartungsplanung und
-durchführung gesteuert. Doch Excel kann aufgrund seiner Struktur nicht das Tool zur Lösung des Wartungsplans sein. Unser Kunde musste zu viele Kompromisse dabei eingehen und hatte nie eine transparente und tagesaktuelle Dokumentation.
Daher entschied er sich für eine softwaregestützte Lösung.
Doch damit Excel von einer Software abgelöst werden konnte, musste man dies ganz neu denken und eine systematische Betrachtung mit allen Dimensionen durchführen. Anhand einer ersten Analyse wurden die wichtigsten Faktoren ermittelt und daraus durchdachte Prozesse gestaltet.
Gemeinsam mit unseren Kunden entstand dadurch das MEIN TEAM Projekt Wartungsmanagement mit folgenden Funktionen:
Mit unserem MEIN TEAM Projekt und dem darin abgebildeten Workflow schafften wir für unseren Kunden die gewünschte Transparenz und Steuerung seiner Wartungsprozesse. Unsere Software beinhaltet dabei alle relevanten Arbeitsschritte, alle notwendigen Rollen, aber auch alle Abhängigkeiten, Schnittstellen und Eventualitäten, welche für wiederkehrende Tätigkeiten benötigt werden.
Eine für den Kunden eigens entwickelte App unterstützt auch den Wartungsbearbeiter bei seinen Tätigkeiten. Alle relevanten Daten rund um die Wartung, das Objekt oder die damit verbundenen Aufgaben sind immer und überall aufrufbar.
Nachfolgend werden die Funktionen und Inhalte nochmals detaillierter beschrieben.
In unserem Strukturbild sehen Sie nochmals wie das Beispiel technisch aufgebaut ist:

Funktionsbeschreibungen
Funktion Wartungsauftrag

Erfassung und Priorisierung von Wartungsaufträgen mit minimalem Aufwand, das beinhaltet die Funktion Wartungsauftrag. Denn nicht immer benötigt man für eine Wartungsplanung einen komplexen Prozess mit Genehmigungs- und Prüfschleifen, so auch bei unserem Kunden.
Durch die Funktion Wartungsauftrag kann unser Kunde einfach und strukturiert Aufträge erfassen und diese mit wenigen Angaben priorisieren. Trotz der Konzentration auf das Wesentliche beinhaltet diese Funktion alles, was benötigen wird, um eine Wartung zu planen und durchzuführen.
Funktion Wartungsplanung

Die Funktion WARTUNGEN beinhaltet alle relevanten Arbeitsschritte aber auch alle Abhängigkeiten und Eventualitäten, welche für wiederkehrende Tätigkeiten benötigt werden. Unser Kunden planen und steuern die komplette Wartung und entscheiden selbst dabei wie umfassend er dies tun möchte. Egal, ob er die Wartungen durchgängig planen, zuweisen und während der Tätigkeit dokumentieren oder lediglich die Wartungsdurchführung nachdokumentieren möchte. Ihm bleiben hier alle Prozesswege offen.
Durch eine integrierte Genehmigungs- und Prüfschleife kann unser Kunde alle relevanten Rollen einbeziehen, die am Wartungsprozess beteiligt sein müssen. Durch die Zuteilung an Bearbeitergruppen oder an einzelne Bearbeiter bietet es ihm die Möglichkeit, alle Aufgaben ganzheitlich zu verteilen. Eine lückenlose Dokumentation ist somit gewährleistet. Vom Auslösen des Prozesses bis zum Abschluss sind alle notwendigen Schritte in einer gemeinsam definierten Oberfläche beinhaltet. Ein vollständiger Workflow, der seine tägliche Arbeit unterstützt und zu einer Qualitätssteigerung seiner Wartungen beiträgt.
Um die Nutzung und Handhabung weiter zu vereinfachen, wurden die wiederkehrenden Tätigkeiten Wartung und Inspektion nach dem gleichen Prinzip gehandhabt.
Funktion Wartungsobjekte

Unserem Kunde war vor allem eine Transparenz über seine Wartungsobjekte wichtig. Die Anforderung war hierbei, immer zu wissen, wo sich das Objekt befindet, seit wann dies in Wartung ist und wann die nächsten Aufgaben fällig sind.
Durch einfachen Klick können weiter Informationen, wie alle zughörigen Aufgaben, die Wartungsergebnisse sowie Objektstammdaten aufgerufen werden. Immer mit dem Hintergedanke: schnell, einfach und unkompliziert.
Funktion Wartungskarte

