MEIN TEAM BEISPIEL
Generierung spezifischer Kennzahlen zur Datenqualität inkl. Workflow zur Abarbeitung
Das nachfolgende Kundenprojektbeispiel „Generierung spezifischer Kennzahlen zur Datenqualität inkl. Workflow zur Abarbeitung der Deltas“ umfasst den Abgleich der tatsächlich vorliegenden Dokumentation von CIs in FNT Command mit den spezifischen Dokumentationsvorgaben unseres Kunden. Neben dem Datenabgleich zur Sicherstellung der Datenqualität umfasst dieses Kundenbeispiel die softwareunterstützte Prozessdurchführung der Deltaabarbeitung.
Bei unserem Kunden entsprachen die dokumentierten Daten nicht immer den Unternehmensvorgaben, wodurch die notwendige Datenqualität für darauf aufbauende Prozesse nicht erfüllt wurde. Die Vorgaben zur Dokumentation wurden von unserem Kunden so gewählt, dass hierdurch alle Anforderungen der nutzenden Prozesse erfüllt werden. Durch die fehlerhafte und nicht vollständige Dokumentation nach Unternehmensvorgaben konnten Prozesse nicht wie gewünscht abgearbeitet werden, bzw. lieferten falsche Ergebnisse.
Unser Kunde nutzt zur Dokumentation von IT-Infrastruktur-Komponenten (CIs) das Tool FNT Command. Hierbei ist es durch Konfiguration nicht möglich zu prüfen, ob die Dokumentation der Daten so erbracht wurde, wie es die Unternehmensvorgaben vorschreiben. Um FNT Command nicht mit Systemmodifikation bzw. Customizing zu verändern, entschied sich unser Kunde dazu, diesen Abgleich nach Unternehmensvorgaben in ein Drittsystem auszulagern.
Gemeinsam mit unserem Kunden entstand dadurch das MEIN TEAM Kundenprojektbeispiel „Generierung spezifischer Kennzahlen zur Datenqualität inkl. Workflow“. Hierbei umfasst dieses Projekt folgende Funktionen:
Automatisierter Abgleich der vorhandenen Dokumentation von CIs mit den Unternehmensvorgaben / Datenqualität inkl. Reporting.
Workflowunterstützte Abarbeitung der Deltabearbeitung inkl. Reporting.
Nachfolgend werden die Funktionen nochmals detaillierter erläutert.
Funktionsbeschreibungen
Funktion Abgleich der vorhandenen Dokumentation von CIs mit den Unternehmensvorgaben
Um automatisiert sicherzustellen, dass die Daten in FNT Command so dokumentiert wurden, wie es die Unternehmensvorgabe vorschreibt, wurde MEIN TEAM genutzt. Hierbei wird von MEIN TEAM, in einem von unserem Kunden definierten Zyklus, automatisiert ein Datenabzug aus FNT Command gemacht. In MEIN TEAM sind die Unternehmensvorgaben zur Dokumentation hinterlegt, wodurch diese Funktion prüft, ob die Dokumentation so erfolgt ist wie vorgegeben. Ergibt sich im Abgleich ein Delta, wird dieses anhand Fehlerkriterien klassifiziert. Die Fehlerkriterien umfassen alle Unternehmensvorgaben zur Dokumentation unseres Kunden.
Beispiele hierfür sind:
Fehlerkriterien die automatisiert von der Anwendung geprüft werden
Fehlerkriterien am Schaltschrank
Fehlerkriterien der Server
Fehlerkriterien am Netzwerk
Fehlerkriterien an Stromversorgung
Fehlerkriterien am Raum
u. v. w. m.
Die Fehlerkriterien dienen hierbei als Berechnungsparameter zur Generierung von kapazitätsrelevanten Kennzahlen. Erscheint ein Fehlerkriterium, ist die Dokumentation in FNT Command fehlerhaft und muss nachgezogen werden.
Durch diesen Deltaabgleich entstehen lediglich valide Daten, wodurch die Datenqualität den Anforderungen und daraus einhergehenden weiteren Verwendungszwecken entspricht.
Funktion Prozessunterstützung der Deltabearbeitung
Der Deltabearbeitung sind drei Rollen zugewiesen: der Worker, der Teamleiter und der Prüfer. Hierbei ist der Worker für die IT-Infrastruktur sowie die Dokumentation an seinem Standort verantwortlich. Daher müssen die Worker die über MEIN TEAM generierten Deltalisten bearbeiten. Mit der Prozessunterstützung der Deltabearbeitung wurde eine Funktion geschaffen, die dem Worker hilft, die Arbeit richtiger, schneller und einfacher zu machen. Hat der Worker nun zwei Bildschirme, öffnet er auf einem Bildschirm die Deltaliste in MEIN TEAM. Hinter jeder Zeile hat er die Möglichkeit das einzelne CI zu bearbeiten. Ändert der Worker den Status in Bearbeiten und öffnet das Objekt in Command, so hat er auf dem einen Bildschirm die Deltaliste und auf dem anderen Bildschirm parallel FNT Command. In FNT Command kann er dann die Dokumentation nachziehen und vervollständigen. Hierbei war es ausdrücklicher Wunsch unseres Kunden, die Dokumentation direkt in FNT Command zu machen und nicht in MEIN TEAM (mit automatischer Synchronisation in FNT Command). Insgesamt können folgende Status ausgewählt werden:
in Bearbeitung
Klärung notwendig
erledigt
MEIN TEAM lässt sich bei der Deltabehebung nicht „täuschen“. Wird eine Zeile auf „erledigt“ gestuft und wurde jedoch nicht bearbeitet, so wird beim nächsten Zyklusabgleich die Zeile wieder angezeigt.
