MEIN TEAM BEISPIEL
Baustellendokumentation
Die alltäglichen Situationen und Probleme bei Bauprojekten (Neu- oder Umbau) sind fast immer identisch:
Ausgeplottete Pläne wohin das Auge reicht
Montageanleitungen füllen unzählige Ordner und fehlen dann, wenn man diese benötigt
Mängel wurden nur teilweise in Listen erfasst oder undeutlich auf die Pläne gekritzelt. Welcher Mangel behoben wurde ist leider unklar
Bilder von der Baustelle sind noch auf SD-Karten der Kamera und in irgendwelchen Ordnern auf dem Desktop
Viele Excelliste sorgen für mehr Unklarheit als Transparenz über die Baufortschritte
...
Und aus diesen ganzen Informationen soll zum Schluss noch einen schönen Bericht entstehen, welcher an alle Beteiligte verteilt werden soll? Da kann der Feierabend noch lange warten, bis alles zusammengetragen wurden.
Fazit: Unmengen an Dokumentationen in Papierform oder auch in Systemen und kein Überblick. Die Herausforderung den Überblick für alle Beteiligten im Bauprojekt zu behalten ist schier unmöglich. Und das, obwohl man sich doch im digitalen Wandel befindet.
Dieses beschriebene Szenario kennt unser Kunde nur zu gut und wollte die Prozesse und Arbeitsschritte digitalisieren.
Gemeinsam entstand dadurch das MEIN TEAM Projekt Baudokumentation mit folgenden Funktionen:
MEIN TEAM Projekt Baudokumentation digitalisiert den kompletten Dokumentationsvorgang und unterstützt entscheidend die Kommunikation im Bauprojekt. Medienbrüche, Kommunikationslücken oder Papierchaos gehören der Vergangenheit an. Aufgaben werden verteilt, terminiert und per E-Mail kommuniziert. Fehler werden früher erkannt und können so schon im Vorfeld vermieden werden.
Von nun an kann kooperativ gearbeitet werden. Der definierte Systemadministrator kann individuell seine Projektbeteiligten, aber auch ein komplettes Bauteam aus Auftraggeber, Auftragnehmer oder Gutachter, mit in sein Projekt aufnehmen. Alle Beteiligten haben, in Abhängigkeit der ihnen zugewiesenen Rechte, Zugriff auf die gleichen, immer dem aktuellen Stand, entsprechenden Daten. Mit einer eigens entwickelten App kann im Offline-Modus auf der Baustelle gearbeitet werden. Eine spätere Synchronisation sorgt für eine sichere Datenkonsistenz.
Nachfolgend werden die Funktionen und Inhalte nochmals detaillierter beschrieben.
In unserem Strukturbild sehen Sie nochmals, wie das Beispiel technisch aufgebaut ist:
Funktionsbeschreibungen
Funktion Projekte
Durch die Funktion Projekte kann unser Kunde die komplette Planung und Steuerung seines Bauprojektes durchführen. Einfaches hinterlegen von Projekt-Stammdaten, Dokumenten und Bildern trägt zu einer umfassenden Dokumentation bei. Ein wichtiger Faktor war hierbei auch das Erfassen aller Projektbeteiligten, welche an Projekten mitarbeiten. Ein definiertes Berechtigungskonzept unterstützt unseren Kunden perfekt, um hier sowohl interne als auch externe Mitarbeiter für Projekte freizuschalten. Aber auch in der Software, ist der wichtigste Faktor das arbeiten mit den Bauplänen. Diese können einfach hochgeladen werden und durch das individuelle platzieren von Markierungen (in Kundensprache POI) mit Aufgaben und Notizen versehen werden.
Von der Planung, der Prüfung, der Mängelerfassung und -abwicklung, der Freigabe bis hin zur Abnahme sorgt dies von nun an für eine Qualitätssteigerung der Projekte. Durch die Zuteilung von Projektbeteiligten bietet die Anwendung die Möglichkeit, alle Aufgaben an relevante Rollen ganzheitlich zu verteilen und sorgt für eine lückenlose Dokumentation.