Mithilfe unserer Funktion Wartungskarte, wurde die perfekte Grundlage für die umfassende Wartungsplanung in Kombination mit den zyklisch anfallenden Tätigkeiten mit relevanten Objekten geschaffen.
Unser Kunde kann einfach Aufgaben anhand von genauen Bezeichnungen, Kategorien, Intervallen und Bearbeitungszeiten (Dauerangabe) anlegen. Anhand der flexiblen Intervall-funktion kann perfekt definiert werden, wie häufig diese Aufgabe bei den zugeordneten Objekten bearbeitet werden soll.
Durch die Eingabe eines Berechnungsbeginns steuert das System automatisiert die Wiederholung der Wartungsaufgabe. Dadurch werden wichtige Wartungszeiten nicht mehr vergessen und stehen immer zum richtigen Zeitpunkt in der Wartungsplanung zur Verfügung.
Die angelegten Wartungskarten können jederzeit mit weiteren Objekten oder Aufgabendetails ergänzt werden.
Funktion Serienwartungen

Eine weitere automatisierte Unterstützung für unseren Kunden bietet die Funktion Serienwartung. Hierbei sind umfangreiche Wartunsplanungen je Vorgang nicht mehr notwendig.
Die Funktion bietet die Möglichkeit, die Wartungen als Serie zu planen, zuzuweisen und mit Intervallen zu hinterlegen. Bei einer einmaligen Planung übernimmt das System somit die restliche Arbeit unseres Kunden.
Funktion Einzelaufgaben

Die Funktion Einzelaufgaben ermöglicht Tätigkeiten, die außerhalb einer regelmäßigen Wartungskarte und einmalig ausgeführt werden müssen, anzustoßen.
Dabei kann unser Kunde eine Aufgabe, die Fälligkeit der Durchführung sowie die Bearbeitungsdauer hinterlegen und im Anschluss die relevanten Objekte zuordnen.
Die angelegte Aufgabe wird in der Gesamtliste der einzuplanenden Wartungsaufgaben aufgeführt. Somit können auch außerplanmäßige Tätigkeiten perfekt in den Wartungsprozess mit einfließen.
Funktion Lager

Wo befindet sich mein Lager in meiner Liegenschaft? Wie ist mein Lager aufgebaut? Wie gliedern sich meine Lagerräume mit welchen Schränken, Regalen und Fächern? Diese Fragen beantwortet, über eine einfache Baumstruktur, die Funktion Lager. Ein perfektes Abbild meiner Lagerstruktur.
Durch die Verknüpfung mit der Funktion Artikel-/Ersatzteile kann weitergehend eine Inventur problemlos durchgeführt und eine vollständige Transparenz geschaffen werden.
Funktion Artikel-/Ersatzteile

Hat man eine falsche Vorstellung von seinen Ersatzteilbeständen wirkt sich dies auf Arbeitsabläufe aus, wie auch das Durchführen von Wartungstätigkeiten. Zu wissen, welche Ersatzteile wie viele und wo im Lager sind und die Bewegungen zu dokumentieren ist daher essentiell, um einen reibungslosen Ablauf zu gewährleisten. Theoretisch geht es auch mit Stift und Notizbuch oder durch den Einsatz von Excel-Tabellen, doch das ist umständlich und fehleranfällig. Auch hier war es für unseren Kunden wichtig diese Funktion in MEIN TEAM abzudecken.
Von der Erfassung der Ersatzteile, der Mengenangabe, den Ein- und Abgängen, bis hin zu der genauen Lagerposition ermöglicht es dem Kunden alles im Blick zu behalten. Umfassende Reports ermöglichen noch weiter eine ganzheitliche Übersicht. Die angrenzenden Prozesse unseres Kunden laufen somit reibungslos.
App für die Wartungsdurchführung

Mit der passenden Kunden-App ist die Anwendung immer in Ihrer Tasche dabei.
Zugewiesene Wartungsaufgaben landen direkt in der persönlichen Inbox des Bearbeiters oder der Bearbeitergruppe. Alle wichtigen Informationen rund um die Wartung sind in einer definierten, strukturierten Oberfläche ersichtlich.
Im Anschluss können Tätigkeiten direkt als "erledigt" gekennzeichnet und mit wichtigen Informationen, wie Bilder, Dateien und Stillstände des Objektes dokumentiert werden.
Dadurch wird die Kommunikation und Ausführung von Wartungsaufgaben deutlich untersützt.
Funktionen Stammdatenmanagement