Wird eine Zeile vom Worker in den Status „Klärung notwendig“ versetzt, wird dieses Delta dem zugewiesenen Teamleiter angezeigt. Dieser hat nun die Möglichkeit, das Delta direkt zu bearbeiten (damit wäre der Prozess abgeschlossen) oder es an den Prüfer weiterzuleiten. Die Weiterleitung an den Prüfer erfolgt meist dann, wenn ein Delta wiederkehrend ist oder der Teamleiter das Delta nicht beheben kann. Der Prüfer fällt dann die letzte Entscheidung wie das weitere Vorgehen mit dem Delta ist.
Durch diese Funktion wurde der Prozess deutlich vereinfacht, die Status der Deltas sind nachvollziehbar und auf wiederkehrende Deltas kann reagiert werden. Durch die Digitalisierung dieses Prozesses ist das gesamte System weniger störanfällig.
Schnittstelle FNT Command
MEIN TEAM dient hierbei als Funktionserweiterung von FNT Command mit eigener GUI und einer workflowgestützten Prozessunterstützung zur Deltabereinigung. Hierbei gleicht MEIN TEAM automatisiert die dokumentierten CIs in FNT Command mit den Unternehmensvorgaben gemäß komplexer Regeln ab und ermittelt entsprechende Abweichungen (Deltas). Darauffolgend unterstützt MEIN TEAM den gesamten Prozess der Deltabearbeitung und des Reportings.
Funktionsinhalte
Funktion Abgleich der vorhandenen Dokumentation von CIs mit Unternehmensvorgaben
Festlegen des Regelwerks zur Ermittlung der Dokumentationsdeltas anhand sog. Fehlerkriterien
Automatisierte zyklischer Datenabfrage aus den Quellsystemen (z.B. FNT Command)
Automatisierte zyklische Ermittlung von Dokumentationsdeltas anhand der definierten Prüfkriterien
Automatische zyklische Bereitstellung der ermittelten Deltas zur weiteren Bearbeitung
Funktion Prozessunterstützung der Deltabearbeitung
Deltaliste bearbeiten
Hier werden die Deltas angezeigt und können von der entsprechenden Bearbeitungsgruppe abgearbeitet werden.
Klärungspunkte bearbeiten
Hier werden alle Delta angezeigt die zur Behebung den Teamleiter benötigen. Diese können dann von der Bearbeitungsgruppe Teamleiter bearbeitet werden.
Blacklisteinträge bearbeiten
Können Klärungspunkte nicht behoben werden, können diese in eine sog. Blackliste aufgenommen werden. Hierbei kann die Berechtigungsrolle Teamleiter die Aufnahme in die Blackliste nur beantragen. Diese muss dann noch der Berechtigungsgruppe Prüfer freigegeben werden.
Reports
Deltaliste anzeigen
Der Report steht je Rechenzentrum zur Verfügung und zeigt eine Übersicht über alle offenen Deltas der Rechenzentren. Anhand verschiedener Filtermöglichkeiten können Sie die Tabelle einschränken. Ist das Delta einer Klärungspunkte Beantragung zugeordnet, können Sie die Details zur dieser
Beantragung über den Auswahlknopf rechts am Ende der Zeile über „Beantragung Klärungspunkte Details“ öffnen. Möchten Sie das Delta/Objekt in Command öffnen, klicken Sie zunächst auf den Auswahlknopf rechts
am Ende der Zeile und anschließend auf „Objekt in Command (Objektmanager) öffnen“.
Status Beantragung Klärungspunkte
Der Report steht je Rechenzentrum zur Verfügung und zeigt eine Übersicht über den aktuellen Status der einzelnen Klärungspunkte Listen und Blacklist-Klärungspunkte Listen. Anhand verschiedener Filtermöglichkeiten können Sie die Tabelle einschränken. Möchten Sie Details zu den einzelnen Klärungspunkte Listen und Blacklist-Klärungspunkte Listen sehen,
klicken Sie zunächst auf den Auswahlknopf rechts am Ende der Zeile und anschließend auf „Beantragung Klärungspunkte Details“.
Übersicht Kennzahlen je Rz (Aktuell)
Der Report zeigt die Anzahl der Deltas des jeweiligen Rechenzentrums nach Gewerk und Fehlerkategorie. Ebenso wird die Anzahl der als Blacklisteinträge definierten Deltas je Fehlerkategorie angezeigt.
Übersicht Kennzahlen je Rz (Historie)
Der Report zeigt die Anzahl der Deltas je Monat gruppiert je Rechenzentrum und Gewerk in einem Balkendiagramm. Anhand Filtermöglichkeiten nach Zeitpunkt können Sie die Anzeige der Anzahl der Deltas einschränken.