Funktion Produkte
Die Funktion Produkte bietet unserem Kunden die Möglichkeit, dem digitalen Bauprojekt entsprechende Endprodukte seiner Hersteller zuzuordnen. Hier können alle Produkte herstellerunabhängig, je nach Baukategorie und Produktlieferant, gepflegt werden.
Jedes Produkt kann mit allen wichtigen Informationen wie Zulassungsnummer, Geltungsbereich oder Montageinformation hinterlegt werden. Vor allem gegenüber Gutachtern oder der Objektüberwachung kann dadurch gepunktet werden. Produkte können somit ohne viel Aufwand mit einer Markierung im Plan zugeordnet werden. Damit erhält unser Kunde nach der Installation eine vollständige Baustellendokumentation an verbauten Produkten in seinen Projekten. Durch das Aufnehmen und Hinterlegen von Bildern können die Ergebnisse der Installation festgehalten werden.
Funktion Aufgaben
Aufgaben können in verschiedene Typen, wie beispielsweise Installation, Mängel oder Instandsetzung, unterteilt werden. Der Aufgabenerfasser kann die notwendige Beschreibung der Maßnahmen hinterlegen, Fristen hinzufügen und die Aufgabe anschließend seinem Bearbeiter zuteilen.
Der Bearbeiter erhält in seine Inbox die Aufgabe mit allen wichtigen Informationen. Die eigens entwickelte Kunden-App gibt dem Monteur die Möglichkeit, die Aufgabe vor Ort zu lokalisieren, sie nach Ausführung als erledigt zu quittieren und Bilder, Texte und Tonaufnahmen zu ergänzen.
Auch durch diese Funktion erhält unser Kunde eine lückenlose digitale Baustellendokumentation.
Funktion Berichte
Durch die Funktion Berichte hat unser Kunde die Möglichkeit, anhand fest definierter Berichtstypen, die dokumentierten Daten an ein vordefiniertes PDF-Template zu übergeben und anschließend zu exportieren.
Als Berichtstypen stehen Projekt-Status, POI-Status, Aufgaben-Status-Berichte, Teil-Abschlussbericht und Abschlussbericht zur Verfügung.
Der PDF-Bericht kann entweder blanko oder mit Kundenlogo exportiert werden.
Unser Kunde kann somit die gesamte Baustellendokumentation der Installationen mit Nachweisen und Berichten an Gutachter und Bauherren übergeben.
Funktionen der App
Mit der eigens entwickelten App hat unsere Kunde die Software auch auf der Baustelle dabei. Aufgaben können dem Aufgabenbearbeiter zugespielt werden, die er nach der Ausführung direkt auf der Baustelle als erledigt kennzeichnen und wichtige Informationen wie Bilder und Sprachnachrichten hinzufügen kann.
Der Bauleiter sieht jederzeit den Stand der Arbeiten. Er kann, falls nötig, Nacharbeiten ansteuern oder das Detail in den Freigabeprozess geben. Die Baustellenbegehung wird so im Idealfall virtuell.
Begehungen vor Ort werden mit angebrachten QR-Codes unterstützt. Am Bauwerk hat der Verantwortliche die komplette Historie des Details, ergänzt mit den nötigen Produktdokumenten, zur Verfügung. Somit trägt auch die App wesentlich zur Kommunikation und mängelfreien Ausführung von Baustellentätigkeiten bei.
Funktionen des Stammdatenmanagement
Das Stammdatenmanagement gliedern sich in die Funktionen Unternehmen, Personen und Abwesenheiten. Nachfolgend sind die Funktionen einzeln in den Funktionsinhalten aufgeführt.
Unser Kunde legt schnell und einfach Unternehmen (wie Hersteller, Lieferanten oder Kunden) und Personen mit allen wichtigen Kontaktinformationen an. Das beste Personal ist aber nicht einsetzbar, wenn es abwesend ist. Für eine übersichtliche Abwesenheitsplanung steht daher ebenfalls eine Funktion zur Verfügung.
