Order Management

MEIN TEAM BEISPIEL

Order Management

Unser Kunde verantwortet die komplette Auftragsabwicklung im Rechenzentrumsumfeld.

Aufgrund von IT-Security-Themen sollte bei unserem Kunden eine bestehende Software abgelöst werden. Bei der Suche nach einer neuen Software war vor allem das Abbilden des ganzheitlichen Prozesses ein entscheidendes Auswahlkriterium. Man suchte nicht erneut ein reines Dokumentationstool, sondern fokussierte sich auf Workflowtools.

Völlige Dienstleistertransparenz und Nachvollziehbarkeit von der Angebotsanfrage über die Beauftragung, die Abarbeitung und schlussendlich die Abrechnung stand an oberster Stelle.


Da das bestehende System schnellstmöglich abgelöst werden musste, war es ebenso relevant einen Anbieter zu finden der schnell, einfach und nach den individuellen Vorstellungen eine Softwarelösung anbieten kann. Ein perfektes Projekt für MEIN TEAM.


Der vom Kunden beschriebene Prozess wurde in MEIN TEAM mit folgenden Funktionen abgebildet:



Um dafür zu sorgen, dass keinerlei Informationen verloren gehen, war ein durchgehendes Arbeiten aller Beteiligten in der Software notwendig. Es sollen keine Medienbrüche in Zukunft mehr stattfinden. Somit erhielten auch die externen Dienstleister Zugang zur Software mit einem definierten Rollen- und Rechtekonzept.


Mit unserem MEIN TEAM Projekt und dem darin abgebildeten Workflow schafften wir für unseren Kunden die gewünschte Transparenz sowie weitere strategische Mehrwerte. Heute ist er in der Lage, Aussagen über sämtliche Aufträge, die in seinem Rechenzentrum stattgefunden haben, zu tätigen. Diese dienen z. B. als Entscheidungsgrundlage für den Betrieb (Kosten-Nutzen-Vergleiche), für SLA Definitionen an den Dienstleister oder auch für zukünftige Ausschreibungen. Darüber hinaus können endlich detaillierte Nachweise über Aufträge und Kosten gegenüber dem Controlling getätigt werden.


Einen weiteren Vorteil bieten die umfassende Auswertungsmöglichkeiten wodurch z. B. Prozessdurchlaufzeiten gemessen und Optimierungsmaßnahmen angestoßen werden können.


In unserem Strukturbild sehen Sie nochmals wie das Beispiel technisch aufgebaut ist:







Funktionsbeschreibungen

Funktion Auftragsdefinition





In der Funktion Auftragsdefinition beschreibt unser Kunde die Auftragsanforderungen an seinen Dienstleister. Hierbei können sowohl flexibel die Anforderungen formuliert, aber auch auf Standardtätigkeiten in Form von hinterlegten Textbausteinen zurückgegriffen werden. Durch das Einbinden aller Beteiligten kann unser Kunde nach der Auftagsdefinition den vertraglich festgelegten Dienstleister auswählen und die Anfrage an diesen versenden. Diese geht nun direkt in dessen Inbox in seinen MEIN TEAM Account. Eine Übersicht aller laufenden und vergangenen Anfragen inkl. einer Statusanzeige sorgte bereits im ersten Prozessschritt für mehr Klarheit bei allen Beteiligten.



 


Funktion Angebot und Beauftragung




Erhält ein Dienstleister eine Anfrage, kann von nun an ein Angebot direkt in der Software abgegeben werden. Durch einfache Textfelder und zusätzliche Dokumenten-Upload-Funktionen können Konzepte (Angebote) einfach übermittelt werden. Unser Kunde erhält das Angebot ebenso direkt im System und kann das Angebot freigeben, korrigieren oder ablehnen. Beim Arbeiten in einer gemeinsamen Software finden keine Medienlücken oder Informationsverluste statt. Dies spart nicht nur Zeit, sondern schafft erneut Transparenz im Prozess. Alle Daten könnten stets in der Software aufgerufen und nachvollzogen werden. Was früher per E-Mail oder sogar noch in Papierform erfolgte, kann nun durch wenige Klicks übermittelt werden. Eine perfekte Basis für weitere Kennzahlen.



 


Funktion Auftragsbearbeitung




Erfolgt eine Beauftragung des Dienstleisters, geht es an die Umsetzung des Auftrags. Auch hier war unserem Kunden eine lückenlose Dokumentation wichtig. Der Dienstleister kann einfach und schnell seine Bearbeitung quittieren und mit Notizen, Nachweisdokumenten oder Bildern ergänzen.

Eine perfekte Grundlage für die Abnahme unseres Kunden. Die Leistung kann direkt im Büro gesichtet und abgenommen werden. Durch die CMDB-Schnittstelle FNT Command kann ebenso geprüft werden, ob dies auch ordnungsgemäß dokumentiert wurde.



 


Funktion Abrechnung




Ist die Leistung erfolgt, kann auch die Abrechnung komplett im System durchgeführt und dem Auftrag zugeordnet werden. Der Dienstleister erfasst die Rechnungsnummer sowie seine Rechnung als Dateianhang. In wenigen Klicks erzeugt das System unserem Kunden Überblick über alle eingetragenen Rechnungen. Rechnungen können nun sowohl durch Einzel- als auch durch eine Massenabnahme geprüft und freigegeben werden. Anschließend erfolgt die Übergabe an die Buchhaltung.

Durch das Abbilden des gesamten Prozesses kann schnell geprüft werden, wie ein Auftrag zustanden gekommen ist, wann etwas beauftragt wurde, wie hoch die Angebotskosten waren und ob der Auftrag mängelfrei durchgeführt wurde.




 


Reports und Auswertungen


Unter den verschiedenen Funktionen sind für den Kunden viele Reports und Übersichten vorhanden. Unser Kunde ist nun in der Lage, völlige Transparenz in seine Bestellprozesse zu bringen. Unser Kunde kann nun Antworten auf folgende Fragen geben:


  • In welchem Status befindet sich mein Auftrag?

  • Wie viel haben meine Dienstleister gesamtheitlich berechnet?

  • Welche Aufgaben werden wie oft ausgeführt?

  • Wie oft musste was verändert werden?

  • Wie lange dauerte ein Prozessdurchlauf?

  • Wie lange benötigt ein Dienstleister, um ein Angebot zu erstellen?

  • u.v.m

Funktionsinhalte

  • Erstellung von Auftragsentwürfen

  • Detaillierung von Aufträgen

  • Hochladen von Dokumenten, Entwürfen und Plänen

  • Prüfung von Angeboten

  • Revisionssichere Kommentarfunktion – Kommentare können nicht mehr angepasst werden.

  • Bearbeitung von Angeboten

  • Bereitstellung einer Oberfläche zur Eintragung von Abrechnungsdaten