Das Stammdatenmanagement gliedert sich in die Funktionen Personal, Firmen, Zonen und Organisation. Nachfolgend sind die Funktionen einzeln in den Funktionsinhalten aufgeführt.
Die Funktionen sind perfekt mit den Wartungsfunktionen verknüpft und können dadurch miteinander genutzt werden.
Unser Kunde hinterlegt z. B. seine Hersteller der Objekte direkt in den Objektstammdaten.
Vor allem jedoch das Zuweisen der Zone bei einem Objekt bringt einen enormen Vorteil mit.
Bei allen Wartungsaufgaben ist sofort erkennbar, wo sich das Objekt in der Firmenlokation aufhält. Die Sturktur lässt sich hierbei vom Campus bis zur genauen Position im Raum definieren.
Funktionsinhalte
Funktion Wartungsaufträge
Wartungsaufträge anlegen und anzeigen
Wartungsauftrag mit Stammdaten anlegen
Aufgabenbeschreibung hinterlegen
Vorlaufzeit (Tage) für die Sichtbarkeit in der Inbox definieren
Bearbeitergruppen/Bearbeiter zuweisen
Intervall definieren
Objekte zuordnen
Wartungsaufträge manuell anstoßen
Funktion Wartungsplanung
offene Aufgaben anzeigen, in Wartungen verplanen, Wartungsdurchführung dokumentieren oder Aufgaben abschließen
Wartungen planen und deren Stammdaten anlegen
Wartungsplan versenden, verwerfen, freigeben oder ablehnen
Wartungspriorität definieren, um die Dringlichkeit oder Sensibilität zu vermitteln
Wartungsart definieren zur Eindeutigkeit der Durchführung und Dokumentation
Organisation als Informationsempfänger/-geber definieren
Zuordnung von Aufgaben anhand Wartungskarten
Prozessbeteiligte definieren (Freigabe, Bearbeitung und Prüfung)
Bearbeitergruppen/Bearbeiter zuweisen (bei geplanten Wartungen)
zu informierende Personen erfassen
Anzeige von Bearbeiterdaten
Hinzufügen von Notizen, um Historie zu verschiedenen Kommentaren zu erhalten
verlinkte Detailseiten zu Objekten anzeigen oder bearbeiten
Wartung an Bearbeiter senden
Wartungen anzeigen mit Verlinkung auf Detailseiten
Aufgabenbearbeitung dokumentieren mit sämtlichen Informationen wie bspw. Stillstände, Durchführungsergebnis ggf. noch weitere Bemerkungen
Bearbeiter/Bearbeitergruppe von denjenigen, die Aufgabe ausgeführt haben, auswählen
Wartungsdurchführung abschließen
Wartungen prüfen, anzeigen
Aufgabendokumentierung prüfen
Option Aufgabe wiederholen
Reports: Wartungskalender, Übersicht Wartungen, Übersicht offene Wartungsaufgaben, Übersicht durchgeführte Wartungsaufgaben, Übersicht Stillstände je Objekt
Funktion Wartungsobjekte
erfassen, bearbeiten von Objekten
Wartungsobjekte anzeigen und verwalten
Information zugeordnete Aufgaben je Objekt
Information über Wartungen je Objekt
Objekte anlegen, anzeigen, bearbeiten, löschen
Dokumentation von Objektstammdaten
Kategorisierung der Objekte nach Gewerk und Objektart
Allgemeine Daten wie Stammdaten, Laufzeitinformationen, Zonenzuordnung, Hersteller/Kunde/Lieferant
Dokumentation von Zusatzdaten, wie Notizen mit Historie sowie Datei Upload für Dokumente, Bilder etc.
Anzeige von Bearbeiterdaten
Zuständigkeiten anhand Zuständigkeitsmatrix (Zuordnung durch Gewerk und Organisation)
Objektabhängigkeiten (Hierarchie)
Zuordnung von Ersatzteilen
Verwaltung von Kosten zu Objekten
Übersicht von Aktivitäten, wie Wartungen und Meldungen zu Objekten
Etikett via Fremdsoftware erstellen (wir senden die Daten des bei uns dokumentierten Objektes an eine Software, welche das Etikett erstellt)
Reports
Übersicht Objekte
Übersicht Objektdetails
Übersicht Objektkosten