Hierfür erfasst unser Kunde Abwesenheiten wie Urlaub, Krankheit oder Weiterbildung. Die hinterlegten Zeitpunkte wirken sich auf die Verfügbarkeit des Personals aus und dienen dazu, Ihre Ressourcen optimal in Projekten einzuplanen. Bei einer Aufgabenerfassung, erhält unser Kunde per Ampel-Status eine perfekte Verfügbarkeitsanzeige und kann unproblematisch umplanen. Nachfolgende aufwändige Umplanungen werden somit in Zukunft vermieden.
Funktionsinhalte
Funktion Projekte
Projektdetails anzeigen
Projekte anlegen, verwalten, bearbeiten und löschen
Projektstatus definieren
Projektbeteiligte mit Rollen und Rechten anlegen und zuweisen
Projekt-Historie von Veränderungen erfassen
Dateiupload
Übersicht über Projekt-Fortschritt
Lokationsstrukturen festlegen und anschließend Pläne und POIs zuordnen
Lokationen anzeigen, bearbeiten und löschen
Ansicht des Bearbeitungsstands der zugeordneten POIs je Lokation
Pläne zu Projekten hochladen
Pläne und Details anzeigen, bearbeiten und löschen
Geometrische Nullpunkte und Referenzpunkte auf Plänen setzen
Pläne einer Lokation zuweisen, um anschließend POIs zuordnen zu können
Planzuweisungen entfernen
Historie von Plänen und Planzuweisungen anzeigen
Plandarstellung und -bearbeitung im Vollbildmodus
POIs und Details anlegen, anzeigen, bearbeiten und löschen
POIs auf Plänen platzieren und verschieben
POIs einer Lokation zuweisen
POIs zu Baukategorien zuweisen
POI-Status definieren
POI-Status anhand von farbigen Fähnchen und Farbanzeigen erkennen
POI einem Produkt zuordnen, um Bezug zu Herstellern und Produktangaben zu erhalten
Bilder zu POIs hochladen und hinzufügen
QR-Code eines POI anzeigen, um durch scannen eine Zuordnung zu erhalten
Notizen zu POI erfassen
Dateien zu POI hochladen und hinzufügen
POI Änderungen erkennen
POI als CSV-Datei exportieren
Funktion Produkte
Produkte und Details anlegen, bearbeiten, anzeigen, löschen und POIs zuweisen
Produktstatus anlegen und verwalten, um dadurch inaktive Produkte bei zukünftigen Zuweisungen auszublenden
Produkten Baukategorien zuweisen und diese einfach zu POIs zuordnen
Produkten Herstellern zuweisen und diese zu POIs zuordnen
Dateiupload für eine umfassende Produktdokumentation Historie von Veränderungen, um Nachvollziehbarkeit zu schaffen
Funktion Aufgaben
Aufgaben anlegen
Sammler für verschiedene Tätigkeiten / Aufgaben rund um POIs
Mehrfach Anlegen von einer Aufgabe zu verschiedenen POIs
Aufgaben anhand Plänen und Tabellen anstoßen
Aufgabentypen Installation, Prüfung, Instandsetzung, Mangel und Freigabe anstoßen
Aufgaben Bearbeiter definieren und zuordnen
Berücksichtigung von Abwesenheiten von Personen und visuelle Darstellung durch farbige Statusanzeige
Titel, Fälligkeiten und Maßnahme je Aufgabe hinterlegen
Upload-Funktion von Bildern und Dateien
Erfasser / Bearbeiter werden namentlich mit Zeitangabe hinterlegt, um Nachvollziehbarkeit zu schaffen
Bearbeitung und Pflege des Bearbeitungsstandes
E-Mail Benachrichtigungen über neue und erledigte Aufgaben
Verlinkung für weitere Informationen wie z. B. Projekt, POI-Details, Produkt-Details
Funktion Berichte
Eigenes Firmenlogo hinzufügen
Berichte anlegen, um die angelegten Daten zu nutzen
