MEIN TEAM BEISPIEL

Eine Fachabteilung wie z.B. das Facility Management muss bei Umbau-, Sanierungs- oder Neubauprojekten immer wiederkehrende Kleinaufträge vergeben. Nicht unüblich das hier hunderte von Anfragen und Kleinprojekte parallel laufen. Was einen enormen kaufmännischen Zeitaufwand bedeutet. Auch bei kleinen Aufträgen durchläuft dies einen genauso aufwändigen Prozess, wie bei größeren Aufträgen. Zusammengefasst findet auch hier eine Ausschreibung der Tätigkeit statt, es werden Angebote gesichtet und schlussendlich vergeben. Das eigentliche Problem ist die Angebotsauswertung. Oft werden hier Äpfel mit Birnen verglichen.

Was die Vergabe schwieriger gestaltet und eine gewisse Unsicherheit mit sich bringt, ob man den besten Anbieter für den Auftrag ausgewählt hat. Papierchaos, keine geregelten Abläufe und vor allem viel Aufwand für den Kunde und schlussendlich auch für die Bieter ist hier an der Tagesordnung.

Wie auch in unserem MEIN TEAM Projektbeispiel. Das Kundenprojektbeispiel Auftragsverwaltung EP-Liste umfasst den Prozess eines Auftrags von der Kostenaufstellung bis hin zur Abnahme. Die Anwendung dokumentiert und verwaltet alle Leistungen, die im Rahmen eines Projekts erbracht werden, und hilft dabei, die Planung und Durchführung eines Projekts zu verbessern, indem sie sicherstellt, dass alle Leistungen korrekt ausgeführt und berechnet werden. Gemeinsam entstand dadurch das MEIN TEAM Projekt Auftragsverwaltung EP-Liste mit folgenden Funktionen:

Die Basis hierfür ist die sogenannte EP-Liste (Einzelpreisliste). Ein Standardkatalog mit allen wiederkehrenden Positionen wie z. B. einer Steckdose. Oft kennt man dies auch unter dem Begriff Leistungsverzeichnis.

Diese EP-Liste wurde nach Erfassung aller Positionen an alle relevanten Dienstleister versendet, um darauf ihr Angebot abzugeben. Schlussendlich entstand ein umfassender Katalog mit Positionszuordnung des entsprechenden Dienstleisters.

Im Beispiel konnte man in der Liste genau sehen, dass eine Steckdose bei dem Dienstleister XY mit dem Einzelpreis von 10 € hinterlegt war.

Wollte man nun ein Projekt beauftragen, reichte es dem entsprechenden Dienstleister auf Basis der EP-Liste mit einer Zeitraumdefinierung anzufragen. Dabei entstand ein Angebot über die Anzahl und den Zeitraum. Über den Einzelpreis oder die Positionsbeschreibung musste man sich keine Gedanken mehr machen. Ein Angebot konnte dadurch schnell beauftragt werden, der Dienstleister konnte seine Leistung erbringen und die Abrechnung problemlos erfolgen. Natürlich gibt es in Bauprojekten auch mal Korrekturen, wie z. B. dass mehr Steckdosen benötigt werden. Hierfür wurde in der Software ein max. Schwellwert definiert, welcher nicht überschritten werden kann. Alles einfach und pragmatisch.

Von der Angebotsphase bis hin zur Rechnungsstellung konnte unser Kunde dadurch Papier minimieren, Arbeitsabläufe automatisieren, beschleunigen und optimieren und erhält stets eine perfekte Transparenz über alle Kleinprojekte. Was früher mit Stift und Papier erfolgte und in verlorenen Aufträgen resultierte, ist mit der Anwendung Auftragsverwaltung EP-Liste endlich Geschichte.