MEIN TEAM BEISPIEL

Funktion Service Review

Steuerung und Optimierung eines Service können nur auf Basis von Zahlen, Daten, Fakten erfolgen. Daher waren für unseren Kunden aussagekräftige Auswertungen von hoher Bedeutung.

Die Funktion Service Review bietet die Möglichkeit, monatliche Auswertungen für die verschiedenen Gewerke zu erstellen und in einem grafischen Dashboard zu visualisieren. Die Funktion Service Review stellt eine Aggregierung der anderen Funktionen dar. Auf deren Basis können Entscheidungen für die weitere Planung, das Schärfen des Leistungsumfangs für die Zukunft, das Erkennen von Lücken in der Objektdokumentation oder Wartungsprognosen getroffen werden.

Die Funktion bietet eine Anzahl an verschiedenen Reports, um volle Transparenz über den Service zu erhalten:

Reports Mengen

Durch die Schnittstellen zu FNT Command und WinGuard werden in der Reportfunktion „Mengen“ die tatsächlich dokumentierten CIs der einzelnen Gewerke aufgezeigt. Die Darstellung umfasst jeweils einen Dreimonatszeitraum. Dadurch können wesentliche Mengenveränderungen erkannt und verifiziert werden. Eine detaillierte Auflistung Report-Inhalte finden Sie in den Funktionsinhalten.

Reports Wartung

Mit der Reportfunktion „Wartung“ kann für die einzelnen Gewerke der Wartungsstatus geprüft und die Wartungsplanung vorangetrieben werden. Eine grafische Darstellung zeigt den Fortschritt über das Jahr.

Eine detaillierte Auflistung Report-Inhalte finden Sie in den Funktionsinhalten.

Reports Mängel

Bei Entstörungsaktivitäten oder im Zuge der Wartungen werden immer wieder Mängel an den Objekten entdeckt. Diese Mängel müssen dokumentiert und behoben werden. Mit „Mängel“ kann ein entsprechendes Tracking der Abarbeitung erfolgen. Die Betrachtungsweise kann entweder je Gewerk, je Zuständigkeit oder je Zeitabschnitt erfolgen. Eine detaillierte Auflistung Report-Inhalte finden Sie in den Funktionsinhalten.

Reports SLO

Bei der Bearbeitung von Störungen setzen verschiedene zeitliche Phasen ein. Entscheidend sind die Reaktionszeit bis zur Annahme eines Tickets und die Dauer bis zur vollständigen Wiederherstellung des Service. Für beide Zeitspannen sind in der Regel Service Levels vereinbart. „SLO“ bietet die Möglichkeit sowohl einer grafische Darstellung der Einhaltung / Nichteinhaltung der Service Levels als auch eine Betrachtung der einzelnen Ticketzeitphasen. Dabei werden monatlich über die Schnittstelle zum Ticketsystem die Daten in MEIN TEAM importiert. Historische Rückblicke zum Vergleich sind möglich. Eine Auswertung kann sowohl je Gewerk als auch je Zeitabschnitt erfolgen. Eine detaillierte Auflistung Report-Inhalte finden Sie in den Funktionsinhalten.

Funktion Objekte

In der Funktion Objekte werden unserem Kunden in einer tabellarischen Form alle dokumentieren Objekte (CIs) in seiner Infrastruktur dargestellt. Hierbei wurden die Drittsysteme FNT Command (CMDB) und WinGuard (Gefahrenmanagementplattform) über eine Schnittstelle mit MEIN TEAM verbunden. Besonders für Gefahrenmeldeanlagen gibt es gesetzliche Vorgaben zur Lebensdauer. Die Funktion Objekte unterstützt unseren Kunden hier bei der Verwaltung dieser relevanten Objekte.

Auch wenn MEIN TEAM in der Lage ist, eine Objektverwaltung bereitzustellen, war es in diesem Fall sinnvoller, die bestehende Tool-Landschaft miteinander zu verbinden. Somit wurde eine doppelte und fehleranfällige Datenpflege vermieden. Unser Kunde hat nun die Möglichkeit, mit diesen Daten in MEIN TEAM weiterzuarbeiten.

Funktion Wartungen

Die Planung, Dokumentation und Steuerung des Wartungsprozesses erfolgen über unsere Funktion Wartung. Diese Funktion wird im vorliegenden Projektbeispiel vom Dienstleister genutzt. Er legt Wartungspläne an, in denen Gewerk, Objekte, Lokation und Zeitraum genannt sind, dokumentiert seine erfolgten Wartungen und schließt diese ab. Seine Planung wird von unserem Kunden schlussendlich beurteilt und freigeben. Diese Planung ist wichtig, um alle beteiligten Personen und Abteilungen mit ins Boot zu nehmen und evtl. entsprechende Vorbereitungen treffen zu können (z. B. Zutritte gewähren, Begleitungen zu organisieren usw.). Gleichzeitig dient die Dokumentation zur Entlastung des Dienstleisters im Gewährleistungsfall und als Nachweis der Leistungserbringung.

Funktion Mängelliste

Bei Entstörungsaktivitäten oder im Zuge der Wartungen werden immer wieder Mängel an den Objekten entdeckt. Diese Mängel müssen dokumentiert, beurteilt und ggf. behoben werden. Die Funktion Mängelliste bietet unserem Kunden die Möglichkeit, ein entsprechendes Mängelarbeiten im Prozessgedanken anzustoßen. Zudem bietet es die Möglichkeit, im historischen Vergleich bereits bekannte Mängel zu identifizieren, Entscheidungen über die Behebung zu verifizieren und evtl. zu nachhaltigen Lösungsansätzen zu gelangen.

Funktion Reparatur-Auftrag

Fallen Reparaturen, die vom Dienstleister behoben werden müssen, an Objekten an, so wird er über die Funktion Reparatur-Auftrag benachrichtigt. Im Zuge der Beauftragung muss der Dienstleister verschiedene Aktionen ausführen und der Auftraggeber / unser Kunde kann den Bearbeitungsstand einsehen.

Funktion Lagerverwaltung

Für eine reibungslose Instandhaltung ist es essenziell zu wissen, welche Ersatzteile noch auf Lager sind. Die Funktion Lagerverwaltung bietet dem Dienstleister die Möglichkeit, sein Ersatzteillager zu verwalten. Da unser Kunde für bestimmte Ersatzteile Mindestvorratsmengen fordert, kann hier steuernd eingegriffen werden.

Schnittstelle Tickettool

MEIN TEAM zum Tickettool (SC3 HP Service Center): Die Schnittstelle unterstützt das Reporting und das Monitoring des Entstörungsprozesses z. B. Dauer der Reaktionszeit bis zur Ticketannahme, Dauer der Wiederherstellung des vollen Serviceumfangs oder die Information, ob vorgegebene Service Levels eingehalten wurden.

Schnittstelle CMDB

MEIN TEAM zur CMDB Tool FNT Command: Die Schnittstelle übergibt die Daten (CIs) der zu betreuenden Gewerke, die in FNT Command dokumentiert sind. Diese sind notwendig, um die Prozesse Instandsetzung, Wartung und Mängelbeseitigung zu initiieren.

Schnittstelle Gefahrenmanagementplattform

MEIN TEAM zur Gefahrenmanagementplattform WinGuard: Die Schnittstelle übergibt die Daten (CIs) der zu betreuenden Gewerke, die in WinGuard dokumentiert sind. Diese sind notwendig, um die Prozesse Instandsetzung, Wartung und Mängelbeseitigung zu initiieren.