Auswahl der Berichtstypen, um verschiedene Berichte zu generieren
Projekt-Statusberichte automatisch generieren und an weitere Personen verteilen
POI-Statusberichte generieren und an weitere Personen verteilen
Abschlussbericht von POI automatisch generieren und an weitere Personen verteilen
Berichte als PDF Dateien exportieren
Funktionen der App
Projekt offline laden
Projekte und deren Details anzeigen, um einen ganzheitlichen Überblick zu erhalten
Projekte offline löschen
Projekte synchronisieren
Synchronisationserinnerung
Anstoßen von Prozessen je Projekt
Lokationsstrukturen anzeigen für eine ganzheitliche Übersicht
Status Lokationsstrukturen anzeigen
Navigation zu Lokationsstrukturen
Ansicht des Bearbeitungsstands der zugeordneten POI je Lokation
POI-ID anzeigen, für eindeutige Erkennung
POIs und deren Details anzeigen und sortieren
POIs bei Veränderungen bearbeiten, um eine Aktualität zu gewährleisten
POIs löschen, um unnötige Datensätze zu vermeiden
POIs auf Plänen platzieren und verschieben
POIs zu Baukategorien zuweisen, um diese später Produkten zuzuordnen
POI-Status definieren
POI-Status anhand von Farben erkennen, um eine schnelle Übersicht zu erhalten
POIs einem Produkt zuordnen, um Bezug zu Hersteller und Produktangaben zu erhalten
Hinterlegte Produktinformationen, wie z. B. Montageanleitungen öffnen
Tonaufnahmen erstellen und zu POIs hinzufügen
Bildaufnahmen erstellen
Bilder zu POI hochladen und hinzufügen
QR-Code erstellen
QR-Code löschen
QR-Code eines POI anzeigen, um durch scannen eine Zuordnung zu erhalten
Notizen zu POIs erfassen, um eine Historie der verschiedenen Kommentare zu erhalten
Dateien zu POI hochladen und hinzufügen
Dateien anzeigen / abspielen
Aufgaben anlegen
Aufgabentypen Installation, Freigabe und Mängel anstoßen
Aufgaben Bearbeiter definieren und zuordnen
Titel, Fälligkeiten und Maßnahme je Aufgabe hinterlegen
Upload-Funktion von Bildern und Dateien
Erfasser / Bearbeiter werden namentlich mit Zeitangabe hinterlegt, um Nachvollziehbarkeit zu schaffen
Bearbeitung und Pflege des Bearbeitungsstandes
Funktion Unternehmen
Anlegen und verwalten von Unternehmen (Kunden, Lieferanten etc.)
Dokumentation von einfachen Stammdaten
Dokumentation von Zusatzdaten wie Notizen mit Historie sowie Datei-Upload
Report-Möglichkeiten z. B. Übersicht Unternehmensadressdaten
Funktion Personen
Verwaltung von Personal (Mitarbeiter / Ressourcen)
Personal anlegen, anzeigen und bearbeiten
Unterscheidung zwischen internem und externem Personal
Dokumentation von einfachen Personalstammdaten
Dokumentation von Zusatzdaten, wie Notizen mit Historie sowie Datei-Upload für Dokumente, Bilder etc.
Unternehmenszuordnung
Report-Möglichkeiten z. B. Personenübersicht, Anteile Personal intern / extern
Funktion Abwesenheiten
Verwaltung von Abwesenheiten von Personal
Abwesenheiten anlegen, anzeigen und bearbeiten
Zuordnung zu Abwesenheitstypen wie Urlaub, Krankheit, Schulung, Sonstiges
Dokumentation von Zusatzdaten, wie Notizen mit Historie sowie Datei-Upload für Dokumente, Bilder etc.
Automatisierte Benachrichtigung über erfasste Abwesenheiten von betroffenen Mitarbeitern