Übersicht Objektzuständigkeiten
Umweltreport
Funktion Wartungskarte
Wartungskarten anlegen, anzeigen, bearbeiten, löschen
Dokumentation von Stammdaten
Aufgaben zu Wartungskarten anlegen, bearbeiten, löschen
Intervall, Dauer der Aufgabe, Aufgabenkategorie, Berechnungsbeginn definieren, um die automatisierte Berechnung/Wiederholung der Wartungsaufgaben zu gewährleisten
Objekte definieren, für welche die Wartungskarte/Aufgaben relevant sind
Anzeige Bearbeiterdaten
Funktion Serienwartung
Serienwartung anlegen, anzeigen, bearbeiten und löschen
Hinterlegung von Wartungsstammdaten
Wartungspriorität definieren, um die Dringlichkeit oder Sensibilität zu vermitteln
Wartungsart definieren zur Eindeutigkeit der Durchführung und Dokumentation
Organisation als Informationsempfänger/-geber definieren
Bearbeitergruppen/Bearbeiter zuweisen
Hinterlegung des Serienintervalls
Definition von Auswahlkriterien und deren Parameter, wie Aufgabentitel, Aufgabenfälligkeit, Objektname, Objekttyp, Objekt-Zonendaten
Anzeige Bearbeiterdaten
Funktion Einzelaufgaben
Stammdaten zur Einzelaufgabe anlegen, anzeigen und bearbeiten
Objekte, für die die Aufgabe relevant ist, zuordnen
Funktion Lager
erfassen, bearbeiten von Lager
Allgemeine Daten, wie Bezeichnung und Lagerart, Zonenzuordnung
Erfassung von Lagerpositionen (mehrstufig)
Inventur je Lager durchführen (Darstellung Bestand laut System, Erfassung Bestand tatsächlich)
Reports
Inventuren anzeigen
Funktion Artikel-/Ersatzteile
anlegen, einlagern, umlagern, auslagern, bearbeiten von Artikeln
allgemeine Daten wie Stammdaten, Mengeneinheit, Bemaßung, Bild, Gewerkzuordnung
Mengenangaben (Bestand, Mindestbestand, Maximalbestand)
Lagerpositionen und Menge
Artikelbewegungen inkl. Vermerk, Zeitpunkt und Erfasser
Hersteller und Lieferantenzuordnung
Reports
Übersicht Artikeldetails
Übersicht aktuelle Mengen je Lager
Übersicht Artikelbewegungen
Übersicht Artikellieferanten
Übersicht Artikeldetails (mandanten übergreifend)
Übersicht Artikel Lagerplätze
Funktionen der App
Anmeldung mit vorhandenem Benutzer
zugewiesene Wartungsaufgaben (per Bearbeitergruppe oder persönlich) öffnen
Aufgabenbearbeitung-/durchführung dokumentieren (online und offline)
Bilder und Dateien hochladen
Informationen des Wartungsobjektes anzeigen
Stillstände des Objektes dokumentieren
Funktion Zonen
mehrstufige Zonenstrukturen anlegen, anzeigen, bearbeiten, löschen
Zonenstammdaten erfassen
Anzeige von Bearbeiterdaten
Funktion Firmen
Verwaltung von Firmen
Firmen anlegen, anzeigen, bearbeiten, löschen
Dokumentation von einfachen Firmendaten
Zuordnung von Personen
Dokumentation von Zusatzdaten, wie Notizen mit Historie sowie Datei Upload für Dokumente, Bilder etc.
Anzeige von Bearbeiterdaten
Reports Übersicht Firmen, Übersicht Ansprechpersonen
Funktion Personen
Person anlegen, anzeigen, bearbeiten, löschen
Verwaltung von Personal (intern/extern)
Unterscheidung zwischen internen und externen Personen
Dokumentation von einfachen Personalstammdaten
Der Person kann eine Organisation zugeordnet werden
Der Person kann eine Firma zugeordnet werden
Dokumentation von Zusatzdaten, wie Notizen mit Historie sowie
Datei Upload für Dokumente, Bilder etc.
Anzeige von Bearbeiterdaten
Reports: Übersicht Personen
Funktion Organisation
mehrstufige Organisationsstrukturen anlegen, anzeigen, bearbeiten, löschen
Organisationsstammdaten erfassen
Anzeige von Bearbeiterdaten
Reports: Übersicht Organisationen